事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

何其昌

隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)越來越廣泛的應(yīng)用于日常生活的方方面面。傳統(tǒng)的事業(yè)單位在檔案管理的工作上面也要與時(shí)俱進(jìn)。將信息化建設(shè)應(yīng)用于檔案管理之上，旨在將社會發(fā)展和事業(yè)單位工作之間進(jìn)行契合。文章探討了現(xiàn)在事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀和信息化的策略。

信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主流，在社會中事業(yè)單位的檔案管理信息化也是將來發(fā)展的主要趨勢。改革傳統(tǒng)的管理模式，將新科技應(yīng)用于檔案管理智商可以使原有的工作變得簡單快捷，并解決許多現(xiàn)階段的問題，穩(wěn)步提升事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)情況。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)及趨勢

電子檔案本身的特點(diǎn)。我國的事業(yè)單位的檔案管理情況，一般都是采用紙質(zhì)記錄，這樣就存在對于檔案的保存問題。比如說要防霉防蛀，還要保持一定的環(huán)境溫度和環(huán)境濕度，對保存的環(huán)境有著特定的要求，這樣就導(dǎo)致了保存成本的增加。如果對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描，保存在電腦上制作成電子檔案，這樣就可以避免紙質(zhì)檔案因?yàn)轭l繁調(diào)用而導(dǎo)致檔案損壞。制作成電子檔案有著許多特點(diǎn)，比如說具有可復(fù)制性，這時(shí)電子檔案和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別之一。第二，電子檔案操作輕松方便，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)的繁重，電子檔案保證了檔案頁面的整潔。然后，電子檔案還可以實(shí)現(xiàn)資源共享的功能，將一份檔案在異地讓多人使用，提高了檔案在使用過程中的價(jià)值。

電子檔案的使用優(yōu)勢。電子檔案在管理上也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著許多優(yōu)勢。在事業(yè)單位的管理體制下，需要經(jīng)過許多復(fù)雜的過程才能查閱到需要的檔案。而且紙質(zhì)檔案也會在查閱過程中收到損壞和老化，還會因?yàn)槿藛T的錯(cuò)誤操作導(dǎo)致打亂了檔案原本的正確順序，制造不必要的麻煩。信息化應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理上，不僅可以極大地提高查閱檔案的效率，還可以在讓人員在瀏覽電子檔案的時(shí)候不會對檔案進(jìn)行破壞，也不會使檔案的順序和排列出現(xiàn)錯(cuò)誤。所以電子檔案在事業(yè)單位的檔案管理上有著傳統(tǒng)檔案不可比擬的優(yōu)勢。

檔案信息化建設(shè)的趨勢。現(xiàn)在事業(yè)單位已經(jīng)在積極的推進(jìn)信息化的建設(shè)，檔案管理信息化也符合現(xiàn)在事業(yè)單位的發(fā)展要求。在檔案管理上，推進(jìn)信息化的進(jìn)程也是十分重要的，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)也是十分有必要的，如果檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，那么就可以將事業(yè)單位檔案管理推向新的高度。各地的黨政機(jī)關(guān)也要積極地推動(dòng)信息化進(jìn)程。電子政務(wù)工程是十分重要的，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《綱要》，要各地的事業(yè)單位投入精力去進(jìn)行信息化的建設(shè)。事業(yè)單位要加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案庫的力度，將簡歷數(shù)字化的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺和服務(wù)檔案網(wǎng)站作為工作的重點(diǎn)，不斷改善數(shù)字化檔案館的建設(shè)和日常維護(hù)工作。

深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究

提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。提高事業(yè)單位檔案管理人員的自身素質(zhì)和工作能力對于檔案信息化的建設(shè)來說有著十分重要的作用。提高管理人員的專業(yè)能力，就需要加強(qiáng)對于相關(guān)人員的素質(zhì)和技能培訓(xùn)，使工作人員的計(jì)算機(jī)能力水平有著顯著地提高，對于實(shí)際的工作操作有著熟練地運(yùn)用能力。此外，還需要提高檔案工作人員的自身心理素質(zhì)，提高其對于檔案工作的重視程度，在思想上有著重要的考量。還需要事業(yè)單位建立好專業(yè)的考核制度，這樣有利于培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。

加快檔案管理的硬件建設(shè)。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，需要配備相應(yīng)的硬件設(shè)備。這就需要相關(guān)部門加大對于硬件的投入力度。為了長期保存檔案資料，就需要性能穩(wěn)定和保護(hù)性好的硬件設(shè)施，這樣不僅可以減輕操作人員的工作負(fù)擔(dān)，避免長期的維護(hù)工作，還可以將新興的高技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來。良好的硬件設(shè)備對于工作有著十分重要的意義。優(yōu)秀的硬件設(shè)備可以將更大規(guī)模的檔案進(jìn)行存儲和管理，對于信息的錄入和管理有著許多的優(yōu)勢。

制定合理的檔案管理總體規(guī)劃。制定合理的檔案管理總體規(guī)劃是非常重要的。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)適用于自身特定情況的規(guī)劃方案，既要考慮到系統(tǒng)的靈活性，也要考慮到系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。此外，工作人員自身的素質(zhì)也需要提高，這樣才可以建立一個(gè)合理科學(xué)的檔案管理總體規(guī)劃。一個(gè)符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的網(wǎng)絡(luò)管理模式可以有效地管理事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)，提高檔案管理的水平。

建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站對事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)是十分有必要的。一個(gè)好的檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的重要手段。將檔案信息服務(wù)、信息咨詢和查找等功能以網(wǎng)頁的形式提供給相關(guān)工作人員，可以減少工作時(shí)間和工作難度。電子檔案的歸檔、下載、瀏覽和使用都可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，和可以將具有升級能力和值得開發(fā)的檔案信息進(jìn)行合理科學(xué)的管理。檔案的信息化開展對于我國的發(fā)展有著十分重要的推動(dòng)作用，保障檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展可以有效地將數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行利用、更新和分析。建立一個(gè)專業(yè)的網(wǎng)站需要專業(yè)的工作人員來維護(hù)和管理，不定期的對網(wǎng)站的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，在確保安全性的同時(shí)可以積極的對于網(wǎng)站的功能進(jìn)行拓展。

總而言之，目前的事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)有著良好的發(fā)展前景，對于促進(jìn)我國的信息化建設(shè)有著十分重要的推動(dòng)作用。同時(shí)也應(yīng)注意到在信息化建設(shè)過程中存在的針對性弱和關(guān)注度低等問題。