建筑工程檔案管理中常見問題及對策

李宜鋒

建筑工程檔案是以工程項目為單位，在建設以及管理的過程當中形成的各種文字、圖紙等材料，能夠客觀反映工程建設的全過程，是城市建設的依據。工程檔案管理的好壞能夠直接影響到整個工程的質量。本文闡述了加強建筑工程檔案管理的重要性，并指出當今存在的問題以及相應對策，為今后建筑工程檔案管理提供參考。

新時期，我國的建筑行業如雨后春筍，發展迅速，建筑工程檔案是檔案人員在工程建設過程中記錄的有保存意義的參考信息，主要包括：文字、統計數據、圖片、影像資料等等，能夠真實地表現工程建設的細節工作和建筑過程，反映工程建設各個環節內在聯系和本質規律的原始記錄，較其他普通工程檔案有著更豐富的利用價值。近年來，一些事業單位工程項目數量逐漸增加，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。

1.新時期加強建筑工程檔案管理的重要性

1.1 檔案管理的三性

隨著城市現代化進程的加快，對建筑企業而言在加強工程質量“硬”管理的同時，工程內容記錄“軟”規范重要性逐漸凸顯。工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等；同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。

1.2 建筑工程檔案是工程順利實施的基礎保障

工程檔案的真實性特點，要求檔案記錄與實體建設工期保持一致性，工程檔案是建筑企業對項目審批、招標、施工及竣工使用等整個過程記錄、信息統計和材料整理，全面、客觀、準確地反映項目施行各個階段。詳細的記錄對項目建設中出現的工期調整、人員調度、方案改進能提供參考借鑒，保障工程項目的順利實施，降低資源成本。

1.3 建筑工程檔案是工程質量保障的有效依據

一份完整的建筑工程檔案中詳細記錄著各相關責任人、合同方及各部門的施工情況，客觀、真實、準確的檔案可以在發生糾紛、事故等情況時，及時找出相關責任人；特別是在竣工使用后，一旦出現各種情況，都可以直接從檔案中提取相關信息，避免相互推諉、無人承擔責任的情況發生。同時，可以便捷地為后期改建提供詳實的建筑施工設計圖紙、施工單位等信息，為后期管護堅定基礎。

1.4 工程檔案信息的建立是建筑企業的資質名片

好的項目案例是建筑工程企業經驗的累積，有利于提升企業在業界的影響力。詳細的檔案資料，一方面有利于工程建筑企業對多個包攬建設項目進行分析，提高企業的工程建筑水平；另一方面，客戶可以通過間接地了解、查閱檔案資料，迅速地了解企業，詳實的檔案資料是企業的財富，也是推動企業長足發展的一張“名片”。

2.建筑工程檔案管理中常見問題的分析

建筑工程檔案管理具有上述的重要意義，但在管理模式、管理人才、規范化建設等方面還存在著諸多問題。

2.1 建筑工程檔案管理重視不夠

雖然我國對于建筑工程檔案的管理有工作要求，但是在實際的工作中，建筑企業并沒有按照國家的規定進行檔案管理工作。但是為了追求效益的最大化，規避檔案管理工作的繁瑣復雜，目前很多工程建設單位多是把重點放在工程的進度上，往往都是敷衍對待檔案管理工作，沒有建立相應的檔案管理機構，也沒有專門人員負責，很多規章制度的建立相對滯后，帶有很大的隨意性，經常出現項目完工交付驗收了才被動整檔以應付部門的審查，檔案基礎工作嚴重缺乏系統化、規范化和可持續化。

2.2 檔案管理人員素質參差不齊

項目工程組中的檔案人員多數沒有受到專門的業務培訓，臨時抽調其他人員兼職管理，缺乏既懂技術又懂檔案管理的復合型人才；對檔案日常管理通常都是用到才去動、沒有用就擱置不理，更談不上檔案的維護；特別是互聯網技術的普及應用催生檔案管理技術的創新，多數企業沒有設立檔案管理人員，檔案管理技能和方法比較陳舊、落后。

2.3 工程檔案收錄不完整、質量不高

當前工程檔案完整性不足80%。在工程建設過程中由于沒有及時歸檔，沒有與工程工期同步，容易導致文件缺失、遺漏，經常出現材料檔案“回補”的現象，檔案中諸如部分簽章、合格證、會議記錄等文件的“回補”難度大，容易夾雜著檔案資料的虛造，導致工程檔案真實性的缺失，降低了其利用的根本價值；竣工驗收檔案把關不嚴，檔案的收錄、立卷、索引、標引未按標準規范操作，為后期建筑工程維護的查閱造成了很大的不便。

2.4 電子化歸檔后的兩級化

當前， 隨著電子信息技術取得飛速發展， 辦公自動化、網絡化漸趨完善， 同時， 隨著檔案管理工作的不斷發展， 數字化、網絡化技術被廣泛地應用， 進一步加快了檔案電子化建設的步伐。一方面有了電子化檔案后對傳統紙質保存忽略了，另一方面對電子文檔的誤刪除及保存介質也忽略了，導致有時傳統紙質檔案找不到，電子文檔也找不到的現象。

3.提高建筑工程檔案管理的策略

3.1 加強對工程檔案管理的重視

檔案資料在質量管理控制、工程后期維護管理等方面有著不可替代的作用，要正確認識檔案管理的重要性和必要性，加強對檔案管理的重視程度，設置專門的檔案管理部門，有專門的檔案管理人員負責檔案的記錄，參與工程建設全過程。施工單位要建立健全檔案的管理制度，保證歸檔資料及圖紙的完整、準確和規范。工程項目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應明確自身的責任，特別是對檔案的維護、保護和信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，全面保證工程檔案的質量。

3.2 加強對檔案的規范化管理

要進一步強化檔案資料收錄、整理與工程建設同步化，確保工程建設各階段檔案資料的有序管理。在項目竣工驗收時，要嚴格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的所有文件進行檢查、審核，及時補缺補漏，確保材料真實、完整、及時。在后期檔案管理過程中，建筑企業各部門對檔案的查閱、傳遞、變更情況要及時作出相關記錄，防止檔案材料的丟失、損毀。

3.3 加強對檔案管理人員的培養

更加注重檔案信息處理復合型人才的培養和檔案管理技術人才的引進，創新教育培訓方式，通過培訓班、講座等方式，強化對檔案工作人員網絡化、各種軟件技術的培訓，促使工作人員不斷轉變管理思路，創新管理方法，以更專業的態度和技能去面對檔案管理工作。

3.4 強化電子文件歸檔

隨著辦公自動化系統（各個單位的OA 辦公網）、平時往來書函（ E- Mail）、設計施工圖紙電子文件（ CAD 文件）、建筑工程預結算軟件（ 晨曦、廣聯達等）、建筑工程施工組織（ 安全）資料編制軟件（ 華軟、一洲等）等等的廣泛應用， 文書檔案的歸檔載體發生了變化， 增加了電子載體。如光盤、縮微膠片、磁盤、網絡服務器。

（1）充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上把關， 轉變觀念， 落實各級責任制， 層層把關， 層層負責， 以完善的機制， 推動內部人員的嚴格管理， 提高電子檔案安全防護能力， 防止非授權訪問， 力爭做到無授權用戶進不來、拿不走、看不見、改不了， 保證電子檔案的原始性和真實性。

（2）必須以國家及地方或行業的相關標準、規范來指導工作。特別是針對應長期保管的招投標、建筑結構等等重要文件， 必須嚴格操作程序， 嚴禁越權辦理， 在存儲時要做好技術處理。

（3）要在電子檔案管理系統中建立有效的操作權限管理體系， 適當選用加密技術， 保證電子檔案傳輸過程中的安全。

（4）加強用戶口令管理，合理設置口令和更換周期， 防止別人盜用， 非法上網和越權訪問， 對文件密級進行嚴格管理，同時要單機操作， 專機專用。定期進行軟件檢測， 做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。

4.結束語

建筑工程檔案是建設項目管理活動中形成的檔案文件，它是建筑工程項目管理的一部分，工程竣工檔案管理的好壞，直接關系到建筑工程日后的維修、改建、擴建和管理，影響企業的經濟效益。建筑工程檔案管理是建筑施工企業基礎管理工作的重要組成部分， 對建筑工程來講具有關鍵性的意義，因此，必須加強對檔案資料的管理，提高檔案利用率的同時，保證其完整性和安全性。

（作者單位：深圳市寶安區建設檔案室）