關于對工程造價咨詢企業(yè)檔案管理的幾點建議

劉伶聰　孫甜甜

摘 要：對于工程建設項目單位來說，一個工程項目的建設不僅僅要考慮工程的質量安全問題，更要兼顧其帶來的經濟利益。本文重點闡述了工程造價咨詢檔案管理的自動化，從發(fā)展現狀入手，簡要分析了我國工程造價咨詢檔案管理的現有模式，然后對工程造價咨詢檔案管理的自動化技術的系統進行概述，最終闡述了適合本文論點的自動化技術的發(fā)展方向。

關鍵詞：工程造價；成本管理；中標；對策

1 引言

搞好工程造價管理工作，一方面，可以直接控制、節(jié)省投資，在一定投資額度情況下，取得最大的經濟效益；另一方面，可以間接規(guī)范建設市場競爭秩序，引導建設市場健康有序發(fā)展，取得良好的社會效益。在市場經濟條件下工程造價的控制、管理是一個動態(tài)過程，工程造價管理工作要始終貫穿于整個項目實施的全過程。為控制好工程建設資金，節(jié)約投資，做到有的放矢，下面就如何抓好工程造價管理工作，略談幾點淺識。

2 工程造價的作用與管理要求

由于我國工程造價真正的起步比較晚，發(fā)展也相對滯后，因此相對其他國家來說還存在一些不足之處，一位專家曾經說過：“當中國的造價工程師追求把項目的投資壓到最少而達到技術經濟效果最佳時，國外同行卻在追求全生命周期成本最低；當中國的造價工程師及其咨詢公司主要從事的業(yè)務還停留在計量計價時，國外的同行卻把注意力更多地投放于項目商務管理、工程造價的司法解決途徑以及受業(yè)主委托實施項目全過程造價管理等領域”。由此可見，我們跟發(fā)達國家還有相當大的差距。

2.1 建設項目工程造價控制的重要意義

建設項目的造價控制貫穿于項目的全過程，即項目決策階段、項目設計階段、項目實施階段和竣工階段都關系到建設項目的造價控制。統計資料顯示，在項目決策階段及設計階段，影響建設項目造價的可能性為30%～75%，而在實施階段影響建設項目造價的可能性僅為5%～25%。顯而易見，控制工程造價的關鍵就在于項目實施之前的項目決策和設計階段，項目決策是決定因素，而設計則是關鍵因素。控制工程造價不僅僅是防止投資突破限額，更積極的意義是要促進建設、施工、設計單位加強管理，使人力、物力、財力有限的資源得到充分的利用，取得最佳的經濟效益和社會效益。因此做好工程造價的控制工作，對保證和加速經濟發(fā)展具有一定意義。

2.2 控制建設項目工程造價的措施

建設工程造價的有效控制就是在投資決策階段、設計階段、工程發(fā)包階段、合同實施階段把建設工程造價的發(fā)生額控制在批準的工程造價限額以內，隨時糾正發(fā)生的偏差，保證項目投資目標的實現，以求在各個建設項目中能夠合理地使用人力、物力、財力取得較好的投資效益，最終實現使竣工決算控制在審定的概算額內，避免“三超”現象的發(fā)生，為了有效控制工程造價，應做好以下幾方面工作：工程造價的確定與控制貫穿于項目建設全過程，但決策階段各項技術經濟決策，對該項目的工程造價有很大影響，特別是建設標準水平的確定、建設地點的選擇、工藝的評選、設備選用等，直接關系到工程造價的高低。

3 工程檔案管理工作存在的問題

3.1 重視不夠，組織機構不健全

實踐中，部分工程參建單位存在重現場施工管理、輕內業(yè)資料整編的問題，有的等到面臨驗收了，才抽調人員，加班加點突擊整編資料。檔案管理工作組織機構不夠健全，有的職責不清，有的無專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴重。加之水利工程建設項目大都點多線長、施工流動性強、建設周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質量。

3.2 檔案資料整編管理規(guī)范性不夠

常見問題主要有：沒有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規(guī)范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時；部分資料不夠準確和完整；在文件、技術指令、通知等的管理上編號不清；資料簽名手續(xù)不全、書寫不規(guī)范，資料紙張大小、紙質不符合要求等。

3.3 檔案組織網絡不健全，檔案專業(yè)人才缺乏

灌區(qū)水利工程建設項目類別多，管理部門各異，大多各自為政，自行其是，沒有建立起系統性的檔案組織網絡，缺乏對檔案管理工作總體性的指導和監(jiān)督。同時，在灌區(qū)水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術人員居多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度、熟練掌握計算機技術進行檔案管理的專業(yè)人才更是奇缺。

4 對策及建議

4.1 建立健全檔案工作組織體系

各工程參建單位要切實重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設施的配備力度；遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統籌規(guī)劃，抓早收集；完善資料管理制度，協調各個生產環(huán)節(jié)（技術、質檢、材供等）與資料管理工作的關系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。

4.2 施工圖設計階段，對工程造價控制作用

從眾多的數據統計來看，施工圖設計階段基本決定了工程造價控制效果的好壞程度。目前，多數單位對施工圖階段的重視程度明顯不高。在施工圖設計階段進行時，只是委托設計單位初步的預算工程的造價，此種做法沒有起到任何效果。在施工圖設計階段中，如果工程造價咨詢機構參與其中，根據設計的進度，在不影響使用效果以及建筑美觀的基礎上，為設計單位提供眾多有助于工程進展的措施。在施工圖設計階段中，設計單位提供降低工程造價的合理化建議，及時發(fā)現浪費現象并且對設計進行修改，從而使影響工程造價的所有因素控制在合理低量，達到性價比最優(yōu)。

4.3 實施分階段檔案整編計劃

在工程開工前，根據施工進度安排編制整個工程項目的資料整編計劃并分階段實施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設同步。工程建設進展到一個階段，檔案資料集整編完成到一個階段；工程項目完工一個，檔案資料驗收一個。

4.4 嚴格把關，規(guī)范檔案驗收

這是保證項目檔案質量的重要環(huán)節(jié)，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢 查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。

5 結束語

面對經濟和科技的發(fā)展以及灌區(qū)水利工程建設的新形勢，檔案工作人員必須加強對檔案專業(yè)知識的學習，不斷提高檔案管理業(yè)務素質。對現有的檔案人員再教育，可通過委培、進修、培訓等多種形式，不斷拓寬知識面，優(yōu)化知識結構，掌握水利工程建設項目檔案管理的相關知識和計算機管理檔案的技能，更好地為灌區(qū)項目建設服務。

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