文檔管理一體化的實現

孫悅

實踐證明，文件和檔案分開管理的體制暴露出了不少缺陷。為此，早在20世紀80年代初，我國檔案學界的有識之士就已提出應該改革這種將文件管理與檔案工作分開來進行的傳統(tǒng)體制，并隨后在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會上首次正式提出了檔案管理應該與文件管理一體化的思想。在電子文件時代，信息化和網絡化為新的檔案管理觀——文檔管理一體化提供了必要的物質技術和理論實踐基礎。

在電子文件時代，我國文檔管理一體化具備了一定的理論基礎和實踐基礎，同時也存在著許多困難和障礙。文檔管理一體化建設是一項系統(tǒng)工程，涉及面廣，要求統(tǒng)籌兼顧。只要我們充分利用現有的文書工作和檔案事業(yè)建設的成果，文檔管理一體化的實現并非遙不可及。

• 在現有檔案管理機構組織體系的基礎上，建立健全文檔管理機構組織體系。根據我國的實際情況，文檔管理一體化不可能也不應該完全打破現有的檔案管理機構組織體系，而應在現有機構體系的基礎上，建立文檔管理機構組織體系，最大限度地降低文檔管理一體化改革的成本和風險。具體方法是：以國家檔案局為班底組建由國務院直接領導的國家文檔局，賦予其掌管全國文書工作和檔案工作的職能，使之成為統(tǒng)管各部委、地區(qū)文檔管理分系統(tǒng)的強有力的職能機構。原國家檔案局下轄的各級檔案行政管理機構，如檔案局、處等相應改為文檔局、處，負責管理、指導本地區(qū)、本部門的檔案工作。此外，檔案館稱謂不變，職能不變，而檔案室則應改稱文檔室，是文檔管理一體化的前沿和基礎，既要負責對文件的生成、辦理、維護、歸檔等方面進行指導、監(jiān)督和管理，又要負責管理本單位的全部檔案并定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。

第二，加強立法，制定嚴密的文件檔案管理制度，構建我國文檔管理一體化的法規(guī)保障體系。法律法規(guī)是保障和促進我國文檔管理一體化穩(wěn)步健康發(fā)展的最有效和最強有力的章程，因此，必須加強這方面的立法。筆者認為，針對文檔管理一體化的立法至少包括三個層次：一是由國家權力機關制定，以現有《檔案法》及《檔案法實施辦法》為基礎的文檔管理一體化法律，賦予文檔管理一體化法律的地位;二是由國務院辦公廳及中共中央辦公廳制定以理順文書工作和檔案工作的關系、職能為目標的決定、規(guī)定和條例，賦予國家文檔局及其下屬各級文檔行政管理機關和檔案室（文檔管理一體化后稱為文檔室）管理、指導文書工作和檔案工作的職能;三是由國家文檔局（文檔管理一體化后的名稱，以原國家檔案局為基礎組建）制定和發(fā)布的通則、條例、規(guī)定、辦法和標準等，以協調、統(tǒng)一文書工作和檔案工作的具體細節(jié)為目標，實現文書工作與檔案工作的有效過渡。

第三，創(chuàng)建有中國特色的文檔管理一體化理論。我國檔案學理論的實踐基礎和檔案管理體制與歐美存在較大的區(qū)別，因此，創(chuàng)建中國特色的文檔管理一體化理論必須立足于中國的國情。我國有國家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角——檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網絡，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。筆者認為，這就是我國文檔管理一體化理論的邏輯起點，可以由此創(chuàng)建有中國特色的文檔管理一體化理論，推動我國文檔管理一體化進程。

第四，加強文檔工作者的緊迫感和責任感。電子文件時代，電子文件和電子檔案在管理方法上與紙質文件存在很大不同。新技術的運用要求實現電子文件全過程連續(xù)一體化管理，否則不可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實現，而文檔管理一體化將成為今后我國文書工作和檔案工作的重要發(fā)展趨勢。因此，檔案工作者必須加強學習國內外檔案學專業(yè)領域的新理論、新技術，廓清認識，更新觀念，與時俱進，實干與謀略并舉，改革與宣傳共進，爭取各方支持，以時代的緊迫感和責任感促進文檔管理一體化的實現。

第五，設計開發(fā)通用的文檔管理一體化系統(tǒng)。文檔管理一體化計算機系統(tǒng)的開發(fā)，不能僅從形式上將文件檔案兩個環(huán)節(jié)并在一起，更重要的是應從文檔工作的普遍規(guī)律，以本單位的實際需要和可能條件為基點，來統(tǒng)籌考慮兩個環(huán)節(jié)上的管理信息結構和功能結構，本著既模擬現行管理模式，又舍棄不必要的環(huán)節(jié)為原則，保留有用和合理的因素，再從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上來實現系統(tǒng)的整體優(yōu)化，以確保系統(tǒng)的高效性和穩(wěn)定性。在文檔管理一體化計算機通用系統(tǒng)的開發(fā)設計中，應注意兩點：一是數據結構的一致性。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。根據這二者在系統(tǒng)中運行的先后關系，決定了數據源應產生在文件處理環(huán)節(jié)。

• 加強文件檔案信息網絡化建設，使電子文件生命周期每個階段的處理行為都處于網絡環(huán)境中。目前，大部分行業(yè)的信息網絡都是依托于Internet建立起來的，行業(yè)內各單位只要建立自己的網站并接到Internet，各網站之間就可以進行鏈接，只要輕點鼠標便可訪問所需的網站。而各個站點間如何連接、用什么線連接，則由網絡服務商解決，每個站點只需負責提供和維護它所發(fā)布的信息。類似的，整個檔案專業(yè)系統(tǒng)的信息網絡也應依托于Internet，最大限度地利用現有的資源，建立自己的行業(yè)信息網。各單位要加大硬件投入，建立現代化的網絡系統(tǒng)，使電子文件的每個處理環(huán)節(jié)在計算機網絡中完成。

（作者單位：黑龍江省省直機關生活保障中心）