基層研究室知識管理系統使用情況分析

/北京航天發射技術研究所

知識管理是近年來學術界和企業界關注的熱點。知識經濟時代，“知本”已經成為企業最重要的戰略資源，企業之間的競爭也越來越呈現出以知識為基礎的競爭。2008年，中國運載火箭技術研究院開始控索并逐步推進知識管理工作。此后不久，北京航天發射技術研究所知識管理系統上線運行。筆者基于基層研究室的知識管理系統用戶數據和調研，分析該系統的使用情況，提出提高知識管理系統效用的意見和建議。

一、知識管理系統的組成

研究所知識管理系統是所級實施知識管理的網絡平臺，分所級知識地圖、部門知識地圖和個人知識地圖。上傳到系統的知識，在所級知識地圖和部門知識地圖之間能自動同步。系統通用功能有搜索、上傳、下載、預覽、刪除、部門管理、隱藏、統計、導出等。

1.所級知識地圖

所級知識地圖設3個一級目錄，分別是經營管理、專業知識和系統管理（見圖1）。一級目錄下設二級目錄，二級目錄下設三級目錄。

2.部門知識地圖

部門知識地圖面向研究室、項目組、中心及車間，設有20個部門。以某部門為例，該部門知識地圖設有專業知識、經營管理、內部共享3個一級目錄。部門的“專業知識”按專業基礎樹索引與所級知識地圖的“專業知識”相對應，各部門按照本部門專業特點確定部門專業分支樹。部門分類及本部門知識地圖目錄如圖2所示，部門各一級目錄下設二級目錄，二級目錄下設三級目錄，見表1。部門上傳的文件可以自動同步到所級知識地圖對應的目錄下。

圖1 所級知識地圖框架

3.個人知識地圖

個人知識地圖是個人瀏覽幫助、記錄和個人感興趣的知識收藏。

二、知識管理系統的使用情況及分析

1.目前的知識共享方式

當前研究所的知識共享方式主要有以下3種。

一是“師傅帶徒弟”。師傅對徒弟口頭或手把手的知識傳授，雖然知識傳遞的效率不高、范圍受限，但對一些“只能意會、不能言傳”的隱性知識，非常有用。

二是強制共享。要求員工在規定時間內，必須發布多少條知識或提出多少條建議，或在完成規定工作后必須總結經驗并將知識保留下來，這對企業知識的積累有一定的作用。需要注意的是要保證上傳知識的價值。

三是內部市場。將員工發布的知識折算成點數或分數，進行經濟獎勵和精神獎勵。這一作法與強制共享結合，如目前正在開展的“隱性知識挖掘貢獻與應用指標要求”、“技術交流講座”，做到有計劃、有標準、有報酬，無論是員工的積極性還是上傳知識的質量，都得到了保證。

2.共享的意義

Authur Anderson公司提出了在知識管理領域十分普及的一個公式：

其中，K代表知識，P代表人，I代表資訊或信息技術，S代表共享。

圖2 部門知識地圖框架

表1 部門知識地圖目錄

當S=0時，K=P+I，會有下面3種情況：

一是當企業沒有實行信息化的時候，I=0，K=P；

二是如果企業能夠將信息化系統做好，K=P+I；

三是如果企業的信息化系統不成功，I取負值可寫為-I，則K=P-I。這說明了企業信息化系統的重要性。

因S位于指數位，故S對K有決定性的影響。換言之，如果有一個善于且樂于共享的組織文化，能夠快速提升與累積企業的知識能力。

3.研究室使用情況

個人頁面中，對個人知識管理系統的使用情況用總積分、新建知識、修改知識、上傳文件、修改文件、推薦文件、下載文件、評價文件數表示，個人數據匯總及計算情況見表2。

表2 個人數據匯總及計算

其中，總積分=新建知識+上傳知識+推薦文件+下載文件+評價文件，即

為保證數據準確、及時、全面，需要對原始數據做初步判定。以上數據采集時間在1天內，按系統顯示計入；將有明顯差異的數據21、22、24、25組進行人工剔除，其它有效數據進行計算。

散點圖。上傳和下載文件散點圖，如圖3所示。

總積分計算。結果如下：

方差

標準差系數

上傳文件計算。計算結果如下：

方差σ傳=268.75，標準差系數Vσ傳=3.06

下載文件計算。計算結果如下：

方差σ下=229.19，標準差系數Vσ下=1.57。

3組數據的標準差系數都比較大，表示數據離散程度非常高。其中，上傳文件個體差異最大。

4.上傳情況

知識管理系統啟動時，對各部門提出過強制上傳要求，大量文件上傳主要集中在這一時段，后續為零散上傳。為評價系統日常運行情況，將上傳文件數為2位數的數據剔除，留下表3的21組數據。

上傳合計59，人均上傳2.81，方差σ為2.50，標準差系數Vσ=0.89。42個月內，月均總上傳1.40，月人均上傳0.07。表2數據的標準差系數為3.06，表3則為0.89，說明表3數據比表2數據更有代表性。

圖3 上傳和下載文件散點圖

表3 上傳數據匯總

5.知識評價及共享情況

知識評價。知識評價是對知識價值進行評估，一般將評價因素考慮為知識的專業性因素和知識的流行性因素?？杀硎緸椋?/p>

其中，Vk表示具體某項知識K的評價價值結果，P代表知識的專業性因素，如用戶對知識的評分；G代表知識的流行性因素，如用戶對知識的閱讀、下載、評論、添加標簽、推薦、收藏、轉發等。

分別為各要素的比重系數，

知識共享評價。知識共享是對用戶的知識共享水平和知識水平進行評價，與用戶的專業技能、知識共享參與度和知識共享貢獻度相關?？杀硎緸椋?/p>

其中，是用戶知識共享水平和知識水平的評價結果，T代表用戶個人專業技能等級要素，如用戶技術職稱、專業崗位等；J代表用戶參與知識共享評價的程度，用戶對知識的各種操作行為，如閱讀、下載、評論、添加標簽、推薦、收藏、轉發、打分等；C代表用戶知識共享行為的貢獻程度，如被用戶共享的知識的價值，可用被用戶共享知識的平均評分或評分排行計算。

分別為各要素的比重系數，

知識計算。由表2可見，新建知識、修改知識、修改文件、推薦文件、評價文件的人月均值很小且遠小于人月下載均值3.47，可忽略不計；根據公式（3）和（4），在知識評價和知識共享評價中，僅考慮下載因素c2。

根據公式（1），表2取樣人數為P=34；

根據公式（4），共享S為月均下載

根據表3，知識I取月均總上傳為I=1.40

得月知識能力

系統運行42個月累加的知識能力

因此，可以得出以下7個結論。

一是上傳總數2989，下載總數4951，下載總數約為上傳總數的1.66倍，表明知識貢獻的主動性小于汲取知識的意愿，知識貢獻的主動性需要大力提倡和培養，一段時間內離不開對知識貢獻的強制要求。

二是總積分、上傳文件、下載文件3種情況的標準差系數都非常大，表明個體情況差別非常大，知識貢獻和知識汲取，很大程度上依賴于個人的意愿和習慣。

三是上傳文件的標準差系數最大，表明主動貢獻知識的差異最大。34組有效數據中，有4組數據的上傳數為零，有5組數據上傳數過百、其中1組數據中上傳數過千，表明上傳文件主要集中于個別員工，人數雖少但人均上傳文件數非常多，這部分員工主動貢獻知識進行共享的意識非常強烈，應予以鼓勵。

四是下載行為較為普遍，34組數據中下載數均非零；評分、評論、推薦、轉發等行為數極少，近乎為零，表明用戶除下載外其它共享行為尚未形成習慣。

五是下載內容多為標準、情況資料、論文集和“舉一反三”報告。其中“舉一反三”報告為強制性要求，上傳報告的格式規范且內容豐富，共享知識的價值得到保證。

六是標準下載依次為所標、院標、部標、國標及國軍標。設計人員反饋系統中所標收集完整，實用性好；其它標準收集不夠完整。希望增加航天質量管理要求的文件資料。

七是用戶希望能進一步完善系統，如強化搜索、收藏等功能。希望能統一知識地圖的目錄分類標準、完善目錄、減少目錄間的交叉和空檔，減少空目錄。

筆者運用有限的數據，嘗試對現行的知識系統管理使用情況進行初步分析。總之，當前知識管理系統運行有效、成績初顯，但知識推送、知識推理等工作尚在控索?！霸姇疂?，惟積乃厚，如水之淳，流演可久”，知易行難中，我們要充分認識知識管理工作的長期性和艱巨性，為知識強院而不斷努力?！?/p>