基于一站式服務(wù)體系下高職院校離校管理系統(tǒng)建設(shè)

葛榮亮

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，無(wú)紙化辦公理念逐漸得以普及，高職院校數(shù)字化校園的建設(shè)也正漸漸趨于成熟。一個(gè)高職院校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的背后是龐大的數(shù)據(jù)群支持，其中包括了高職院校的學(xué)生以及老師還有其他職工，同時(shí)高職院校內(nèi)部的各種渠道的不同，也會(huì)應(yīng)生大量的統(tǒng)計(jì)類(lèi)報(bào)表，從而產(chǎn)生繁多而又復(fù)雜的數(shù)據(jù)，因此高職院校的離校管理需要一套完整的管理體系，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化管理。但是這一系統(tǒng)的確定，還需要根據(jù)學(xué)校的自身情況來(lái)定制。近年來(lái)，高職院校每年的學(xué)生人數(shù)不斷增加，學(xué)生入校、日常管理、離校等相關(guān)信息量十分龐大，管理起來(lái)相對(duì)復(fù)雜并且繁瑣，這對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)工作壓力十分大。其中較為復(fù)雜的流程是學(xué)生的離校過(guò)程，每年的6月都有幾千名學(xué)生辦理離校手續(xù)，在短短的一個(gè)月甚至只有十幾天的時(shí)間內(nèi)，學(xué)生根據(jù)學(xué)校發(fā)放的離校通知單，需要依次到各個(gè)部門(mén)辦理離校事宜，每個(gè)部門(mén)都需要對(duì)前來(lái)辦理的學(xué)生進(jìn)行蓋章確認(rèn)，只有離校通知單上所有部門(mén)都蓋章確認(rèn)過(guò)，該學(xué)生才算將離校手續(xù)辦理成功，可以正常離校。而實(shí)際上，有很多學(xué)生的離校手續(xù)并不能一次辦成，因?yàn)閷W(xué)生在到部門(mén)辦理之前并不知道圖書(shū)是否已經(jīng)還清，財(cái)務(wù)是否沒(méi)有欠費(fèi)情況，還有很多學(xué)生所有的離校事情都已辦理卻還是需要到各個(gè)部門(mén)排隊(duì)蓋章。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的離校辦理流程不僅給學(xué)校管理人員帶來(lái)巨大的工作量，也給學(xué)生造成極大的不便。為了提高高職院校學(xué)生離校管理工作的效率，高職院校理應(yīng)在原有的辦公系統(tǒng)上進(jìn)行擴(kuò)展，開(kāi)發(fā)一款專(zhuān)門(mén)用于處理學(xué)生離校工作的管理系統(tǒng)。

1 關(guān)于一站式服務(wù)體系四化

1.1注重功能服務(wù)化

為創(chuàng)新高校學(xué)生教育管理服務(wù)模式，按照江蘇省教育廳《關(guān)于在全省普通高校推廣建設(shè)“一站式”學(xué)生事務(wù)與發(fā)展中心的通知》精神要求，學(xué)生事務(wù)與發(fā)展中心建設(shè)要從最大程度地方便學(xué)生角度出發(fā)，以“便捷、專(zhuān)業(yè)、高效、共享”為服務(wù)宗旨，建立健全高校“以生為本、文化育人”學(xué)生工作平臺(tái)，為師生提供多渠道、無(wú)差別、全方位和全過(guò)程的便捷服務(wù) ，努力實(shí)現(xiàn)“服務(wù)育人”。高校一站式服務(wù)不僅僅是服務(wù)方式和服務(wù)地點(diǎn)的改變，更是服務(wù)意識(shí)的提升和服務(wù)觀念的創(chuàng)新。

1.2 注重信息智能化

一站式服務(wù)更注重信息智能化，以服務(wù)驅(qū)動(dòng)打破部門(mén)管理界限，建立快捷、順暢的業(yè)務(wù)流程，在統(tǒng)一平臺(tái)，服務(wù)有序規(guī)范接人，隨著現(xiàn)代高校教育行業(yè)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)類(lèi)應(yīng)用的普及，學(xué)生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)整合與集中了單點(diǎn)、零散的、以學(xué)生為主體的管理與服務(wù)業(yè)務(wù)，形成面向?qū)W生具有生命周期的、統(tǒng)一的、一站式服務(wù)體系，并最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的“精細(xì)化管理”與“人性化服務(wù)” ，實(shí)現(xiàn)讓師生“少跑路、少進(jìn)門(mén)、少找人、少看臉”。

1.3 工作流程可視化

在一站式服務(wù)平臺(tái)上 ，用戶(hù)可以直觀查看流程的節(jié)點(diǎn)、工作流和服務(wù)執(zhí)行進(jìn)程，服務(wù)部門(mén)在流程規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，服務(wù)可視化、過(guò)程可監(jiān)控、結(jié)果可期待。平臺(tái)的自助功能，增強(qiáng)了其交互性 ，進(jìn)一步加強(qiáng)了部門(mén)與用戶(hù)之間的溝通，提高了用戶(hù)的主體性和參與意識(shí)，更好地滿(mǎn)足了用戶(hù)的需求。

1.4 系統(tǒng)服務(wù)便捷化

構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)支撐平臺(tái)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)既要采用超前思維，用到先進(jìn)的技術(shù)和方法，在一定的時(shí)期內(nèi)保持系統(tǒng)的先進(jìn)性，減少了管理組織層級(jí)，各業(yè)務(wù)部門(mén)直接面對(duì)師生用戶(hù)開(kāi)展工作，加快信息傳遞過(guò)程，避免信息失真，達(dá)到最大的平均無(wú)故障時(shí)間，使行政服務(wù)突破了時(shí)間、空間的限制，免除師生往返奔波，讓師生隨時(shí)隨地享受服務(wù)。移動(dòng)特性又進(jìn)一步增加了一站式服務(wù)的靈活性，多樣化的接入模式和接入終端的支持，克服了傳統(tǒng)桌面系統(tǒng)的不足 ，隨時(shí)隨地享受一站式服務(wù)所帶來(lái)的便捷 、高效

2 高職院校離校管理系統(tǒng)構(gòu)建

2.1建設(shè)目標(biāo)

由于學(xué)生離校的時(shí)候信息難以統(tǒng)計(jì)，給各部門(mén)和學(xué)生帶來(lái)很大不便，因此需要建立一個(gè)與學(xué)工處、財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處、圖書(shū)館、團(tuán)委、黨委組織部、信息化建設(shè)與管理處、教務(wù)處等多個(gè)部門(mén)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的畢業(yè)生離校系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)學(xué)生離校過(guò)程的自動(dòng)化、信息化，優(yōu)化管理工作流程，提高管理與服務(wù)工作效率，為學(xué)生離校提供便利的服務(wù);保證離校數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和有效流轉(zhuǎn)，并可為校友網(wǎng)站提供權(quán)威數(shù)據(jù)源。

（1）離校信息即時(shí)提醒，為離校學(xué)生提供離校通知、公告、安排等信息服務(wù);

（2）支持?jǐn)?shù)據(jù)接口整合，學(xué)生離校涉及到其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠快捷地推送到本系統(tǒng)，可展示其他系統(tǒng)推送的學(xué)生離校詳情。

（3）支持離校模板的自定義，不同類(lèi)型的學(xué)生可設(shè)置不同的離校模板。

（4）提供靈活多樣的離校信息統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的信息可以按照學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生離校手續(xù)的辦理情況，給決策者提供必要的數(shù)據(jù)支撐。

（5）支持學(xué)生自助離校，圖形化的離校辦理過(guò)程，學(xué)生可查看所有離校手續(xù)的個(gè)人辦理情況，針對(duì)有問(wèn)題的辦理環(huán)節(jié)可針對(duì)性地處理，不必逐個(gè)部門(mén)去辦理。

離校管理系統(tǒng)旨在讓學(xué)生跑路辦理業(yè)務(wù)變成信息在校園網(wǎng)上的流動(dòng)，學(xué)生盡量少跑路和不跑路就可以辦理離校手續(xù)，同時(shí)方便領(lǐng)導(dǎo)快捷的查看和跟蹤學(xué)生離校過(guò)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化離校。

2.2建設(shè)內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)學(xué)生離校的數(shù)字化流程處理一站式服務(wù)，具體功能要求如下：

2.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)

對(duì)離校系統(tǒng)中所有需要用到的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和查看。

（1）學(xué)生基礎(chǔ)信息管理：對(duì)學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、圖書(shū)、繳費(fèi)、貸款等信息管理與維護(hù)，支持學(xué)生信息的批量導(dǎo)入導(dǎo)出等。

（2）權(quán)限管理：通過(guò)對(duì)角色進(jìn)行功能授權(quán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)指定類(lèi)型用戶(hù)權(quán)限的集中管理。可新增、修改和刪除角色信息，

（3）年度管理：對(duì)離校年度進(jìn)行維護(hù)，可新增離校年度，并設(shè)定是否啟用。

2.2 .2離校流程管理

系統(tǒng)管理員對(duì)離校前準(zhǔn)備、離校所需要辦理的業(yè)務(wù)和離校單進(jìn)行自定義，定義好離校流程之后，啟動(dòng)生成離校單，方便學(xué)生快速辦理離校手續(xù)，節(jié)約資源，提高工作效率。

（1）離校信息發(fā)布：發(fā)布有關(guān)離校的公告及各類(lèi)通知，包括離校通知、離校辦理流程、畢業(yè)生注意事項(xiàng)等。

（2）離校流程配置：配置離校需要辦理的環(huán)節(jié)、開(kāi)放時(shí)間、節(jié)點(diǎn)、優(yōu)先級(jí)設(shè)置等。

（3）離校單：結(jié)合學(xué)生具體情況實(shí)時(shí)生成離校單，包括離校單頁(yè)面設(shè)置，預(yù)覽及導(dǎo)出，條形碼設(shè)置等。

2.2.3 離校現(xiàn)場(chǎng)辦理

辦理人員通過(guò)掃描二代身份證、一卡通、個(gè)人條碼或者學(xué)號(hào)查詢(xún)快速識(shí)別學(xué)生身份，一目了然地看到畢業(yè)生的個(gè)人信息及各類(lèi)項(xiàng)目的辦理情況。根據(jù)授權(quán)情況，對(duì)學(xué)生離校環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，出具審核意見(jiàn)。

（1）事務(wù)辦理：系統(tǒng)為學(xué)工管理老師提供離校環(huán)節(jié)學(xué)生財(cái)務(wù)結(jié)清、圖書(shū)歸還、貸款還款、宿舍退宿、戶(hù)口遷移、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的快速辦理。支持批量辦理。

（2）離校審核：學(xué)工管理老師按照學(xué)生在某個(gè)離校點(diǎn)的手續(xù)辦理情況對(duì)學(xué)生的離校手續(xù)辦理情況進(jìn)行標(biāo)記，系統(tǒng)按照學(xué)生離校手續(xù)的完成情況更新學(xué)生的離校手續(xù)辦理狀態(tài)，支持對(duì)學(xué)生離校手續(xù)辦理狀態(tài)的恢復(fù)操作。系統(tǒng)支持離校批量審核操作。

（3）證書(shū)發(fā)放：要求該功能與教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，師生可以查看到學(xué)生證書(shū)是否發(fā)放、發(fā)放類(lèi)別等具體情況。

2.2.4統(tǒng)計(jì)分析

系統(tǒng)應(yīng)提供完善的數(shù)據(jù)查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析功能，形成直觀統(tǒng)計(jì)匯總圖表，供各級(jí)管理人員實(shí)時(shí)的了解學(xué)生的離校情況，便于進(jìn)行事中控制，協(xié)調(diào)資源分配。提供的分析內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)離校進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)、對(duì)離校率的統(tǒng)計(jì)、對(duì)欠費(fèi)情況的統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)、對(duì)每個(gè)離校項(xiàng)目的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等。

3 關(guān)于一站式服務(wù)對(duì)育人的啟示

從教育管理到指導(dǎo)服務(wù)是高校人才培養(yǎng)的一個(gè)巨變，高校一站式服務(wù)不單純是技術(shù)層面的改變，更應(yīng)該是高校在教育管理理念上的一個(gè)改變和突破，學(xué)生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)旨在為學(xué)校建立起一個(gè)架構(gòu)先進(jìn)、簡(jiǎn)單實(shí)用、安全穩(wěn)定、維護(hù)便捷的基于智慧校園的學(xué)生綜合管理平臺(tái)，梳理并優(yōu)化學(xué)生管理工作流程，為相關(guān)職能部門(mén)和個(gè)人提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的查詢(xún)與分析功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)生系統(tǒng)與學(xué)校其它系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，提高學(xué)生管理工作的效率和管理水平。

3.1從行政化向服務(wù)化轉(zhuǎn)變

教育與管理一直是傳統(tǒng)意義上的高校學(xué)生事務(wù)的工作重心，學(xué)生工作者一般也較少去體驗(yàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，服務(wù)的需求也偏少，而學(xué)生一站式服務(wù)的模式也真正從學(xué)生的角度出發(fā)，以服務(wù)為宗旨，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生是主體，發(fā)揮學(xué)生自我成長(zhǎng)，自我管理，自我服務(wù)的重要性。傳統(tǒng)服務(wù)以管理為主，各自為政，服務(wù)在管理中體現(xiàn)，用戶(hù)體驗(yàn)性差、服務(wù)效率低、行政化現(xiàn)象突出。一站式服務(wù)以平臺(tái)化的建設(shè)思路，面向廣大師生在校“生命全周期”的服務(wù)，進(jìn)行服務(wù)化的改造，注重用戶(hù)體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)垂直應(yīng)用到綜合服務(wù)的轉(zhuǎn)型。用戶(hù)不再需要往返多個(gè)部門(mén)，無(wú)需關(guān)心流程涉及哪個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)、哪個(gè)經(jīng)辦人員，只需登錄一站式服務(wù)平臺(tái)，即可自助完成所需的服務(wù)。

3.2 從流程化向價(jià)值化轉(zhuǎn)變

在設(shè)計(jì)一站式服務(wù)時(shí)，學(xué)校作為服務(wù)與價(jià)值的供給方不應(yīng)該是唯一的視角，因此，一站式服務(wù)模式不僅涉及流程再造，還涉及流程再造的不同維度。校方在供給服務(wù)時(shí)的常規(guī)思維是我能夠提供什么，缺少換位思考即學(xué)生對(duì)服務(wù)和在校體驗(yàn)的需要是什么的思考。所以，在以校方的視角進(jìn)行流程再造時(shí)，需同時(shí)以學(xué)生的視角對(duì)與學(xué)生相關(guān)的價(jià)值環(huán)節(jié)進(jìn)行平行分析，較好的做法是由學(xué)生群體設(shè)計(jì)一個(gè)在校體驗(yàn)的價(jià)值鏈，并將基于學(xué)生需求的價(jià)值鏈與學(xué)校服務(wù)供給的價(jià)值鏈進(jìn)行工作模塊整合。學(xué)生事務(wù)一站式服務(wù)不是與學(xué)生相關(guān)事務(wù)的簡(jiǎn)單加總與歸并，價(jià)值鏈整合的意義在于根據(jù)學(xué)校發(fā)展、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)生群體變化等不斷發(fā)現(xiàn)價(jià)值并再造價(jià)值鏈。由價(jià)值鏈整合催生的學(xué)生認(rèn)同事務(wù)流程再造對(duì)大學(xué)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)不僅體現(xiàn)在學(xué)生服務(wù)政策和工作理念的人性化上，還表現(xiàn)在學(xué)生事務(wù)工作人員的可持續(xù)專(zhuān)業(yè)化發(fā)展上，最重要的是為學(xué)生工作取得了很好的和，塑造了最新的學(xué)校學(xué)生關(guān)系體系，間接地提升了學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。

3.3.從數(shù)據(jù)化向訴求化轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)分析則符合新公共服務(wù)的需求。大數(shù)據(jù)分析通過(guò)對(duì)碎片化信息的捕獲和處理獲得共性的偏好和習(xí)慣數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的加工實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)增值，進(jìn)而服務(wù)于決策。學(xué)生工作同樣蘊(yùn)藏著大數(shù)據(jù)，學(xué)生從招生入學(xué)到畢業(yè)離校的在校印跡包含著學(xué)生學(xué)習(xí)、生活中與學(xué)校眾多事務(wù)、行政部門(mén)工作交集的數(shù)據(jù)。對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，不僅可以獲得高校學(xué)生事務(wù)相關(guān)工作的整體需求與發(fā)展趨勢(shì)，更能前瞻性地預(yù)見(jiàn)未來(lái)工作的增長(zhǎng)點(diǎn)，適應(yīng)環(huán)境的變化，提前布局謀劃，滿(mǎn)足的學(xué)生多元化需求，從而改善學(xué)校的公共服務(wù)能力。大數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮依賴(lài)于青年一代行為方式的網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)高校而言，學(xué)校的事務(wù)和行政性崗位將根據(jù)流程再造和大數(shù)據(jù)的價(jià)值發(fā)現(xiàn)重新設(shè)置，崗位結(jié)構(gòu)和分布將更為科學(xué);同時(shí)，根據(jù)對(duì)事務(wù)性工作流的分析可以更為合理的安排一站式服務(wù)的工作時(shí)間，提升工作的針對(duì)性，進(jìn)而為學(xué)校贏得積極的外部評(píng)價(jià)。對(duì)學(xué)生而言，細(xì)致貼心的一站式服務(wù)將使學(xué)生獲得更為人性化的體驗(yàn)和難忘的校園記憶。同時(shí)，學(xué)生也會(huì)在學(xué)校事務(wù)性工作環(huán)節(jié)中獲得潛移默化的責(zé)任與職業(yè)教育，并學(xué)會(huì)對(duì)其他個(gè)體的尊重，養(yǎng)成對(duì)公共服務(wù)不斷優(yōu)化的認(rèn)知。

3.4從模式化向統(tǒng)籌化轉(zhuǎn)變

學(xué)生信息源多且種類(lèi)豐富，采集方式多種多樣，表格與信息的錄入也千差萬(wàn)別，由于每個(gè)部門(mén)的功能權(quán)限范圍不同，部門(mén)間信息采集相對(duì)獨(dú)立，因此各個(gè)系統(tǒng)采用的信息格式各不相同，造成了學(xué)生數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，而業(yè)務(wù)分散，涉及跨部門(mén)業(yè)務(wù)協(xié)同困難，學(xué)校按照不同屬性業(yè)務(wù)，將其學(xué)生管理工作分散到各個(gè)管理部門(mén)，學(xué)生處主要管理學(xué)生的迎新、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、勤工助學(xué)、貸款、補(bǔ)助等，團(tuán)委主要管理學(xué)生的各類(lèi)活動(dòng)。而具體到某些流程時(shí)，又會(huì)涉及到其他部門(mén)。學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)，需要到財(cái)務(wù)處、圖書(shū)館等多個(gè)部門(mén)進(jìn)行離校手續(xù)辦理，而一站式服務(wù)模式整合資源，將部門(mén)工作合并，促進(jìn)部門(mén)之間的整合，加強(qiáng)隊(duì)伍合作，提升工作效率。

高校一站式服務(wù)要確立“以人為本服務(wù)引領(lǐng)”的工作理念，尊重學(xué)生的主體地位，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推進(jìn)“管理育人”到“服務(wù)育人”的轉(zhuǎn)變。一站式服務(wù)不是信息化的終點(diǎn)，而僅僅是一個(gè)新的信息化時(shí)代的開(kāi)始。只有以服務(wù)為核心，尊重學(xué)生體驗(yàn)，提供個(gè)性服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)全員參與信息化，才能不斷推進(jìn)高校信息化事業(yè)的持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

（作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)）