探析財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及應(yīng)對(duì)措施

石金霞

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案管理在企業(yè)進(jìn)行管理的過程中對(duì)企業(yè)的財(cái)政支出和運(yùn)作有著十分重要的影響。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，提出新的管理制度。本文主要論述現(xiàn)今財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并針對(duì)這些問題提出解決措施，以期能為財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理提供參考。

會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)的各種檔案中占據(jù)著重要地位。它是一個(gè)企業(yè)的財(cái)會(huì)部門或者會(huì)計(jì)人員在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成，并經(jīng)過整理后按照規(guī)律保存的一系列會(huì)計(jì)核算材料。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理是會(huì)計(jì)工作的重要部分，如何提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，解決在管理過程中產(chǎn)生的種種問題，充分發(fā)揮其作用，是財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員需要思考的重要問題。

1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中產(chǎn)生的問題

1.1管理制度不健全

一般來說，針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理需要有完善的管理制度，但是由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只重視資金管理，不重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，企業(yè)內(nèi)部在針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀等一系列行為沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的管理環(huán)節(jié)不夠完整，管理工作無章可循。

1.2檔案裝訂不規(guī)范

由于某些財(cái)會(huì)部門的會(huì)計(jì)檔案管理人員工作不仔細(xì)，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的裝訂工作時(shí)不夠認(rèn)真，導(dǎo)致發(fā)生了一系列如裝訂線掩壓文字、原始票據(jù)粘貼不牢固、憑證裝訂不結(jié)實(shí)等一系列問題，導(dǎo)致在查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)無法看到會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部的全部?jī)?nèi)容，或者在拿起憑證使原始票據(jù)散失、缺損，影響對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱工作。

1.3保存地點(diǎn)不妥當(dāng)

由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案的不重視，有些企業(yè)將會(huì)計(jì)檔案保存在一個(gè)較差的環(huán)境中，如隨意裝在紙箱中，放置在陰暗潮濕的地下室或者倉(cāng)庫(kù)中，或者隨便放在麻袋里，放置在辦公室的角落。這種存儲(chǔ)方式導(dǎo)致在查找會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間尋找，且環(huán)境陰暗潮濕，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案發(fā)霉受潮，或被鼠蟲蛀咬，導(dǎo)致檔案不完整，影響會(huì)計(jì)檔案的查閱管理。

2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中產(chǎn)生的問題的解決措施

2.1健全管理制度

健全的管理制度是完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的先決條件。在現(xiàn)今企業(yè)多元化發(fā)展的背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作，根據(jù)國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立一套健全完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以促進(jìn)企業(yè)財(cái)會(huì)檔案管理的有序和規(guī)范。

針對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案借閱問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定完善的借閱制度，放置會(huì)計(jì)檔案丟失。財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員借閱檔案時(shí)可以直接向檔案管理人員申請(qǐng)借閱，而除財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)人員以外的其它人員申請(qǐng)借閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，其中電子會(huì)計(jì)檔案不允許除本企業(yè)內(nèi)部員工以外的其它人員借閱。在借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)仔細(xì)的檢查，確認(rèn)檔案沒有涂抹損壞的情況后，再進(jìn)行歸檔，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性。

在會(huì)計(jì)檔案保存一年期滿后，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將其移交到企業(yè)檔案管理部門，按照規(guī)定做好準(zhǔn)備工作，并在雙方對(duì)檔案檢查清點(diǎn)無誤后，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案完整的移交。

2.2做好檔案裝訂

檔案裝訂時(shí)檔案工作的起點(diǎn)，企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)檔案都要由財(cái)務(wù)部門按照要求歸檔裝訂，保證檔案內(nèi)無金屬物，裝訂線沒有掩蓋文字，原始憑證粘貼牢固。并在此基礎(chǔ)上，將檔案裝訂成冊(cè)，保證裝訂的結(jié)實(shí)美觀，最后按照規(guī)律收藏存儲(chǔ)。

2.3提高保存環(huán)境

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中有明確規(guī)定，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案可在當(dāng)年年度結(jié)束后由該企業(yè)財(cái)務(wù)部門保管一年。在這一年內(nèi)，為了防止會(huì)計(jì)檔案受潮、丟失、受損，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將其放在檔案柜中，放置在一個(gè)通風(fēng)干燥的環(huán)境，并定期清理，定期檢查，保證檔案的安全和完整。

2.4提高工作人員水平

在很多企業(yè)，尤其是私企中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員大多身兼數(shù)職，不是專業(yè)的檔案管理人員，并且有很多并沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)。這使得他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理相關(guān)工作時(shí)，不了解相關(guān)的法律政策，工作沒有章法，工作效率低下，嚴(yán)重影響當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的成效。因此，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平是企業(yè)為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作必不可少的一步。

在對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，首先要對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和含義進(jìn)行講解，使檔案管理人員對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的重要性有充分了了解。然后對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和整理進(jìn)行進(jìn)一步介紹，使檔案管理人員規(guī)范工作方法。通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員從理論上把握會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)理論，實(shí)際操作上了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)工作如檔案的整理歸檔、會(huì)計(jì)檔案裝具的使用等進(jìn)行了解，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)，提高其工作水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的有效管理是企業(yè)發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾，而提高企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理水平，則需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況，提高檔案存放條件，健全檔案管理制度，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作的成效，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能最大限度的實(shí)現(xiàn)自身作用。

（作者單位：雙遼市殯葬管理所）