集團公司采購管理內部控制研究

張羽 杭州艾迪康醫學檢驗中心有限公司

內部控制理論為企業的發展帶來了新的契機，采購業務作為企業發展的基礎性業務，對其引入內部控制理論實有必要。

一、內部控制概述

內部控制從本質上說是職責分工制度和業務組織形式。具體來說是指在經濟活動中，為了保護資產完整和安全以及實現經營目標，各個組織和經濟單位建立起來的一種相互制約的制度。它因加強經濟管理的需要而產生，內部控制產生于加強經濟管理的市場背景并且隨著經濟的發展而發展完善的。早期，內部控制將確保會計信息資料的正確可靠以及保護財產的安全完整當成控制的重心，并且側重于以下三方面：錢物分管以及嚴格手續和加強復核。但是，近幾年，近代內部控制系統隨著商品經濟的發展和生產規模的擴大以及經濟活動日趨復雜化而逐漸形成并且發展完善。

二、集團公司采購管理

從下達計劃—生成采購單—執行采購—接收到貨—入庫檢驗—收集采購發票—采購結算到行嚴密的跟蹤以及監督采購過程中物流運動的各個環節狀態，實現對企業采購活動執行過程的科學管理就叫做采購管理。

對于集團公司來說，采購業務至關重要。具體而言，在集團公司中，一般天天和資源市場打交道只有采購部門，換言之，采購同時是企業和資源市場的物資輸入窗口以及企業和資源市場的信息接口。更進一步說，采購管理是保障集團公司保障物資供應并且與供應商建立起友好關系的關鍵所在。其次，集團公司采購管理中在下達計劃之前應增加供應商選擇，并且事先進行供應商首次篩選或年度篩選。

三、集團公司采購管理內部控制現狀

當前，為了能在激烈的市場競爭中，能為集團的發展搶占一席之地，集團公司開始重視內部控制，尤其是在采購管理方面的內部控制，但是由于起步晚，集團公司采購管理內部控制仍存在著不少問題。

(一)內部控制體系不完善

當前，集團公司采購管理內部控制的一大問題是體系不完善。具體表現為集團公司在采購過程中，缺乏宏觀指導，缺乏整體思維，往往只關注商品的價格，采購只遵循貨比三家的原則，采購內部控制體制形同虛設。根據最新國家統計局調查結果顯示，當前我國集團公司當中，仍有28.6%的公司在采購部門不設置內部控制管理體系，50.38%的公司，雖然采購部門設置相關的內部控制管理體系，但是在實踐當中內控體系并未發揮其應有的優勢；僅有32.02%的公司，在采購部門當中設置相應的內部控制體系，并且其內部控制在采購管理當中發揮了其應有的優勢。出現這種現象的原因有很多。首先是，與西方發達國家相比，我國內部控制起步晚，發展理論不夠完善，缺乏實踐經驗。其次是，部分集團公司內控意識薄弱，其雖然知道內部控制，但是卻將內部控制當中財務部門的事情，與采購管理無關。換言之，仍有很多集團公司并未真正了解內部控制體系的真正內涵[1]。

(二)內部控制舞弊現象

供應商選擇和入庫驗收是采購體系中舞弊事項的高發環節。當前，在集團公司采購貨物時，采購負責人收回扣的現象非常普遍，并且，在采購行業，采購者和供應商也往往有著千絲萬縷的關系。因此，雖然表面上，采購時，采購負責人會貨比三家，然后從中選擇最優的合作。但是，實際上，合作的供應商早已內定，貨比三家不過是表面功夫。之所以，在集團公司采購管理內部會出現舞弊現象，最主要的還是因為集團公司沒有完善內部控制體系，或者說沒有重視采購管理的內部控制，以至于給采購人員留下了舞弊的空間。換言之，內部控制舞弊現象，其實是集團公司在采購管理中不重視內部控制的必然結果[3]。

四、提升集團公司采購管理內部控制的對策

當前，集團公司采購管理內部控制中存在著內部控制體系不完善以及內部控制舞弊現象這兩大問題，嚴重阻礙了內部控制的優勢在集團公司采購管理中的發揮。因此，解決好這兩大問題，是提升集團公司采購管理內部控制的關鍵。

(一)建立健全采購管理內部控制體系

針對集團公司內部控制體系不完善的問題，對策是建立健全集團公司內部采購體系。具體而言，首先必須加強集團公司員工，尤其是采購負責人員對內部控制的重視。其次，要加大人員培訓力度。建立健全集團公司采購管理內部控制體系，離不開人才。因此，集團在招聘時，必須提高招聘要求，保障員工的素質，并且定期舉行培訓，給員工提供學習的機會，使得他們能夠掌握行業內最新的知識。最后，要從集團公司文化著手，在全集團公司營造一種重視內部控制的意識，使得員工在每日的工作中，時時刻刻能感受到內部控制的重要性。建立健全集團公司采購管理內部控制體系，光靠領導層還不夠，因為即使領導層重視內部控制，并且有足夠的能力建立起一套完善的內部控制體系，但是如果政策的實際執行者是一線員工，如若員工沒有意識到內部控制的重要性，不重視內部控制體系的維護和執行，那么無論多么完善的內控體系，不過是形同虛設罷了。因此，集團公司必須加大對內部控制體系建設的投入，盡快完善公司的內控體系，讓全體員工都能感受到內控體系的魅力、感受到內控體系對集團發展的重要性，讓全體員工從內心信仰內控體系，自愿遵循和維護內控體系[2]。

(二)加強監管，嚴懲舞弊現象

對于集團公司采購管理內控舞弊現象，對策有：加強管理，對舞弊行為嚴加懲罰，以起到教育和震懾的作用。具體而言，首先要在內控體系中單獨設置監察部門，確保監察部門獨立行使采購業務的監察權，不受公司其他單位和部門的干涉。此外，監察工作也要重點針對驗收環節，除了采購及倉儲的驗收外還要增加標準制定的技術部門以及質量部門的驗收，因為很多產品驗收需要較多的專業性，而一般公司倉儲部門只能對外觀進行驗收，而對實際質量有效期等不一定了解，存在驗收環節漏洞。其次，對于進一步完善采購的方式，克服貨比三家的采購模式的弊端。因為貨比三家這種詢價模式，對于比哪三家并不明確，采購負責人的自主性太大，這給其留下了極大的舞弊空間。因此，可通過招標的方式，來選擇合適的供應商。具體要求：一是在招標標準的制定中必須由相對獨立的第三部門對技術指標進行把關，同時技術部門也要參與招標過程；二是針對采購部門的職責建議進行再次細分，將采購詢價及招標的職能獨立出來，采購部一份為二，一部分是選定供應商的職能、一部分是采購工作的執行職能，且兩部分人員定期進行職能輪換，兩部分人員隸屬不同管理人員管理，互相監督互相配合[4]。

五、結束語

做好采購管理工作，對于集團公司來說，至關重要，因為對于一個公司來說，采購是保障其穩定發展的基礎和前提。當前，我國集團公司不斷加大對采購管理內部控制的研究，大大提升了集團公司采購管理內部監控的應用水平，為集團公司的發展提供了強有力的保障。