動物衛生監督檔案的制作和管理

文│尹彥軍 孔佳佳（河北省武安市動物衛生監督所）

動物衛生監督檔案是指動物衛生監督機構在過去和現在動物防疫、檢疫、監督活動中形成的全面而真實的原始工作記錄及其他文件資料，是對國家和社會具有保存、利用價值的業務材料、圖表、報表、聲像等各種形式的歷史記錄，是廣大動物衛生監督工作者的勞動成果和智慧結晶。它真實反映了動物衛生監督工作中的歷史面貌，是一種儲備的資源，是開展各項動物衛生監督工作的重要憑證和依據，為今后的工作考查、研究提供經驗、教訓，具有很高的社會價值。

在日常工作中收集、整理、統計動物衛生監督檔案資料，然后做好歸檔資料分類工作，按照立卷標準步驟，建立專用檔案。經過整理、統計、分類等處理，成為系統的文字（電子）檔案資料。檔案主要包括兩大類：文件類檔案和業務類檔案。完整、真實且填寫規范的動物衛生監督檔案有利于探索動物疫病發展規律，有利于查找、發現動物衛生監督工作中存在的不足或漏洞，從而指導政府制定動物疫病防控規劃，有針對性地制定和完善動物衛生監督工作的具體措施，實現動物及動物產品可追溯化管理等，提高監管水平，在實際工作中具有極大的指導和實用價值。檔案工作是動物衛生監督工作情況的說明，筆者根據基層工作經驗，系統梳理了縣級動物衛生監督所及基層站、所需要制作的檔案種類與科目。

一、歸檔文件整理收集準備工作

準備工作一般由文件材料形成科室承辦人承擔，檔案員負責指導和協助。綜合性會議和跨科室聯合承辦的文件材料應由辦公室及牽頭科室共同負責收集整理。在日常工作中收集、整理、統計動物衛生監督檔案資料，包括文件、公文、執法文書、傳真、音像、電子載體（光盤、U 盤），報表，業務材料等。

歸檔文件盡量是原件，做到完整、齊全、系統、準確。底稿與印件、傳真件與復印件一并歸檔。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；歸檔文件上有金屬物的，應去掉，重新縫（粘）合；紙張質量符合要求，用紙尺寸須采用國際標準A4紙規格；書寫必須使用符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用涂改液；收集本年度新增和新發生的業務檔案，如“瘦肉精”檢測、風險評估管理、無害化處理等類目。

歸檔文件要求排列、編號、編目規范有序，編制準確，按件號裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目的填寫應采用計算機打印或符合檔案保護要求的字跡材料。

綜合檔案統一編寫全宗號，進行排列、編號和編制必要的檢索目錄。

建立專用檔案時，分紙質檔案和電子檔案。電子檔案，保存在電腦或U盤里；紙質檔案保管要有專用檔案櫥或檔案柜，根據檔案應保存的年限妥善管理，用標準的檔案盒將各類檔案分類歸檔，分類建檔，項目齊全。并在檔案盒正面和側面貼上標簽，標注檔案名稱。一般分為：免疫檔案、檢疫檔案、執法監督檔案、文件檔案等幾大部分。

二、有專業的檔案管理人員和工作條件

1.培養熱愛本職工作和責任心強的人員擔任檔案管理員是關鍵。檔案工作是一項業務性很強的工作，特別是在當前畜產品和公共衛生安全形勢變化不斷的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的動物衛生專業知識和較強的業務技能，還要熟悉計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。同時，要提高領導對檔案工作重要性的認識，檔案管理崗位不能處在全所（站）工作的邊緣，甚至崗位被固化，難以獲得輪換到其他崗位鍛煉發展的機會，必須提高檔案管理員職業成就感，穩定檔案管理崗位，使其在工作中做到認真負責，調動自身積極性，發揮擔當意識。

2.規范管理，制度落實到位。檔案工作中，要形成一套比較規范、完善的檔案工作制度體系。一是對各類檔案的收集、整理、入檔、借閱、利用、保管等各個環節都要有嚴格具體的規定，使檔案管理工作有章可循；二是要經常下鄉下場，與基層人員、養殖場交流、指導，根據實際情況不斷完善、充實檔案記錄；三是檔案保管人員要積極參加本單位業務學習和檔案管理業務學習培訓，使檔案填寫做到及時、準確、完整，規范化、標準化程度不斷提高。

3.檔案保管設施設備到位?？h所和基層站、所（縣級和鄉鎮動物衛生監督機構的簡稱，下同）要為檔案管理提供必要的辦公條件，確保檔案工作上質量、上水平，配備專門的檔案室，需要有檔案存放文件柜，保證制作檔案的辦公用品，為檔案工作的開展創造良好的工作環境和條件。

三、動物衛生監督檔案制作

根據我國現有的動物防疫體系，結合河北省動物衛生監督標準化建設要求，主要有以下類別的檔案。

1.組織機構檔案。包括縣級動物衛生監督所和基層站、所歷史沿革介紹、設置機構依據、單位法人登記證書等，組織機構分布、人員分工、人員基本情況等；報檢點檔案包括報檢點名稱、地址、人員、管轄范圍等。

2.人員崗位和考核檔案?？h級及分所人員崗位分工、職責、簽訂的責任書以及人員考核情況等。

3.養殖場所動態檔案。分規模養殖場（小區）和散養戶兩類?？h所要有全縣規模場和散養戶登記表匯總，每半年更新一次動態內容。基層站、所轄區的規模養殖場按照《河北省畜禽養殖場養殖小區規模標準和備案程序管理辦法》確定，其動態檔案更新按照動物疫病風險評估分級管理辦法，定期監督檢查時更新；散養戶動態養殖檔案結合春防、秋防時間安排，每年更新兩次。檔案要一戶一檔、一類一檔，包括養殖場地址、場主姓名、養殖類別、養殖數量、養殖動態情況等。

縣級所要建立養殖場所匯總表，基層站、所要建立轄區養殖場所動態檔案匯總表、類檔和戶檔。

4.檢疫記錄及“瘦肉精”檢測檔案?？h級所要保存轄區內產地檢疫和“瘦肉精”檢測的月匯總，已開通河北省動物衛生監督管理平臺的可通過整理后獲得。分所需要有產地檢疫日匯總和月匯總。日匯總表包括檢疫申報單——檢疫合格證明存根——“瘦肉精”報告書——檢疫記錄單——檢疫日記錄表——檢疫處理通知單；月匯總就是把日匯總按日期排列，再附月統計表，按月裝訂成冊。

5.無害化處理檔案。主要包括無害化處理場所名稱、處理動物或產品來源、種類、數量、處理方式、現場病害動物或產品照片等按月裝訂成冊。

6.學習培訓檔案。包括動物衛生監督人員和管理相對人培訓。檔案要包括培訓通知、簽到表、培訓材料、培訓現場照片、考試試卷、學習筆記等?；鶎诱尽⑺ù呵飪杉敬寮壏酪邌T的培訓，對相對管理人的科普材料，本單位組織的學習情況等。

7.監督檢查檔案。包括監督檢查記錄和執法案卷。按照風險評估分級管理進行監督檢查，對屠宰場所、無害化處理場所、養殖場所等每次監督檢查必須填寫監督檢查記錄表，發現問題，明確提出限期整改時間，并有后續檢查記錄；有違法現象的，必須標注處理（處罰）案卷號。

8.動物經紀人、運輸單位管理檔案。有個人或組織基本情況登記表，如相對管理人員經紀人、屠宰場、診療人員等資料分類統計花名冊等。

9.檢疫證章標志管理檔案。建立縣、鄉兩級動物檢疫各類證章標志領取、使用、核銷等記錄臺賬。

10.動物、動物產品交易場所管理檔案。包括交易場所匯總表，以及各場所地址、官方獸醫負責人等信息。

11.風險評估分級管理。經過動物疫病風險評估后的各類場所，包括相對管理業主的風險評估申請，業主自評報告；評審表；評估統計表等相關資料、報表。

12.執法案件檔案。查處的動物衛生違法案件結案后，應按一案一卷形式進行裝訂，每卷順序按執法文書形成的時間先后順序排列要求，裝訂成冊后，封皮應載明案件名稱、形成時間、編號等存檔管理。

除上述以外，基層站、所還需要建立以下動物疫病預防控制檔案：

13.免疫檔案。規模養殖場和散養戶要建立獨立完備的免疫檔案。

規模養殖場免疫檔案應按規定填寫《規模畜禽養殖場免疫檔案》，一式兩份，由規模養殖場戶和基層站、所分別按規定保存，與免疫記錄一并保存。

畜禽散養戶免疫檔案；每年春、秋兩季強制免疫和常年補針免疫記錄，按規定填寫、發放免疫證明，填寫《畜禽散養戶免疫登記表》，交基層分所存檔，保存期兩年以上。牛羊、豬、禽免疫檔案每村（場）各一本。畜強制免疫卡，一畜一卡，禽流感強制免疫卡，規模飼養場和養殖大戶每一批禽一張，農村散養戶每禽種一張卡。免疫檔案、強制免疫卡和免疫耳標必須相符，免疫注射的同時加掛耳標、填寫強制免疫卡，免疫檔案在免疫后2天內完成填寫。免疫檔案內容包括畜主或飼養場名、畜種、免疫數量、疫苗名稱、疫苗生產廠家、生產批號、首免日期、再免日期、防疫員簽字等。畜免疫檔案按畜種填寫，每畜種同一免疫時間一行。禽流感免疫檔案按禽種填寫，每批禽一行，散養戶每禽種一行。推廣使用免疫記錄電子檔案信息管理。

14.防疫苗標證檔案。建立疫苗、耳標、免疫證明使用登記臺賬，檢疫票證及檢疫印章登記臺賬，“瘦肉精”保證書、自檢書發放臺賬。

15.防疫物資檔案。消毒藥品、器械、防護用品等應建立使用保管臺賬存檔。

16.文件檔案。將紅頭文件類和業務類文件分類分級裝訂成卷歸檔；報檢點所需建立檔案；動物販運單位（個人）、經紀人管理檔案，建檔內容參考本節第8項；養殖場所動態檔案，建檔內容參考本節第3項；轄區內產地檢疫記錄及“瘦肉精”檢測檔案。

17.屠宰場檢疫室需建立檔案。

屠宰檢疫檔案。整理屠宰檢疫申報單、屠宰檢疫工作記錄表、“瘦肉精”監督檢測記錄表、屠宰檢疫月統計表、病害動物及動物產品無害化處理記錄表以及檢疫處理通知單等收集整理后按月裝訂成冊后存檔。

四、動物衛生監督檔案的保管和升級

1.檔案需進行優化升級?；鶎铀臋n案，要不斷進行優化升級，建立養殖、防疫、檢疫、監督等檔案管理體系，實現行業管理數字化，規范化，標準化。

2.抓好業務檔案的收集整理環節。各類業務檔案由于種類多、內容廣、要求多、與實際工作聯系密切，做好這塊工作非常重要。一是必須及時收集；二是對收集的記錄復查，復查填寫是否真實、準確，初步裝訂是否符合要求。

3.抓好日常管理環節，確保檔案的完整安全、規范。一是檔案的安全保管是檔案工作的重中之重，防火、防盜、防蛀、防失密，確保檔案的完整與安全；二是加強定期不定期的監督檢查。包括各種記錄的填寫、整理、保存是否規范，確保填寫真實、完整、規范，整理保存符合制度要求。

4.努力提高檔案信息化管理水平。加強檔案信息化管理，是促進動物衛生監督工作持續發展的根本措施。信息時代檔案管理的重點在資料保存和查閱。由于電子出證化、動監移動執法手段的應用，動物衛生監督檔案資料大都可以進行數字化處理，以電子文件形式進行管理，并以U盤、光盤形式貯存，這不僅提高了檔案管理的安全性，還大大加速了檔案收集、整理、貯存的步伐，保證了隨時隨地查閱的要求。實行信息化管理，對檔案工作人員的要求也越來越高，它需要動物衛生監督檔案工作者不僅要熟練操作計算機，懂得規范準確地使用檔案軟件，還要具有創新意識，跟上現代化的步伐。因此，動物衛生監督檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法、掌握新的技巧，善于用現代科學管理手段管理檔案，從而提高檔案管理工作的效率。

動物衛生監督檔案的管理，為動物衛生監督工作提供了有法可依、有章可循的依據，建立了溝通信息，提供了政策、技術資料；建立了動物衛生可追溯體系，為動物衛生監督工作的開展提供了經驗、教訓并指明了方向，為更好地提高今后的監管水平提供了措施、范例和典型資料。