事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境及對(duì)策

于麗娟

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，信息化逐漸成為各行各業(yè)發(fā)展的主要方向，檔案管理信息化建設(shè)自然也不例外。相較于一些民營(yíng)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理因其本身諸多的遺留問(wèn)題，使檔案信息化建設(shè)正在面臨一些困境，在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。鑒于此，筆者針對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境進(jìn)行了探討，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；困境；對(duì)策

改革開(kāi)放以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，這使得我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的任務(wù)越來(lái)越重，工作人員面臨十分巨大的工作壓力。而將管理信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中是十分必要的，目前在我國(guó)，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中仍然存在著一些問(wèn)題，相關(guān)工作人員一定要將這些問(wèn)題進(jìn)行高度的重視，從而提升解決問(wèn)題的效率，幫助我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的效率更高，質(zhì)量更強(qiáng)，同時(shí)也對(duì)我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)更好的保證

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

首先，促進(jìn)檔案查詢借閱效率的提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問(wèn)題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過(guò)長(zhǎng)，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過(guò)拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理期限的有效延長(zhǎng)。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，即利用紙質(zhì)來(lái)存儲(chǔ)檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲(chǔ)存、采集等環(huán)節(jié)的難度。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子平臺(tái)進(jìn)行管理，用磁盤存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。

2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

處在檔案信息化建設(shè)的社會(huì)趨勢(shì)當(dāng)中，越來(lái)越多的事業(yè)單位意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且基于《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》要求進(jìn)行著檔案信息化建設(shè)。但是，由于技術(shù)、資金等諸多因素的影響，相當(dāng)一部分事業(yè)單位本身的基礎(chǔ)設(shè)施顯然無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的要求，正是因?yàn)橛布A(chǔ)建設(shè)方面存在的滯后性，使檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展受到制約。

2.2人員綜合素質(zhì)低

強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，但目前事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需要。如部分事業(yè)單位沒(méi)有培訓(xùn)或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中無(wú)法滿足科學(xué)、準(zhǔn)確、熟悉的要求，不能滿足信息化建設(shè)的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.3規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，因?yàn)槎嗄臧l(fā)展過(guò)程中累積的檔案數(shù)量非常龐大，而檔案信息化建設(shè)本身相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較為復(fù)雜，再加上近年來(lái)信息技術(shù)的全面發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)始終處在動(dòng)態(tài)發(fā)展的進(jìn)程，這就使得事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)往往難以達(dá)成橫向?qū)Ω鞣N通行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性，縱向?yàn)槲磥?lái)信息技術(shù)發(fā)展留下余地又能兼容以往的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

2.4信息安全管理不到位

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息技術(shù)多元化的收集能力擴(kuò)展了檔案管理的信息收集渠道，強(qiáng)大的信息處理能力實(shí)現(xiàn)了信息資源的充分利用，數(shù)據(jù)庫(kù)以及云技術(shù)實(shí)現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的快速共享以反饋。但是，其在極大程度上便捷了管理工作的同時(shí)，也帶來(lái)了更加隱蔽的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。例如：黑客攻擊、病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失等等，都會(huì)導(dǎo)致非常嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)損失。

3應(yīng)對(duì)措施

3.1加大軟硬件建設(shè)力度

檔案信息化建設(shè)始終處在動(dòng)態(tài)發(fā)展的進(jìn)程，要想保障事業(yè)單位信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，其對(duì)于硬件的要求越來(lái)越高，并且需要的配套設(shè)施也越來(lái)越多。基礎(chǔ)配套設(shè)施的完善，檔案系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，均需要依靠資金的支持，資金的投入至關(guān)重要。具體來(lái)說(shuō)，各個(gè)事業(yè)單位需要把檔案信息化建設(shè)納入到發(fā)展戰(zhàn)略與整體規(guī)劃中，建立健全相關(guān)的監(jiān)管措施。與此同時(shí)，事業(yè)單位其他部門需要給予檔案信息化建設(shè)充分的理解、支持，給予檔案管理部門更多的資金支持，保障檔案管理信息化建設(shè)的有序開(kāi)展。

3.2提高人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無(wú)法熟練利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此事業(yè)單位要加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn)，使其熟練掌握相關(guān)技術(shù)和操作方式；或者是引進(jìn)優(yōu)秀的人才，減少人員因操作不熟練而產(chǎn)生錯(cuò)誤的檔案信息，從而提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。除此之外，單位要鼓勵(lì)檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對(duì)其所需注意事項(xiàng)進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，或者是加強(qiáng)人員專業(yè)能力的考核，構(gòu)建科學(xué)有效的考核制度，培養(yǎng)出符合崗位所需的高素質(zhì)的人才。

3.3完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是有效保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的先決條件。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)基于當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，制定一套完善、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，具體來(lái)說(shuō)，包含以下幾個(gè)方面：其一，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，以便于針對(duì)檔案相關(guān)的信息員實(shí)施規(guī)范處理，方便相關(guān)部門在使用檔案資料時(shí)進(jìn)行便捷、精準(zhǔn)的檢索。其二，完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，事業(yè)單位可以嘗試吸收借鑒各個(gè)企業(yè)在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，建立一套涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系。其三，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一套與檔案管理制度相符的監(jiān)管體系與獎(jiǎng)懲制度，以便于針對(duì)檔案信息化管理相關(guān)工作進(jìn)行全面的監(jiān)管，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的能動(dòng)性。

3.4健全監(jiān)督體系，強(qiáng)化安全管理

在信息化的時(shí)代背景下，信息資源對(duì)企業(yè)、單位、組織發(fā)展的作用已經(jīng)越來(lái)越重要。對(duì)此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全管理。一方面，應(yīng)該健全監(jiān)督體系，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全方位實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)因主觀或客觀原因?qū)е碌男畔踩珕?wèn)題，以此提高單位的檔案安全管理能力。另一方面，應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)信息安全管理體系，建立信息安全防火墻，提高檔案信息的安全性。例如：可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)虛擬機(jī)技術(shù)，建設(shè)信息安全防火墻，在最大程度上避免黑客以及病毒的惡意入侵。同時(shí)，可以合理運(yùn)用云技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的跨端口共享，避免了因?yàn)橄到y(tǒng)損壞、計(jì)算機(jī)故障、操作失誤等原因造成的數(shù)據(jù)異常丟失或破損。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大的變化。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，必須要樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，以現(xiàn)代化的管理措施，使事業(yè)單位社會(huì)公益事業(yè)性質(zhì)得以更好發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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