事業單位檔案信息化建設

何其昌

隨著我國經濟和科技的快速發展，檔案管理信息化已經越來越廣泛的應用于日常生活的方方面面。傳統的事業單位在檔案管理的工作上面也要與時俱進。將信息化建設應用于檔案管理之上，旨在將社會發展和事業單位工作之間進行契合。文章探討了現在事業單位檔案工作的現狀和信息化的策略。

信息技術的快速發展已經成為當今時代發展的主流，在社會中事業單位的檔案管理信息化也是將來發展的主要趨勢。改革傳統的管理模式，將新科技應用于檔案管理智商可以使原有的工作變得簡單快捷，并解決許多現階段的問題，穩步提升事業單位檔案信息化的建設情況。

事業單位檔案信息化建設的特點及趨勢

電子檔案本身的特點。我國的事業單位的檔案管理情況，一般都是采用紙質記錄，這樣就存在對于檔案的保存問題。比如說要防霉防蛀，還要保持一定的環境溫度和環境濕度，對保存的環境有著特定的要求，這樣就導致了保存成本的增加。如果對紙質檔案進行電子掃描，保存在電腦上制作成電子檔案，這樣就可以避免紙質檔案因為頻繁調用而導致檔案損壞。制作成電子檔案有著許多特點，比如說具有可復制性，這時電子檔案和紙質檔案的最大區別之一。第二，電子檔案操作輕松方便，相較于傳統的紙質檔案在查閱時的繁重，電子檔案保證了檔案頁面的整潔。然后，電子檔案還可以實現資源共享的功能，將一份檔案在異地讓多人使用，提高了檔案在使用過程中的價值。

電子檔案的使用優勢。電子檔案在管理上也比傳統的紙質檔案有著許多優勢。在事業單位的管理體制下，需要經過許多復雜的過程才能查閱到需要的檔案。而且紙質檔案也會在查閱過程中收到損壞和老化，還會因為人員的錯誤操作導致打亂了檔案原本的正確順序，制造不必要的麻煩。信息化應用于事業單位的檔案管理上，不僅可以極大地提高查閱檔案的效率，還可以在讓人員在瀏覽電子檔案的時候不會對檔案進行破壞，也不會使檔案的順序和排列出現錯誤。所以電子檔案在事業單位的檔案管理上有著傳統檔案不可比擬的優勢。

檔案信息化建設的趨勢。現在事業單位已經在積極的推進信息化的建設，檔案管理信息化也符合現在事業單位的發展要求。在檔案管理上，推進信息化的進程也是十分重要的，推動數字化檔案館的建設也是十分有必要的，如果檔案進行數字化的處理，那么就可以將事業單位檔案管理推向新的高度。各地的黨政機關也要積極地推動信息化進程。電子政務工程是十分重要的，根據國家檔案局發布的《綱要》，要各地的事業單位投入精力去進行信息化的建設。事業單位要加強建設信息化檔案庫的力度，將簡歷數字化的數據服務平臺和服務檔案網站作為工作的重點，不斷改善數字化檔案館的建設和日常維護工作。

深化事業單位檔案信息化管理的策略研究

提高管理人員專業素質。提高事業單位檔案管理人員的自身素質和工作能力對于檔案信息化的建設來說有著十分重要的作用。提高管理人員的專業能力，就需要加強對于相關人員的素質和技能培訓，使工作人員的計算機能力水平有著顯著地提高，對于實際的工作操作有著熟練地運用能力。此外，還需要提高檔案工作人員的自身心理素質，提高其對于檔案工作的重視程度，在思想上有著重要的考量。還需要事業單位建立好專業的考核制度，這樣有利于培養出高素質的檔案信息化管理人才。

加快檔案管理的硬件建設。事業單位的檔案信息化建設，需要配備相應的硬件設備。這就需要相關部門加大對于硬件的投入力度。為了長期保存檔案資料，就需要性能穩定和保護性好的硬件設施，這樣不僅可以減輕操作人員的工作負擔，避免長期的維護工作，還可以將新興的高技術應用到檔案管理工作中來。良好的硬件設備對于工作有著十分重要的意義。優秀的硬件設備可以將更大規模的檔案進行存儲和管理，對于信息的錄入和管理有著許多的優勢。

制定合理的檔案管理總體規劃。制定合理的檔案管理總體規劃是非常重要的。事業單位的檔案信息化建設需要一個適用于自身特定情況的規劃方案，既要考慮到系統的靈活性，也要考慮到系統的可擴展性。此外，工作人員自身的素質也需要提高，這樣才可以建立一個合理科學的檔案管理總體規劃。一個符合經濟發展需求的網絡管理模式可以有效地管理事業單位的檔案系統，提高檔案管理的水平。

建立一個實用的檔案信息網站。一個實用的檔案信息網站對事業單位的檔案信息化建設是十分有必要的。一個好的檔案信息網站是事業單位實現信息化檔案管理的重要手段。將檔案信息服務、信息咨詢和查找等功能以網頁的形式提供給相關工作人員，可以減少工作時間和工作難度。電子檔案的歸檔、下載、瀏覽和使用都可以通過網絡來實現，這樣不僅可以實現檔案信息的資源共享，和可以將具有升級能力和值得開發的檔案信息進行合理科學的管理。檔案的信息化開展對于我國的發展有著十分重要的推動作用，保障檔案信息化的建設和發展可以有效地將數據檔案進行利用、更新和分析。建立一個專業的網站需要專業的工作人員來維護和管理，不定期的對網站的數據進行更新，在確保安全性的同時可以積極的對于網站的功能進行拓展。

總而言之，目前的事業單位的檔案信息化建設有著良好的發展前景，對于促進我國的信息化建設有著十分重要的推動作用。同時也應注意到在信息化建設過程中存在的針對性弱和關注度低等問題。