檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策解析

摘要：隨著文化事業(yè)的蓬勃發(fā)展，為優(yōu)化檔案管理體系，營造良好氛圍，與之相關(guān)的研究資料隨之得以豐富，為提高檔案管理工作質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。本文通過對(duì)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策進(jìn)行分析，以期為推動(dòng)檔案管理工作體系良性發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作 問題 對(duì)策

檔案是組成文化管理體系的重要構(gòu)成要素，其管理成效關(guān)乎檔案資源綜合調(diào)用成效。在當(dāng)今檔案管理工作的實(shí)踐過程中，仍存在管理人員綜合素養(yǎng)過低、管理體系滯后、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全等現(xiàn)象，影響檔案管理工作落實(shí)成效。為此，檔案管理單位須秉承實(shí)事求是精神，分析檔案管理工作中存在的問題，尋求應(yīng)對(duì)相關(guān)問題之良策。

一、檔案管理工作中存在的問題

檔案是記錄時(shí)代發(fā)展的“活化石”，借助檔案人們可科學(xué)總結(jié)前人發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，為人們展開社會(huì)實(shí)踐提供依據(jù)，其重要性可見一斑。伴隨時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，客觀上加大了檔案管理難度，原有檔案管理工作在實(shí)踐過程中所顯現(xiàn)出來的缺陷越發(fā)明顯，為此，檔案管理工作人員須立足實(shí)際，分析檔案管理工作中存在的問題，為優(yōu)化檔案管理工作體系提供依據(jù)。

（一）檔案管理工作體系較為滯后。受傳統(tǒng)檔案管理理念影響較為深遠(yuǎn)，缺失系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理體系，使相關(guān)管理工作如同一盤散沙，無法提高檔案管理工作效率，降低檔案管理服務(wù)效能，無法滿足人們對(duì)檔案的客觀需求，例如有些檔案管理部門借閱檔案手續(xù)較為繁雜，降低檔案取閱效率，針對(duì)借出檔案未施行良好的管理方略，造成檔案頻繁流失，削減了檔案管理安全性、穩(wěn)定性、科學(xué)性及有效性。

（二）缺乏科學(xué)有效的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的管理方略，仍然無法避免檔案出現(xiàn)發(fā)黃、字跡模糊、紙質(zhì)變脆等現(xiàn)象，影響檔案管理綜合成效，越來越多的檔案對(duì)檔案室的空間提出更高要求，當(dāng)今社會(huì)處于飛速發(fā)展新常態(tài)，土地資源、空間資源、建設(shè)資源較為緊缺，無法為檔案持續(xù)提供空間，堆積成山的檔案無法依據(jù)人們的客觀需求被靈活取用，削弱檔案管理綜合成效，影響檔案管理事業(yè)良性發(fā)展。

（三）檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)較低。新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出新要求，為此，檔案管理工作人員須不斷提高個(gè)人能力，提高檔案管理質(zhì)量，然而在檔案管理工作實(shí)踐過程中，相關(guān)工作人員卻存在態(tài)度消極、管理技術(shù)差，未能跟隨時(shí)代發(fā)展學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，影響檔案管理工作綜合成效。[1]

二、提高檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

通過對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析可知，缺失檔案管理體系、基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)秀工作人員，已然成為阻滯當(dāng)今社會(huì)檔案管理事業(yè)良性發(fā)展的重要問題，為此檔案管理部門須以此為由探析有效提高檔案管理工作質(zhì)量的良策，繼而為提升檔案管理工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

（一）優(yōu)化檔案管理工作體系。檔案管理作為服務(wù)性較強(qiáng)的工作形式，須迎合新時(shí)期人們對(duì)檔案管理工作的新需求，以提高檔案管理工作服務(wù)能效為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理工作體系，為提升檔案管理工作綜合成效奠定基礎(chǔ)。

優(yōu)化檔案管理工作體系，具體可從以下幾個(gè)方面開展：一是健全檔案借閱體系。縮減檔案借閱冗余環(huán)節(jié)，依據(jù)人們檔案借閱需求設(shè)定若干權(quán)限，例如針對(duì)頻繁借閱某類檔案的個(gè)人可制作“借閱卡”，省去借閱審批環(huán)節(jié)，提高檔案借閱速率。二是健全檔案追回體系。檔案借出后須及時(shí)追討，避免出現(xiàn)借閱人聯(lián)系方式變更，造成檔案流失等消極現(xiàn)象。三是檔案管理聯(lián)動(dòng)體系。依據(jù)人們的檔案讀取個(gè)性化需求，落實(shí)檔案管理聯(lián)動(dòng)體系，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域檔案實(shí)時(shí)調(diào)用，提高檔案管理靈活性與實(shí)效性。[2]

（二）完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施。在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)下，檔案管理設(shè)施須隨之更新，健全互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工作體系，利用云端存儲(chǔ)檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)體系與用戶實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交互，通過設(shè)置檔案準(zhǔn)入端口、用戶權(quán)限、下載檔案保管時(shí)限、檢索、推送等功能，完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展實(shí)況，不斷升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案管理工作頹勢(shì)，提高檔案管理及服務(wù)質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理工作人員。檔案管理工作人員作為踐行檔案管理體系、使用先進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的“主力軍”，須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，掌握自身所處互聯(lián)網(wǎng)體系內(nèi)檔案管理工作流程，除培養(yǎng)崗位人才外，檔案管理單位還須面向社會(huì)積極擴(kuò)招優(yōu)秀的工作人員，為提升檔案管理工作水平夯實(shí)人才基石。

三、結(jié)語

綜上所述，若想提高檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理單位須優(yōu)化檔案管理工作體系，完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理工作人員，推動(dòng)檔案管理工作朝著服務(wù)化、智能化、便捷化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵海麗.高校檔案管理機(jī)構(gòu)存在的問題及優(yōu)化策略[J].山西檔案，2014（02）.

[2]董建峰.事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施[J].信息記錄材料，2018（05）.

（作者簡(jiǎn)介：王宇，男，本科，通榆縣財(cái)政局債務(wù)管理服務(wù)中心，助理館員，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）