商業企業物資采購風險的防范與控制

摘 要：物資采購是指為保障企業物資供應，對采購活動進行計劃、組織、協調和控制的活動。受到各種因素的影響，物資采購過程中可能存在一定的風險，如計劃風險、合同風險、驗收風險、質量風險、市場風險等，如果企業不能準確識別這些風險并進行有效的防范與控制，會給企業帶來巨大的經濟損失。本文通過對商業企業物資采購中存在的各種風險進行探索，提出相應的風險防控措施。

關鍵詞：商業企業；物資采購；采購風險；控制措施

一、商業企業物資采購所面臨的風險

物資采購是商業企業經營過程中一個重要的環節，經過物資采購，企業獲得生產經營過程中所需的材料、器具、設備等。科學合理的采購物資，可以大大降低經營成本，提高企業的經濟效益，達到降本增效的目的。然而，相比于政府采購，商業企業的物資采購依然存在較大的風險，這些風險可分為內部風險和外部風險，具體如下所述：

（一）內部風險

計劃風險：物資采購計劃審核不嚴格，市場調查不深入，未能準確判定市場環境變化等因素，從而導致采購計劃與實際需求發生較大程度的偏差；或因政策、制度、規定變更，導致一些已確定的采購計劃變更或中止。

合同風險：合同簽訂時，往往存在合同內容不嚴謹、約束性條款缺乏、權利義務等采購重點事項不明確的情況，一旦產生糾紛，容易產生爭議。另外，合同管理混亂、合同欺詐行為也會造成合同風險。

驗收風險：采購物資實際交貨時，驗收控制不嚴，存在質量上以次充好，數量上短斤少兩，貨物與品種規格不符等現象，造成公司經濟損失。

責任風險：因物資招標采購人員能力有限，經驗不足，思慮不周，把關不嚴，導致采購損失；或采購人員徇私舞弊，收取好處，不惜犧牲企業利益。

（二）外部風險

市場風險：物資采購過程中，可能存在供應商操作市場，抬高市場價格，供應商與相關業務人員在投標前相互串通、透露標底的風險；或投標人之間相互串通，出現圍標、串標、陪標等欺詐行為，造成企業遭受重大損失。

質量風險：指中標方在履約過程中提供的產品質量與投標承諾不一致，給用戶造成技術、經濟、安全方面的損害；或在供應過程中，出現供應商提供的物資質量較差，達不到規定要求等影響企業生產經營的風險。

意外風險：在物資采購中遇到自然災害或其它不可抗力因素導致采購工作中斷，無法正常進行；或因供應商提供商品時出現技術、組織、管理失誤；供應商延遲交貨日期，企業未能及時得到供貨而產生的風險。

二、商業企業物資采購風險的防范與控制

商業企業物資采購的防范和控制應該是全過程的，即從招標公告發出，到開標、評標、定標，直到合同履行。物資招標采購的風險無處不在，但可以通過科學的手段和有效的措施加以防范和控制。

（一）建立健全物資采購組織機構

建立健全采購組織管理體系，是商業企業確保物資招標采購公平、公正的組織基礎。一方面，要成立采購管理委員會為招標工作領導小組，負責審議公司采購項目的立項、采購方式、招標方案等，審定采購目錄，固化采購方式。另一方面，要在采購委員會下設辦公室，由經濟運行、法規、監察、財務、審計等部門組成，負責采購工作的招標和審核把關。此外，企業各職能部門有權對采購計劃、價格、招標方式等內容進行監督，采購辦應定期公布采購項目招投標情況并自覺接受監督。

（二）完善物資招標采購管理制度

根據政府采購法、招投標法等相關規定，結合商業企業現狀，制定并完善采購管理實施辦法，規定公司各類項目采購方式的選擇及適用條件、實施步驟、供應商管理、合同簽訂及履約、監督和責任等，大力規范采購行為，保障采購物資質優價廉。要從嚴落實“應招盡招”采購制度，全力推進公司公開招標采購常態化，減少單一來源等非公開招標采購方式，通過有效競爭，降低采購成本。要從細落實“真招實招”采購制度，規范招標文件和采購合同文本，規范采購全程監控，規范招標代理機構、供應商庫、評標專家庫管理，提升采購管理工作制度規范化水平。

（三）規范物資招標采購管理流程

通過梳理商業企業物資招標采購流程，分析采購中可能遇到的問題，明確每個流程環節對應的風險點、管控措施、審核及監督要求。一是審核采購計劃。對市場行情進行充分調研，對采購物資的數量、質量和效用全盤考慮，要在保證采購質量的基礎上，盡量節約采購成本。二是把關供應商資質。招標采購前，要對參加投標的供應商進行資格審查，通過資格預審、資格復審，把因供應商資質不符帶來的采購風險降到最低。三是實行保證金制度。設立投標保證金，防止投標方開標后撤回其投標；設立履約保證金，防止供應商中標后沒有履行合同而給企業帶來經濟損失。

（四）構建供應商監督管理機制

構建合格供應商庫，實行差別化分類監管。通過建立各類供應商庫，提高采購集中度，提升招標采購成功率。一是要通過市場調查、用戶反饋等形式實時考察供應商的信譽和水平，重點關注供應商的生產規模、運作流程、供貨能力，以及質量改進意識、售后服務態度、風險管理能力等。二是分類制定供應商管理實施細則，由采購執行部門牽頭對供應商進行評價，科學分析、合理打分，及時將結果反饋給公司招投標委員會，在以后的專家評標打分時，酌情予以考慮。三是通過召開供應商座談會，宣貫公司招標采購工作要求，贏得供應商的理解與認同，有效化解矛盾，與供應商建立合作共贏關系。

（五）提升招標采購人員能力素質

不斷加強對招標采購人員的培訓和督導，提升其能力素質，避免人為因素造成采購風險。一是要加強人員的選拔與管理，使用科學的考察方法，確保招標采購人員的職業能力滿足實際工作需要。二是要規范采購人員的工作紀律，培養其廉潔自律的品性，從各方面對招標采購人員進行監督與考核。三是要加強招標采購人員的培養，通過集中授課和利用新媒體、新形式開展培訓，促其積極學習招標采購知識和經濟、財務、合同、法律知識，提高計劃審核和組織協調能力，提升應對內外部各種風險能力，適應復雜多變的物資采購工作的需要。

（六）加強信息技術防范采購風險

應用信息系統提高采購決策的科學性，促使物資采購工作規范操作、高效運轉。第一，將采購目錄嵌入信息系統，強化其硬約束作用，規定公司年度采購計劃、采購內容只能從采購目錄中選取，從源頭上把好關。第二，通過采購招標文件的網上運行，將各環節審批放在OA系統上進行流程化操作，保證了任何單位和個人無法逾越招標工作節點，確保審核過程均為集體決策。第三，建立競爭的招標采購平臺。逐步建立公平、開放、共享的招標信息平臺，不斷提高物資招標采購的透明度，促使招標工作效率逐漸上升，采購成本逐漸降低。

（七）實施物資采購招標內控制度

內控管理作為當前企業風險管理的重要手段，能有效的預防采購過程中產生的各種風險。第一，控制物資招標采購各環節關鍵點。不斷加強對物資采購人員的監管，建立部門間相互制衡的機制，實行關鍵崗位輪崗和定期檢查制度。第二，明確職責分工加強審批控制。明確采購工作職責，防止出現互相推諉扯皮的現象。嚴格按流程進行審批，發揮歸口部門管理責任。第三，嚴把驗收及付款環節審核關。嚴格檢驗采購物資的數量、質量并形成驗收報告，如果在驗收中發現異常應及時反饋給相關部門并進行處理。嚴格審核合同約定的付款條件，并檢查采購事項及數據的真實性、準確性，防范采購資金結算風險。第四，科學制定招標采購控制價。制訂控制價管理細則，明確實行市場調研、價格對比、集中審議商定機制。建立價格信息資源庫，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。第五，嚴格規范招投標活動。通過加強開評標現場監督，嚴格規范招標代理機構、評標專家、投標人等招投標活動參與方的行為。不斷加大監察、審計監督力度，嚴防“買賣資質、串標圍標、轉包分包”等欺詐行為，將物資采購風險發生的概率降到最低。

參考文獻：

[1]許小玲.淺談煙草企業如何加強招標采購風險管理.現代經濟信息，2015（02）.

[2]杜佳.企業物資招標采購風險及有效防范探析.現代經濟信息，2018（06）.

作者簡介：劉福蓉（1971-），女，漢族，湖南祁陽人，本科，中級職稱（經濟師/會計師），研究方向：經濟管理。