辦公室文書檔案收集與歸檔工作的相關分析

劉萍

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，人們對辦公室文書檔案的重視程度也在不斷加深。辦公室文書檔案收集與歸檔工作是辦公室工作的重要組成部分，也是辦公室工作的基礎環(huán)節(jié)，影響著辦公室工作的效率和質量。隨著辦公室工作難度的加強和文書檔案數量的增加，文書檔案管理人員的工作壓力也在逐漸加大，如何提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率和質量是辦公室文書檔案管理人員首先要解決的問題。本文主要分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作，希望能夠給辦公室文書檔案管理人員提供一些借鑒。

關鍵詞：文書檔案；收集；歸檔工作

文書檔案是記載辦公室重要數據、事項的文件，因此辦公室文書檔案收集與歸檔工作是非常重要的工作。辦公室文書檔案收集與歸檔工作能夠讓文書檔案的使用價值得以體現，并且能夠方便辦公室工作人員的工作，還能夠幫助辦公室管理人員做出正確的決策。隨著辦公室事務的增多，文書檔案的數量會有顯著的增加，文書檔案收集與歸檔工作的難度也會加大，這就給文書檔案管理人員帶來了更大的難題，加重了文書檔案管理人員的工作負擔，所以文書檔案管理人員要解決文書檔案收集與歸檔工作中的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）文書檔案收集與歸檔工作觀念差

工作觀念影響著文書檔案管理人員的具體行為，在當前的辦公室文書檔案收集與歸檔工作中，文書檔案管理人員的工作觀念較差，將工作簡化為文書檔案收置，不能高效的進行工作。文書檔案收集與歸檔工作觀念差主要由兩個原因造成：第一個原因是辦公室領導對文書檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說領導沒有重視文書檔案的作用，這在一定程度上影響了文書檔案管理人員的工作，降低了文書檔案收集與歸檔的效率。第二個原因是文書檔案管理人員對文書檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說文書檔案管理人員的工作態(tài)度過于懈怠，不能主動的進行文書檔案收集與歸檔工作，影響了辦公室的工作進度，加大了辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）文書檔案收集與歸檔工作方式落后

文書檔案管理人員使用的文書檔案收集與歸檔工作方式比較落后，影響了文書檔案收集與歸檔工作的效率。文書檔案收集與歸檔工作方式落后主要體現在兩個方面：第一個方面是文書檔案收集方式的落后。文書檔案管理人員在收集文書檔案時采用的是傳統的收集方法。即手工收集方法，這種收集方法耗費的時間較長，需要文書檔案管理人員有足夠的耐心，而且無法保證文書檔案的真實性。第二個方面是文書檔案歸檔方式的落后。文書檔案管理人員在歸檔文書檔案時沒有合理的分類，對于一些特殊資料也沒有特殊處理，遺漏了部分重要的文書檔案資料。

（三）文書檔案管理人員的素質不高

文書檔案管理人員是文書檔案收集與歸檔的一線工作者，直接決定著文書檔案收集與歸檔工作的效率和質量。在實際的文書檔案收集與歸檔工作中，部分文書檔案管理人員的素質不高，無法完成文書檔案工作，主要體現在兩個方面：第一個方面是辦公室原有文書檔案管理人員的素質問題。辦公室在招聘文書檔案管理人員時，只看重應聘者的學歷，沒有重視應聘者的工作經驗和管理能力，招收進辦公室的文書檔案管理人員只能完成一些簡單的工作。第二個方面是辦公室兼職文書檔案管理人員的素質問題。許多辦公室沒有專職的文書檔案管理人員，文書檔案收集與歸檔工作多由其他人員兼職完成，但是兼職管理人員的管理能力是有限的，不能快速的整理文書檔案。

二、解決辦公室文書檔案收集與歸檔工作問題的策略

（一）樹立正確的文書檔案收集與歸檔工作觀念

辦公室領導和文書檔案管理人員要樹立正確的文書檔案收集與歸檔工作觀念，以此來保證文書檔案收集與歸檔工作的順利進行。辦公室領導要重視文書檔案的作用，了解文書檔案的價值，引導文書檔案管理人員進行文書檔案收集與歸檔工作，幫助文書檔案管理人員樹立正確的工作理念，并且要建立監(jiān)督機制，監(jiān)督文書檔案管理人員的工作過程，提升文書檔案管理人員的工作效率。除此之外，辦公室領導還要做好宣傳工作，讓辦公室全體人員了解文書檔案的重要性，并讓其他人員協助文書檔案管理人員工作，減輕文書檔案管理人員的工作壓力。文書檔案管理人員要端正工作態(tài)度，重視文書檔案收集與歸檔工作，主動收集、歸檔文書檔案，加快辦公室的工作進度，減輕辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）使用新型的文書檔案收集與歸檔方式

文書檔案收集與歸檔方式是文書檔案收集與歸檔工作效率的具體體現，文書檔案管理人員要使用新型的文書檔案收集與歸檔方式。文書檔案管理人員要從兩方面入手：第一個方面是使用新型的文書檔案收集方式。文書檔案管理人員可以使用分層收集法，這種方法是指文書檔案的擁有者將文書檔案進行簡單整理后送到文書檔案管理人員手中，再由文書檔案管理人員進行二次整理，有效的節(jié)省了時間，并且方便了后續(xù)的分類工作。第二個方面是使用新型的文書檔案歸檔方式。文書檔案管理人員在歸檔時可以使用多元分類法，即多種分類方法交叉使用，既能夠保證文書檔案分類的正確性，又能夠將特殊資料特殊處理，有效的保證了文書檔案的價值。

（三）提高文書檔案管理人員素質

要想提升文書檔案收集與歸檔工作質量和效率，首先就要提高文書檔案管理人員素質。辦公室領導要做好兩方面的工作，以此來促進文書檔案管理人員的發(fā)展，增強文書檔案管理人員的工作能力。首先要做好文書檔案管理人員的招聘工作，要根據公司的實際情況制定招收標準，嚴格按照標準招收文書檔案人員，通過素質考核、能力考核等考核方式來挑選出最優(yōu)秀的應聘者，將其吸納入辦公室工作團隊之中。對有豐富文書檔案收集與管理工作經驗的應聘者要優(yōu)先招收。其次要做好文書檔案管理人員的培訓工作，要根據文書檔案管理人員的工作弱項來編制培訓內容，通過職業(yè)培訓、技術培訓等多種培訓來提升文書檔案管理人員的能力，進而提升文書檔案收集與歸檔工作的質量和效率。

三、結語

辦公室領導要積極宣傳文書檔案收集與管理工作的好處，并且做好員工的招聘和培訓工作，構建一個良好的工作環(huán)境。文書檔案管理人員要做好自己的本職工作，使用新型的文書檔案收集與歸檔方式，提升文書檔案收集與歸檔工作質量和效率。

參考文獻：

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