試探石化行業(yè)物資采購管理存在的問題及建議

張劍 申志峰 于喜志

石油化工企業(yè)在運營過程中，需及時供給各類物資，才能順利執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)，讓企業(yè)保持相對穩(wěn)定的運營狀態(tài)。這就要求石油化工企業(yè)有效加強物資采購管理，構(gòu)建一條完整、健康的供應(yīng)鏈。基于此，本文對石油化工行業(yè)物資采購管理當中存在的部分問題進行了分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

石化行業(yè)物資采購管理存在的典型問題

盡管石油化工企業(yè)對物資采購管理愈來愈重視，但從整個行業(yè)來看，部分石油化工企業(yè)在采購管理工作實施過程中還是存在著一定通病：（1）采購流程問題。一些石油化工企業(yè)采購程序相對單一，即便執(zhí)行不同類型的采購計劃，也采取同質(zhì)化的采購流程。這樣可能會增加采購人員的工作負擔，也不利于采購成本管控。例如，化工材料、建筑材料等均存在一定市場標準，此類材料用量較大，價格相對透明，且價格存在著一定波動性；勞保物質(zhì)、機電設(shè)備等價格波動則相對較小。若上述兩類都采取同樣的采購策略及采購流程，可能會失去價格優(yōu)勢，進而導致成本增加。（2）供應(yīng)商管理問題。通常情況下，石化企業(yè)規(guī)模較大，供應(yīng)商數(shù)量相對較多，容易出現(xiàn)供應(yīng)商管理紊亂的現(xiàn)象。部分采購人員對供應(yīng)商及市場調(diào)查不夠深入，無法充分把握供應(yīng)商產(chǎn)品及價格狀態(tài)，在供應(yīng)商選擇方面缺乏充分的根據(jù)，存在一定隨意性。同時，采購部門不能定期對供應(yīng)商進行考察、評估，也就無法實現(xiàn)對供應(yīng)商的系統(tǒng)化管理。（3）信息化建設(shè)有待完善。雖然很多石化企業(yè)在采購管理當中已經(jīng)引入了電子信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能相對單一，只能實現(xiàn)較為簡單的統(tǒng)計、打單等功能，同時，采購信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)端口不兼容，存在 “信息孤島”現(xiàn)象，也就無法實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)其享，使得采購管理效率受到制約。

石化行業(yè)物資采購管理原則分析

在物資采購管理當中，為了確保相關(guān)工作規(guī)范化實施，石化企業(yè)應(yīng)遵循以下幾個原則：（1）比價采購。在所有物資采購過程中，都要“比價、比質(zhì)”，在質(zhì)量相同的情況下比價格；在價格相同的情況下比質(zhì)量；若質(zhì)量、價格差異性都不大，則要比較供應(yīng)商的服務(wù)，以此來獲得更好的采購效果。（2）招標采購。在進行大宗物資采購或采購物資涉及金額較大時，要實施統(tǒng)一招標采購。通過公開招標，篩選“物美價廉”的產(chǎn)品，也能夠找到信譽良好的供應(yīng)商。公開招標在一定程度上可抑制不正常競爭，避免腐敗現(xiàn)象，保證物資采購的公平性。（3）流程化管理。在物資采購過程中，其他部門要配合采購部完成采購任務(wù)，通過相互協(xié)作、互相制約、共同把控，形成一個采購前核查、采購中監(jiān)督、采購后備案的標準化管理流程，實現(xiàn)全過程監(jiān)管。

完善石化行業(yè)物資采購管理的相關(guān)建議

3.1優(yōu)化采購流程。在采購流程優(yōu)化過程中，以集中采購及供應(yīng)鏈過程控制為導向，對相關(guān)環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)進行整合，形成計劃、采購、物流、質(zhì)控四個主要單元，明確分工職責，進行決策與執(zhí)行。分類，操作與控制分離，構(gòu)建出一個一體化的供應(yīng)鏈服務(wù)中心，徹底改變以往分散采購的局面。其中計劃單元專門負責采購計劃、策略制定，但對采購價格形成以及供應(yīng)商篩選具有選擇權(quán)。同時要協(xié)調(diào)采購單元、物流單元及質(zhì)控單元相關(guān)工作，成為整個采購管理系統(tǒng)當中的組織者與決策者。通過構(gòu)建上述單元，明確各方權(quán)責，確保采購工作秩序化進行。另外，企業(yè)內(nèi)部可單獨成立供應(yīng)鏈管理辦公室，負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)、監(jiān)督及輔助其他部門，實現(xiàn)橫向協(xié)調(diào)。供應(yīng)鏈管理辦公室要針對采購工作制定相應(yīng)的績效考核標準，從而對采購工作各個環(huán)節(jié)進行有效評價，并定期發(fā)布考核結(jié)果，充分反映出采購流程中存在的問題，再探討出針對性解決措施，從而對采購流程進行持續(xù)性優(yōu)化。

3.2加強供應(yīng)商管理。在供應(yīng)商選擇過程中，需結(jié)合采購物資的差異，篩選合適的供應(yīng)商及采購方式。例如，在戰(zhàn)略性物資采購方面，由于此類物資采購風險相對較大、價值比率較高，供應(yīng)商選擇方面耍密切關(guān)注其技術(shù)實力、創(chuàng)新能力以及運營穩(wěn)定陛等。當選定優(yōu)秀供應(yīng)商后，盡可能與其建立長久合作關(guān)系，達成“雙贏”目標。又如，常規(guī)型物資采購方面，石化企業(yè)可篩選一些集成供應(yīng)商，與其簽署長期合作協(xié)議，這樣便能夠隨時下單，確保采購供應(yīng)效率，甚至實現(xiàn)“零庫存”管理，進一步壓縮采購管理成本。再如，在瓶頸性物質(zhì)采購方面，石化企業(yè)要注重培養(yǎng)穩(wěn)定供應(yīng)商。同時，加強相關(guān)物資供應(yīng)商搜尋，在市場當中找到同類供應(yīng)資源或替代性資源，培養(yǎng)良好的競爭環(huán)境，以此來控制采購成本。供應(yīng)商評價也是供應(yīng)商管理過程中重要的環(huán)節(jié)之一。在供應(yīng)商評價方面應(yīng)該試試動態(tài)化、量化考核評價，客觀、真實地反映出供應(yīng)商實際情況。在具體評價工作實施過程中，采購管理部門要與其他部門加強協(xié)作。例如，在原材料供應(yīng)商評價活動當中，采購管理部門要與質(zhì)檢部門溝通，定期對物資進行抽檢，詳細記錄抽檢結(jié)果，確保物資質(zhì)量達到標準要求。在考核評價的時，還要注重供應(yīng)商的時間柔性，判斷供應(yīng)商是否能夠跟隨石化企業(yè)訂單變化、交貨期變化等作出有效調(diào)整，并將供應(yīng)商物流、庫存情況納入考核體系當中，實現(xiàn)綜合化的考評。

3.3完善相關(guān)信息化建設(shè)。采購信息化管理系統(tǒng)主要由兩部分構(gòu)成，包括采購管理系統(tǒng)及物資供應(yīng)管理系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)可相互支持，在擴大采購業(yè)務(wù)運作范圍的同時，也能夠為內(nèi)部業(yè)務(wù)處理提供有效支持。兩者之間要保證數(shù)據(jù)端口互通，使用同一套主機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)，完全實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互及共享。同時，采購信息化管理系統(tǒng)要與石化企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)連接，這樣便能夠有效提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理數(shù)據(jù)等信息數(shù)據(jù)，為采購決策提供有效支持，避免出現(xiàn)“信息孤島”。

石化行業(yè)在物資采購管理過程中，要遵循分類管理的原則，通過優(yōu)化采購流程，加強供應(yīng)商管理，并加快信息化建設(shè)步伐，逐漸構(gòu)建出一個標準化的采購管理體系，促使各項采購工作規(guī)范化實施，保證物資穩(wěn)定供應(yīng)。