基層民政檔案管理存在的問題及對策

關紫庭

摘 要：隨著國家整體實力的提升與時代的進步，基層民政檔案管理水平與過去相比有了明顯的突破與創新，相關管理部門不僅能將傳統、老套的檔案管理模式和理念進行更新變革，還能將其他一些獨特的管理方式和技術等應用其中，從而為基層民政檔案管理的順利開展提供有利條件。但是很多問題也存在基層民政檔案管理工作中，如果相關管理團隊不能對問題進行及時的處理，那么就會影響檔案管理的質量。本篇文章就基層民政檔案管理存在的問題及對策展開相應的論述，并提出些許觀點，希望能對相關人士的研究有所幫助。

關鍵詞：民政檔案；管理；問題；對策

基層民政檔案管理工作是國家發展中重要的內容，它不僅對社會的平穩運作有著重要的影響，還與人們的生活和工作有著密切的聯系。在近幾年的發展中，很多基層民政部門逐漸提高了檔案管理工作的重視。一方面是由于落后的檔案管理模式已經不能滿足現階段社會發展需要，相關部門需要對檔案管理模式和理念進行創新，以此來保證檔案管理的順利開展。另一方面是由于現階段基層民政檔案管理中會存在很多的問題，需要相關管理團隊能對根據實際情況，制定出科學合理的解決方案，提高檔案管理水平。

一、基層民政檔案管理中存在的問題

1、對民政檔案管理重視程度低

造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展。但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識。

不僅如此，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作，并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力，對基層民政檔案管理水平有著嚴重的影響。

2、檔案資料收集不全

在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。

3、民政檔案的利用率較低

除了上述兩點內容外，基層民政檔案的利用率較低，也會在很大程度上影響檔案管理的水平與質量。由于民政檔案的種類比較繁多，不同的民政檔案具有不同的特點。再加上民政檔案的數量龐大，檔案管理人員有限，所以在收集檔案資料和整理檔案的過程中，就會出現檔案收集不全以及整理混亂情況的出現。而這種情況的出現會在很大程度上降低民政檔案的利用效率。

比如一些需要撫恤的人群或者軍人在進行工作安排或者其他調整的時候，就會受到檔案管理質量的影響而受到阻礙。這不僅威脅到了這些人群的利益，浪費了他們以及管理人員的時間，還間接的降低了基層民政部門整體的工作質量和效率。所以需要基層民政部門提高檔案利用率的重視。

二、提高基層民政檔案管理水平的對策

通過運用科學的管理手段以及管理方式對民政檔案進行管理，可以有效的確保民政檔案管理工作順利開展，并且為民政檔案管理工作的深入改革以及可持續性發展打下堅實的基礎。要想有效的提高基層民政檔案管理水平，那么相關管理部門就要對檔案管理團隊、檔案資料收集以及新型檔案管理技術的應用這三方面內容進行進一步的優化。

1、加強檔案管理工作人員的意識

對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。

2、及時整理檢查，提高管理效率

對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人事變動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確保現存檔案不丟失，無紕漏。

在完善、修訂、健全檔案借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、保管保密制度等干部人事檔案管理工作制度的基礎上，經常與業務部門負責檔案工作人員加強聯系，不僅在業務上給予指導，而且在具體操作上積極參與，使股室檔案和機關檔案同時進行規范化管理加強各民政科室和辦公室的協調和分工合作。加強對檔案柜、檔案室管理，整理檔案盒、裝訂材料、案卷目錄等。

3、注重電子信息技術的應用

由于國家科技實力的提升與進步，很多行業和相關部門在開展工作的過程中，都會合理的應用電子信息技術。通過電子信息技術，相關工作人員不僅能夠快速的得到信息數據，還能夠有效的提高工作效率和質量，同時還能節省很多查尋信息的時間減輕工作壓力，所以基層民政檔案管理部門也需要注重電子信息技術的應用。

借助電子信息技術，工作人員在管理檔案的過程中就能快速的找到所需要的信息資料，在簡化管理流程和步驟的同時，提高了檔案管理工作的質量。但要注意的是，相關管理人員在應用電子信息技術的過程中，一定要按照規范的流程步驟進行操作，并做好存儲設備的管理工作，以免檔案信息出現丟失或損壞情況。

三、結束語

如今，很多基層民政部門在開展工作的過程中，都能采用科學合理的管理方法和制度進行檔案管理工作，并將先進的管理理念和方案等融入到實際工作中，從而提高基層民政檔案管理水平和質量。對于檔案管理中存在的問題和難點等，相關工作人員也能對問題產生的原因進行全方位的分析，并根據實際情況，制定出妥善的解決方案，降低不良因素對檔案管理質量的影響。雖然現階段仍然有部分基層民政部門在檔案管理的過程中存在這樣那樣的問題，但是檔案管理整體水平已經得到了明顯的提升。相信在未來的發展中，基層民政檔案管理質量能夠得到進一步的提升，問題出現的幾率也會降低，為社會良好發展提供有利的保障。

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