檔案管理電子化服務(wù)的建設(shè)

蹇天祥

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子檔案已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的檔案，而且電子檔案的使用頻率也越來(lái)越高，如今電子檔案在檔案管理方面有著重要的影響。電子檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，讓電子檔案成為了新型的檔案模式。相比傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)講，電子檔案在信息儲(chǔ)存方面更加的精準(zhǔn)、快速，能提高更加精準(zhǔn)的服務(wù)。就目前的發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理電子化建設(shè)變得越來(lái)越重要，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的一大重要問題，如何對(duì)電子檔案進(jìn)行管理和使用，是迫切需要解決的問題。本篇文章對(duì)電子檔案的影響和作用進(jìn)行分析和探究，并對(duì)如何進(jìn)行檔案管理電子化建設(shè)提出可行建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化建設(shè)；建議

引言：

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的不斷提高，各行各業(yè)都受到了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來(lái)的積極影響，在檔案管理工作方面也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理是在紙上進(jìn)行，在紙上進(jìn)行文字信息的記錄和存檔，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，電子檔案逐漸取締了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展下的產(chǎn)物，是一種新型的存檔方式。檔案管理是目前我國(guó)事業(yè)單位極為重視的問題，檔案管理的電子化更是為諸多企業(yè)提供了便捷，國(guó)家也加大了對(duì)檔案管理電子化建設(shè)的重視。

一、電子檔案在管理中存在的問題

（一）對(duì)電子檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

電子檔案的出現(xiàn)對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)是新事物，相關(guān)工作人員還未認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，對(duì)于電子檔案的功能和作用還了解的不是很充分，對(duì)電子檔案重視程度不高，忽略了電子檔案的存在沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案為工作帶來(lái)的便利。

（二）電子文件的存放問題和安全隱患

我們都知道，紙質(zhì)的檔案存放對(duì)環(huán)境是有一定要求的，不適宜的溫度或濕度都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成影響。同樣的，電子檔案在存放的過(guò)程中，也對(duì)存放環(huán)境有一定的要求，例如存放環(huán)境的溫度、濕度、灰塵磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)等等。電子檔案存放的理想溫濕度是14到20攝氏度，電子檔案在存放過(guò)程中，灰塵會(huì)對(duì)電子檔案會(huì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，導(dǎo)致所記錄的信息無(wú)法讀取和恢復(fù)，因此，電子檔案在存放的過(guò)程中，對(duì)存放環(huán)境必須要加以重視，避免信息的丟失和損壞。電子檔案還存在著一個(gè)極大的安全隱患，就是計(jì)算機(jī)病毒，一旦電子檔案感染了病毒，信息就會(huì)被篡改和刪除，影響非常大，所以在電子檔案的存放和安全管理方面一定要加以重視。

二、電子檔案為檔案管理帶來(lái)的影響

（一）檔案管理的內(nèi)容更加的豐富

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的內(nèi)容方面也發(fā)生了比較大的變化，傳統(tǒng)的檔案都是文字來(lái)記錄相關(guān)的工作內(nèi)容，電子檔案的出現(xiàn)，使檔案管理的內(nèi)容不再單一，可以采用文字、圖片、音頻結(jié)合的方式，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作的價(jià)值，其實(shí)電子檔案就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的不斷升級(jí)和優(yōu)化，擴(kuò)大了檔案管理的范圍，豐富了檔案管理的內(nèi)容。

（二）提高了服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的最終目的就是為企業(yè)或者機(jī)構(gòu)服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量是檔案管理的重要問題。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，優(yōu)化了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，電子檔案的到來(lái)，改變了檔案的生成方式，例如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔過(guò)程都可以在計(jì)算機(jī)上來(lái)實(shí)現(xiàn)，很多繁瑣復(fù)雜的程序在計(jì)算機(jī)上也能得到簡(jiǎn)化，提高了檔案管理的工作效率，由于互聯(lián)網(wǎng)上信息可以實(shí)現(xiàn)互通，在企業(yè)使用檔案的時(shí)候也大大的提高了使用速率，電子檔案的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)了歸檔方式，很大程度上為使用者提供了便捷的服務(wù)，同時(shí)也提高了服務(wù)質(zhì)量。

（三）優(yōu)化檔案信息的資源配置

電子檔案的出現(xiàn)，使得許多程序在計(jì)算機(jī)上就可以得以實(shí)現(xiàn)，減少了很多繁瑣且不必要的過(guò)程，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享和檔案資源的合理配置，有利于為企業(yè)和事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)的建議

（一）注重電子信息數(shù)據(jù)的保存

電子檔案就是數(shù)據(jù)可以和載體分開，在電子檔案為企業(yè)帶來(lái)便捷的同時(shí)，信息和載體的分離容易產(chǎn)生信息被篡改、破壞、盜竊以及病毒感染等諸多危害。所以必須要注重電子檔案的存放，盡管目前對(duì)電子檔案的保護(hù)技術(shù)有所進(jìn)步，例如信息加密、權(quán)限管理、防火墻技術(shù)等，但是同樣網(wǎng)絡(luò)上解密的手段也在不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)，保護(hù)電子信息數(shù)據(jù)的安全，是檔案管理電子化建設(shè)的核心內(nèi)容。因此，企業(yè)相關(guān)部門要加大對(duì)電子檔案的保護(hù)，防止信息泄露被破壞甚至進(jìn)行非法利用。

（二）把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案

目前很多行業(yè)還沒有實(shí)現(xiàn)檔案電子化業(yè)務(wù)，由于企業(yè)內(nèi)部缺少統(tǒng)一的電子信息平臺(tái)，所以最后檔案歸檔的仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。現(xiàn)在由于電子信息技術(shù)的提高，可以采用電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)在載體上。相關(guān)工作人員在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描之前，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定和整理，來(lái)確保轉(zhuǎn)化出來(lái)的數(shù)字化信息的質(zhì)量，最后在完成數(shù)據(jù)的對(duì)接，注意要對(duì)信息資源進(jìn)行及時(shí)的備份。

（三）加大硬件設(shè)施的構(gòu)建

檔案管理電子化建設(shè)工作的開展需要硬件設(shè)備作為支撐，檔案管理電子化需要通過(guò)硬件設(shè)備才能發(fā)揮出電子檔案的實(shí)際作用和價(jià)值，因此，國(guó)家和企業(yè)要結(jié)合目前檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際發(fā)展情況加大加快硬件設(shè)備的構(gòu)建，來(lái)不斷的提高電子檔案的管理效果。

（四）做好電子信息資源的收集

檔案管理電子化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，并不是是一朝一夕就可以完成的，需要相關(guān)工作人員在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中做好電子文件的收集，不斷的完善檔案管理電子化的內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案對(duì)企業(yè)和國(guó)家的發(fā)展都有重要的意義，檔案管理電子化建設(shè)也成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，因此國(guó)家和企業(yè)要不斷的加快檔案管理電子化的建設(shè)，來(lái)提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

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