基于大數據時代背景的檔案管理工作探析

高玉娟

隨著計算機與信息化技術的發展，大數據應運而生，并被廣泛應用于各行各業，并帶來了新的社會變革，當前儼然已近進入了大數據時代。在這個時代背景下，傳統的檔案管理工作迎來了新的發展機遇。文章主要對大數據時代背景下的檔案管理工作進行了探析。

大數據的應用為各行各業的發展帶來了新的機遇。傳統的檔案管理工作在大數據時代背景下也煥發了新的牛機。通過大數據技術的應用，方便了用戶對檔案信息的檢索與查閱，并使得海量的檔案信息得以完整保存，提高了檔案管理的現代化水平。

應用大數據技術進行檔案管理的必要性

電子檔案的管理需要人數據技術

在當前大數據時代背景下，紙質檔案逐步被電子檔案所代替，越來越多的電子檔案被人們所使用，電子檔案的云服務與云存儲對檔案的現代化管理有著十分直接的影響。以往在管理檔案的過程中，往往不會重視電子檔案的錄入工作，嚴重影響了檔案管理丁作的發展。相對于紙質檔案，電子檔案文件價值更大，可以使電子檔案信息的利用效率得到有效提升，所以，現代化的檔案管理工作中大數據技術的應用十分關鍵，其能夠集中管理海量的檔案信息，同時在相關的程序下，用戶能夠快速的查閱，最終使檔案管理的數據服務水平得以提升。

檔案數據的存儲與備份需要人數據技術

一直以來，數據庫都在不斷存儲大量的檔案數據信息，久而久之，存儲器剩余的內存越來越小，嚴重影響了檔案數據的錄人，不利丁重要檔案數據的保存。尤其是在政府部門以及企事業單位，有著大量的檔案數據資料，由于存儲空問的不足，往往會銷毀一定的檔案數據，極有可能導致一些重要資料的流失，降低了檔案管理工作的質量。而在大數據時代下，不當提供了超大的存儲容量，而且存儲更加便捷，可以實現各種檔案資料的快速存儲與備份，保證檔案資料的完整性。

檔案管理的技術手段更新的需要

檔案數據庫在長期的運營中，其信息資料越來越多，因而使得對目標檔案信息的檢索與查找變得愈加困難，在大量時問被耗贊的同時也不一定能查找到所需的信息。而大數據技術在檔案檢索方面具有很大的技術優勢，能夠大大提升檔案檢索和存儲的效率。大數據處理技術通過對檔案信息的自動分析與整理，進而提供科學的決策建議。由此可知，大數據技術為檔案管理技術的升級提供了技術基礎。

大數據時代背景下的檔案管理工作

實現檔案大數據的云存儲

在當今大數據時代背景下，在檔案管理工作中，對檔案進行云存儲，才可以使電子檔案信息的完整性得到有效保障，同時避免電子檔案管理中的各種問題。完善的信息化設施是實現檔案大數據云存儲的前提，促使信息數據處理能力的提高，確保用戶對檔案服務的需求得到更好的滿足。其中需要完善的信息化設施包括電子檔案軟、硬件服務，以及大數據服務平臺，通過在云系統中存儲檔案數據信息，以此對用戶的需求進行分析，進而進行有效的服務方案的制定。此外，政府主管部門應當進行統一的云系統的構建，例如各級政府在充分考慮當地檔案館的實際情況的基礎上進行云檔案存儲管理中心的構建，并通過網絡連接到國家云檔案管理中心，對檔案數據進行存儲并備份，盡可能將檔案丟失風險降到最低。

進行數字檔案館的建設

大數據和數字化密不可分，在應用大數據的過程中，必須對檔案館進行數字化建設，最終成為數字化檔案館，提高數字化水平，使用戶能夠得到更加便捷的服務，實現檔案管理的目標。在數字檔案館的建設過程中，要對人們的檔案資源體系進行完善，同時劃分電子檔案類型，使用數字系統實現對復雜結構數據的管理，從而使檔案大數據建設水平得以提高，使檔案服務的要求得以滿足。與此同時，還要依據相關要求，結合檔案館的實際情況，將紙質檔案轉變為電子檔案，以使檔案利用率得到提升，使一些重要檔案信息得以有效保護，避免了紙質檔案在查閱過程中的損壞。

提高智能檢索能力

在當前大數據時代背景下，高效率是一個重要的標志。檔案館整體服務能力的全面提升，需要更加完善的設計檔案的智能化檢索功能，通過對不同類型的檔案實行分類管理，促使用戶檔案檢索效率的提高為用戶節約了檢索時間，從而實現了檔案館檢索服務能力的提升。與此同時，技術人員要將可視化的分析工作充分做好，為用戶提供更多直觀的檔案數據，幫助用戶更方便的查詢到目標信息。例如，通過相應模型的建立，再在模型中放人數據，預測未來檢索數據，進而更多的算法被挖掘，以此使檔案檢索的精確度得以提高，最終實現檔案的智能化檢索。

培養大數據管理的高端人才

任何先進的技術與理念的應用都離不開入，尤其是在當前大數據時代背景下，檔案管理工作必須依靠高端的人才才能夠實現管理工作的轉變。在以往的檔案管理人員中，都普遍缺乏大數據方面的知識，對于大數據的應用及其管理系統都無法熟練的掌握和使用，這樣會極大的影響檔案管理工作的效率。所以，大數據下的檔案管理工作，現代化的檔案管理人才培養是～個十分重要的問題。第一，對于高校，需要與時俱進，開設相關技術與管理的復合型專業，培養既懂技術又懂管理人才。第二，通過新時代下的檔案管理高端人才的引進，實現對檔案管理人員的知道，使當前的檔案管理人員能夠更好的適應大數據時代下的檔案管理工作。第三，對于人才的培養，需要增加資金投入。培養人才離不開資金的保障。

加強檔案數據的安全管理

檔案管理工作在大數據的應用下使得管理效率得到顯著提高，并節約了工作成本。然而，檔案都是十分重要的資料，而大數據下存在數據丟失的可能性，因此，加強檔案數據的安全管理十分必要。一個小小的存儲卡就能夠存儲海量的數據信息，其具有十分顯著的優勢，同時也有可能導致數據丟失，例如網絡病毒、存儲卡被損壞等。所以，大數據時代背景下要重視檔案數據的安全管理。相關的工作人員要強化自身檔案安全保護意識，防止將網絡病毒帶到檔案管理系統中。此外，還需要制定一些具體的檔案管理流程規范，防止誤操作將造成檔案數據的流失。

大數據時代是傳統檔案管理工作實現現代化管理的重要機遇，通過分析當前檔案行業的實際情況，找到大數據與檔案管理工作的契合點，引入大數據技術，提高檔案管理的服務水平。在大數據的推動下，檔案管理工作也將實現智能化的管理，從而提升檔案管理工作的質量。