淺談供電企業電子檔案集中管理模式研究

米曉霞

摘 要：自邁入信息時代以來，電子信息技術在檔案管理中運用得越來越廣泛，供電企業近年來也逐漸使用電子信息技術儲存電子檔案。本文通過對供電企業在電子檔案集中管理情況進行分析，結合營銷業務并針對電子檔案管理中存在的不足構建出電子檔案新體系藍圖。通過對這一體系的深入分析，可以推測出電子檔案管理的實施給企業帶來的經濟效益，并為供電企業的營銷業務提供相關客戶資料。

關鍵詞：供電企業；電子檔案；集中管理模式；

近年來，民間資本通過租借國家供電的基礎設施方式創建了很多企業，使得由國家壟斷的供電行業變成一個競爭激烈的行業。供電市場中的核心競爭力在于供電成本和市場營銷手段。供電企業在當今行業環境中核心競爭力體現革新發電技術，為用戶提供良好的供電環境和利用電子檔案記錄客戶的要求，為其提供良好的服務。

供電企業和客戶之間合作關系一般都是長期穩定的，供電企業對客戶相關賬單和客戶的供電要求一般通過建立檔案的方式統一管理，信息技術在供電企業檔案管理上的全面運用促進供電企業的營銷手段發展，極大增加了企業的服務質量。利用電子信息技術管理供電企業的檔案已成為供電企業的必然要求。

1 供電企業電子檔案管理的不足

1.1 電子檔案的監管不夠

供電企業的服務質量都是建立在擁有量好供電效率上，所以供電企業的高層人員對供電技術和發電技術的革新更加重視，但供電行業雖然屬于工業，但隨著大量供電企業的出現，供電行業已經不在是一個單純地工業行業，其中做為服務業的成分越來越大，在行業競爭中業務的服務質量對客戶的選擇越來越大。企業決策層對這一認識不清使得對企業電子檔案的管理工作缺少相應的監管力度和相關規定。

1.2 缺少標準化的流程與統一的規范

供電企業一般都是大中型企業，其內部人員眾多復雜，每一個人完成工作的方式均不同在加上企業決策層對企業內部檔案管理的不重視態度等一系列原因造成了企業營銷檔案沒有統一規范的樣本。由于供電企業的客戶都為長期客戶同時數量眾多，在整理材料時難度高工作量大，工作人員在工作時存在差異性使得重要的客戶資料會在整理過程中丟失，嚴重影響了企業的服務質量。同時企業的人員更替、新客戶的流入、老客戶的流出使得企業檔案出現來源不清的問題。企業在管理檔案時對檔案儲存時間的要求，嚴重的影響了企業的管理效率，造成了沒有利用價值的檔案對企業人力、管理、儲存上各類資源的占用，另一方面該問題還會增加企業工作人員采集資料的難度和容錯率，這些因素嚴重制約了供電企業在市場競爭力的發展。

1.3 電子檔案監管具有著安全隱患

電子檔案和紙質檔案最大的不同在于媒介上，傳統的紙質檔案的記錄媒介是紙張，只需要做好相應的管理工作和消防安全就能確保檔案的保密性和安全性，但電子檔案的媒介是電子信息技術衍生的數字設備，整理過程需要較高的專業素養，該技術的檔案整理容錯率過低，一旦出現失誤容易使得文檔在電子設備中消失，同時如果整理人員在使用過程中無意篡改了數據，由于文檔上看不出涂改痕跡而難以發覺從而造成不可估量的影響。做為科技含量較高新型管理技術使得對檔案管理人員在原有的基礎上需要掌握一定的電子信息安全技術，否則就會在電子檔案使用中出現不必要的損失。

2 電子檔案集中管理方式

2.1 電子文件收集

電子文件收集是電子檔案管理中常用的收集資料方法，通過對企業內部的紙質資料和營銷內部的資料進行集中收集，利用現在先進的圖文轉換技術，將紙質上的資料全部轉為企業需要的電子文檔格式存儲倒企業內部的資料庫中。由于圖像系統的轉為電子文檔技術已經成熟，使得在營銷網點可以利用電子簽字的方式與客戶簽訂合同，提高了業務辦理的效率，為企業搶占市場份額提供了便利。

2.2 電子文件生成

客戶電子文檔的資料是通過企業各部門間信息共享而補充完成的，各部門間由于分工的不同造成了匯總的資料在電子檔案整理部門出現格式、影像文件、幀數上不盡相同，為此電子檔案的生成就必須做到在格式上和資料重點上統一，為保證文件質量和企業存儲的工作量就必須做到幀數和儲存大小合乎標準。電子文檔的生成不但要做到電子文件規范科學還需要保證其技術方法先進，在運用圖像辨別法處理相關的文件時需要擁有清除錯誤的功能同時還要保證信息提升辨別的準確率，通過成熟的圖文處理技術可以將文本全部變成需要的文本。除了圖像辨別法還需要發展圖像壓縮技術，為需要壓縮的文檔做到無損壓縮，保證營銷業務的特點和客戶檔案的價值。

2.3 脫機歸檔

供電企業的客戶眾多，在長時間的生產經營中企業接觸的客戶越來越多使得電子檔案總量過大，嚴重影響了企業內部文檔存儲服務器的運行，大量的文檔資料極大增加了企業的運行成本和人員檢索相關資料的難度，為此大部分企業會在存儲達到一定的閾值后進行托疾歸檔工作。電子檔案的核心技術就是電子信息技術，但可以利用互聯網的云技術將檔案進行交接，通過在網上下載云數據并進行交接就可以完成脫機歸檔，在利用該技術時最為重要的就是需對文檔進行監測確保文件完整、安全，防止內部資料被相關病毒吞噬。文檔進行脫機歸檔后需要對相關的文檔進行分類工作，通過文檔質量對比進行分類，為人員在檢索資料和閱讀資料時減少時間。現如今的主要分類依據是根據文檔切實性、完好性、閱讀性進行統一評定。文檔的切實性保證了文檔記錄的客戶信息為需要的、切實有效的信息，文檔的完整性能保證業務人員在和客戶溝通時完美利用業務需求的相配性。文檔的閱讀性直接決定了文檔是否會被保存，如果文檔缺少閱讀性就會拒絕生成文檔。

3 集中管理的收益

3.1 完善檔案管理現存的弊端，建立起優質的企業形象

電子檔案管理方式的運用能夠增加企業對客戶資料的完善情況，讓企業在和客戶發展業務為客戶提高良好的服務質量，為企業在業內打造良好的服務形象，取得相關單位的認可，建立社會口碑。

轉變過往業務形式，達成異地業務辦理

電子檔案的運用可以和互聯網技術共同構建異地營銷網絡，促進企業在全國各地的業務往來，并解決客戶在外地而無法辦理業務的問題。

3.2 硬件設施統一建立，節省成本與資源

儲存電子檔案的服務器所占的空間較少，只需要聘用少量的管理人員就能對海量的文檔進行科學管理，加大了企業在文檔整理工作上的人力資源有效的節約了企業檔案管理的成本，同時新型電子信息技術和互聯網技術相結合極大縮減了企業運行過程中檢索資料的時間，提高了企業工作效率。

4 結語

綜上所訴：在當今新的社會形勢下，供電企業私有化資本的出現使得該行業出現了服務業方面的特征，供電企業給客戶的服務質量決定其競爭力。在這一形勢下利用電子檔案管理企業的資料能夠起到提升服務質量的作用。通過對我國電子檔案現狀的分析，本文指出了電子檔案在管理過程中的不足并對提出了相應的管理方式，論述了電子檔案運用給企業帶來的利益。

參考文獻

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