淺談對物資設備集中招標采購的關鍵因素

王宣妮

摘 要：本文結合實際經驗對物資設備集中招標采購的關鍵因素進行闡述，從管理體制、運行機制、供應商管理、以及在運行過程中取得的成效進行了深入探討。

關鍵詞：物資設備；集中招標；關鍵；因素

物資設備的集中招標采購是節約工程施工成本的重要指標，對于企業來說集中采購可以使采購數量增加，提高與賣方的談判力度，比較容易獲得價格折扣和良好的服務，但是招標采購過程也是存在風險的，由于過程中的一些不確定因素的出現造成實際招標結果與預期的目標偏離，不確定因素實際上是一種信息的不完備狀態，而完備信息可以很大程度消除不確定因素，信息增加不確定因素減少，招標采購的風險也相應降到最低，那我們就必須對招標采購的每個環節和細節進行嚴格的審查和把控。為了提高采購質量、采購物料統籌安排、進行專業化操作、降低采購成本完成預定目標。

下面我們對物資設備招標采購必須具備的關鍵要素進行闡述：

一、必須具備集中采購的管理體制

大宗物資設備集中統一、專業化采購與專業化管理有機結合進行管理。 實行歸口管理從總部到項目均有物資設備采購的分管領導、一個部門負責采購管理工作、一個部門實行專業化采購。也就是采購管理是“裁判員”，采購操作是“運動員”，兩者必須分開。另外兩者有機結合，采購環節之間相互配合、互相制衡的監督機制，才能采購權力公開，有效監督。減少了采購工作的隨意性，提高了對供應風險的預見性和防范能力。

二、必須具備科學合理的采購運行機制

集中統一的管理體制需要科學理性的運行機制作為基礎，專業化分工流程作保障，專業的對物資需求進行規律分析、供應市場研究、供應商管理、過程控制等專業化職能運行。打破了“一竿子插到底”的采購機制。全面實施集中招標和集中會審體制，增強了采購工作的預見性和主動性。

三、整合集團化資源，公開透明電子采購

企業總部立足于整合資源、集合批量、公開透明、陽光采購原則進行采購?？偛砍闪⒓芍行?，建立專業技術能力強、管理水平高的采購團隊，對整個集團進行電子化采購。電子化采購公開透明、信息集中度高、過程受控、全程在案、永久追溯。

四、嚴格供應商管理體系

企業實行供應商準入機制，全面審查資質證書、經營狀況、質量保證體系等基本情況。嚴格限定供應商準入時許可供應產品，只將其優勢產品列入準入目錄。實施采購時只能在許可的范圍內進行采購，嚴禁超許可目錄采購，杜絕“萬能供應商”。積極推行供應商年度評審制。 要求各項目以及供應商每月上報供應跟蹤表和供應商評價表。這樣雙重評價及時將供應過程中存在的問題反饋給采購方，以便及時優化和協調供應問題。全面建立供應商持續優化的機制，對供應商進行定期梳理和排名，及時清理資質查、資信和信用差、排名靠后的供應商。對供應商根據動態管理考核進行分級管理，對優秀的供應商在評標過程中給予適當的加分，在同等條件下可以優先選擇。

五、集中招標采購的成效

有效整合了物資需求資源。

解決了各分子公司以及項目之間分散采購各自為戰、單打獨斗的問題。特別是整合了各分子公司之前的大宗通用物資需求，形成了一個整體、一個聲音一致對外，提升了影響力和話語權。

集中采購計劃是采購項目立項的開始，好的開始影響整個過程，因此集中采購計劃的好壞嚴重影響了采購的結果。也就至關重要了。

對于集中招標采購計劃主要是來源于各個不同的下屬公司和項目，對于不同類型的施工項目涉及的材料品種各不相同，想要達到最佳性價比，我們就必須對前期采購計劃進行詳盡的分析和論證。認真研究計劃初步采購計劃，并對所有采購計劃逐條處理；按照“應招盡招”的原則，具體組織招標采購和比價采購工作，保證物資質量可靠和價格低廉；采購計劃形成的時機很重要。集團化采購需要我們定期對供應市場進行分析，這對不同品種、依據市場形勢變化和根據當前經濟走勢、市場行情以及國家政策進行分析比對，形成分析報告，指導企業市場形勢擇機進行采購，明顯的提升了對市場的把控能力。這樣確定一個合適的采購時機。合適的時間提出采購計劃，對整個采購過程也是一種成本節約。

采購需求計劃準確率、及時性和標準化程度嚴重影響招標結果，因為管理部門和使用單位忽視對采購計劃的管理，審核把關不嚴，計劃調整、項目變更等造成大量物資錯招或者誤招，造成浪費和積壓。因此采購計劃對我們前期必須認真對待，嚴格把關對需求計劃進行分析和處理。

對每個產品進行分析論證。我們拿到的采購計劃首先要對所有的采購產品進行分析，因為上報的采購計劃品種規格型號太多太繁雜，首先要對采購計劃進行整理，分類，將同類產品，規格型號歸類整理，進行包件劃分。另外需要將特殊規格型號進行甄別，例如有的產品是專利產品，那么我們就要對相應產品在劃分包件的時候進行詳細說明，要求投標單位在投標時必須有專利所有人的授權。還有針對特殊的設計需求進行研究，有些產品的規格型號是設計院在設計時針對某個產品的需求專門定制了相關的規格型號，這樣就要進行專門定制，需要我們對產品的功能性能進行了解，且尋找到應的生產單位進行定制加工。對于單一來源的產品就需要對生產廠家更細致得調研，是否滿足我們的設計要求的產品。

產品的市場調研。

我們需要從供應商整體實力、供應份額、合同執行情況、網上報價情況等方面進行調研。根據我們對產品的分析整理歸類后形成了初步的采購計劃，那我們在做正式采購之前就需要進行對擬招標的產品進行了解和落實，做到心中有數。落實資源是指按照物資計劃所列的品種、規格、型號、質量、數量和需用的時間，積極組織力量做好采購、加工定制、進口等工作，同時做好選擇和評價供應商的工作。不僅使計劃所列的物品有好的供應商來供貨，而且在企業緊急采購時或者市場動蕩嚴重，也能及時拿到質量可靠、數量足夠的物資。

因此市場調研是必不可少的環節。根據整理的初步計劃篩選出相應廠家進行實際考察了解，進一步對產品進行更深更細致的了解明確最后的需求信息。對潛在投標人進行前期的考察和研究。首先是通過網絡查詢進行初步篩選，其次就是實地考察，實地考察需要對潛在投標人信息進行核實和了解，確定潛在投標人是否有能力承接參與我們招標的產品。

首先能在盡可能短的時間內保證項目的需求，不至于延誤工期。給下一步采購方案和采購方式的確定提供了明確的思路和方法，在招標過程中少走彎路，節約了清標和評標的時間，且給評標過程理清了條理提升了評標的效率。其次采購質量保障奠定了基礎提供了相關的數據和檢查方法。供應商信息完善，大大降低了采購風險。最后從源頭著手嚴控每個采購環節，節約了采購成本。

六、有效整合了采購人力資源

對于集團化采購需要專業的采購團隊，

可以利用個分子公司和基層單位的采購人員和管理人員成立集采中心，實施專業化管理和采購業務操作，形成一支了解物資設備供應市場、熟悉需求規律、具有豐富實戰經驗的專業化管理團隊。另外借助全集團各個專業和領域的專業人才，建立專業的專家團隊，彌補集采中心專業技術力量薄弱的不足，形成專家主導的采購決策機制，采購科學化水平顯著提升。

七、完善整合了采購信息資源

首先通過集中采購電子化和管理信息化，促進了網上招標業務公開、規范采購管理、堵塞管理漏洞、提升了工作效率。其次通過網上集中招標完善和收集了供應商基本檔案和業績信息，實現了自動匯集與全面共享，徹底改變了信息割裂、采購決策缺乏充足數據支撐、管理監督不力等狀況，大幅提升了采購效率和工作質量。

八、管理水平大幅提升

確立了安全供應、及時供應、經濟供應的價值取向改善了兩個極端供應，要么不計成本保供應、要么追求最低價。建立了市場分析機制、需求研究、采購策略研究分析、過程控制等管理性工作。改善了供應商交貨質量問題和拖期問題。

九、反腐防線全面構筑，形成個人保護屏障

通過電子化采購、公開采購業務全過程，全面建設科學理性的采購運行機制，不僅營造了健康、透明的商業環境，全面構筑了反腐倡廉的鋼鐵長城。

管理制度、業務流程固化在系統中，采購全過程操作信息和結果信息全都記錄在案，暴露在“陽光”下，實現了“業務公開、過程受控、全程在案、永久追溯”采購人員不敢也不能腐敗，自我約束意識顯著增強。管理制度和業務流程全部固化到系統中強制執行，網絡外供應商采購得到了徹底遏制，解決了“無根”供應商采購問題。電子化采購實現了完全密封報價管理，從根本上屆決了暗箱操作的可能性；使采購價格不透明、價格高的等問題得到了有效解決；企業分子公司實時共享所有供應商信息； 給供應商提供了公平、公正的交易環境，讓誠實守信、質量可靠、交貨及時、服務優良、價格具有競爭力的優秀供應商享受優先的待遇。打造了供應商靠實力說話的公平商業氛圍。

另外，對于采購環節上的每一個工作人員通過管理制度和采購體制形成了一道保護屏障。物資設備采購處于權力與利益交織的漩渦，非常敏感，因此我們不僅要做好采購環節上的每一項工作同時要使每一個采購人員都堂堂正正做人、干干凈凈做事。也給企業打造一支想干事、能干事、不出事的采購隊伍，保證企業物資設備集中采購的順利供應。

十、結語

精品工程的鑄造源于每個細節的控制和材料的精挑細選，好的材料來源于每個專業管理制度的指導和專業采購操作的嚴格把關，因此集中招標采購成就了企業和供應商的雙贏合作。

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