境外檔案業務工作指導問題研究

王曉瑋

摘 要：隨著國際化戰略的實施，境外資產和主營業務形成了大量的檔案文件，如何對境外檔案管理更專業，如何解決境外檔案業務的管理問題，本文將對檔案管理的普遍原則結合境外機構檔案管理的特殊性，提出相關問題并給出相關的建議措施。

關鍵詞：境外檔案；管理制度；工作指導

1引言

近幾年隨著我國經濟水平的迅速發展，與境外的貿易也是越來越平凡，很多的檔案資料也逐漸的堆積了起來，在我國對境外檔案的業務要求上也提高了很多的要求。境外檔案事業跨越式發展在新時期，新階段對境外檔案業務指導檔案工作提出了更高的要求，除境外檔案業務指導外如何適應新形勢和新要求，從傳統觀念中解放出來，與時俱進推進，促進外文檔案創新引導，實現新時期檔案事業的發展。摒棄原有的陳舊思維，加入更多更完善的管理機制，引進更多專業積極的檔案業務工作人員，創建更多全面專業的培訓這些措施是很有必要的。

2境外檔案業務工作內容

（1）依照國家規定需要歸檔，存檔的資料，必須定期移交本單位檔案機構或檔案室，集中管理，任何人不得靠近，不得擅自提交國家禁止提交的材料。

（2）機關，團體，企事業單位和其他組織應當按照國家規定定期將檔案移交檔案。

（3）保存在檔案館內的博物館，圖書館，紀念館等文物古跡單位，由上述單位依照法律，行政法規的規定管理。檔案館在使用檔案時應與上述單位合作。

（4）各級檔案機關，機關，團體，企業事業單位和其他組織應當建立科學的管理制度，促進檔案的利用；組建確保檔案安全的必要設施；采用先進技術，實現檔案管理現代化。

（5）機密檔案的管理和使用，保密等級的變更和解密，按照國家有關法律，行政法規的規定處理。

（6）檔案保存價值評估原則，保管期限標準和檔案銷毀的程序，方法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止未經授權銷毀檔案。

（7）集體和個人擁有對國家和社會有價值的檔案，或者應當保密的，應當保持良好狀態。考慮到保管條件或其他原因可能導致不安全和嚴重損壞的檔案，國家檔案行政部門有權采取保證檔案安全和保管等措施；

前款所列文件可以由檔案所有人存放或者出售給國家檔案館；出售給國家檔案以外的單位或者個人的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照有關規定予以核準。嚴禁出售或贈與外國人。向國家捐贈檔案的，應當給予獎勵。

3境外檔案業務指導工作面臨的困難與挑戰

（1）缺乏規章制度

中國于1993年3月頒布了關于境外檔案管理的規定，國家檔案館，國家計委，外經貿部聯合下發了“關于加強承包工程設計咨詢，境外科技投入的通知”合作和勞務合作項目的檔案工作通知，這個檔案較早的時候，部分內容已經不適應當前檔案工作在國外的要求，適用性差。2002年8月，廣東省政府辦公廳發布“在境外和香港和“廣東省澳門地區國有企業檔案管理辦法”，適用范圍有限，僅為廣東省外國企業，對國家企業具有一般指導意義，2005年9月，國家檔案局發布“關于加強外國機構和外國企業檔案工作的意見“，這個文件是“意見”，執行力有限，要求宏觀，原則，實用性差。此外，境外對檔案管理的規定還可以參與由“關于進一步加強中央企業檔案工作意見”和廣州市政府聯合下發的國家檔案和國有資產監督管理委員會，北京市工商行政管理局出臺的有關措施對于分散行政管理來看，是一種可行，切實的指導。

（2）檔案管理意識全面，檔案館藏難度大

檔案管理收藏難度大，由境外檔案館管理工作決定，不被重視。決策者從境外公司或境外項目管理意識出發，設立離岸公司或認為對外承包項目是為了更好地實現境外業務的目的，開拓新市場或通過工程，質量，進度等方式來實現經濟效益，需要收集和歸檔的管理。特別是在一些國家的免費檔案管理的影響下，建筑項目中產生的企業日常活動或文件往往伴隨著外國檔案項目的活動或損失成為普遍現象。

（3）檔案工作者流動性高，專業檔案管理程度低

外籍員工往往受到東道國簽證和出境時間的限制，他們需要定期返回中國。企業本身也在國內外員工之間進行輪換，導致企業派遣境外員工頻繁變動，人員流動性大。除了企業的經營成本控制外，員工也傾向于多元化，檔案一般都是兼職人員，同時負責檔案工作，同時還負責文件，翻譯等工作。

（4）檔案存儲分散

由于檔案管理意識薄弱，檔案人員多元化，檔案管理制度缺乏統一，外國公司較少配備專門的檔案庫，實行集中統一管理，而是行政，技術，合同，法律等。各種檔案資料處理，分散在各業務部門

（5）信息建設水平低，管理落后

檔案信息化建設基于一定的軟硬件和網絡平臺，需要增加對國外企業或項目的成本投入。大多數外資企業為了管理效益最大化而增加了這部分投資，一些企業也因為那個國家或地區經濟落后，信息化整體水平不高，無法滿足檔案信息化建設的前提和要求，導致檔案信息化水平相對較低。

4解決問題的思路與挑戰

（1）建立有效的監督機制

國內有關部門應加強對境外公司或境外項目檔案工作指導的監督，應在國家宏觀指導下，積極探索國外檔案管理模式，建立或完善檔案工作備案，統計，報告制度等有必要開展專項研究檔案工作，指導，檢查督促整改，甚至直接參與境外檔案管理工作。

（2）建立備案記錄系統

境外企業應當建立符合檔案安全要求的倉庫，有專門的設備設施和統一管理境外檔案的倉庫。檔案管理人員應根據內容重要性的分類管理存檔，涉及國家秘密，企業產權，商業秘密，債權債務，內容檔案為重點和核心，集中整理和制作 鑒于倉庫內部，為了應對外部政治動蕩，經濟波動，公共秩序的混亂可能導致緊急情況。

（3）通過信息化手段加管理

充分利用現代信息管理手段，建立與國內相互聯系的檔案管理制度。通過收集，整理和編目，統計，使用管理功能等建立歸檔數據庫入門級的系統，對分類文件進行分類，逐步實現檔案管理網絡服務。境外企業應將有條件掃描儀，數碼相機等電子設備用于境外未分類檔案的數字化，上傳到檔案管理系統，建立全文數據庫文件，實現文件信息全文檢索，授權檢查使用情況。為了保證信息安全，境外企業可以通過VPN與國內主管單位網絡連接，根據實際情況選擇服務器置于境內外。

（4）加強對境外企業或項目人員的培訓

從境外企業或境外項目決策者到普通員工，要提高對境外檔案工作重要性的認識，增強境外檔案工作的責任感和使命感。境外業務培訓人員應在出境前出席記錄，著重了解涉外檔案工作的意義和檔案的形成和相關知識的積累，為境外檔案文件的收集工作做好充分準備。

5結語

在境外組織人員緊張的情況下，境外檔案工作體系機制趨于形式化。國際商業的快速發展和復雜的國際政治經濟形勢為加強境外檔案工作就快了步伐。外資機構和業務領域和規模的擴大會不斷增加，維護和保存境外資產和我們的權益，防范政治，經濟，法律風險，將更依賴證據文件。同時，完善境外檔案資源安全管理制度，保持境外機構的工作活動，管理歷史資料的開發，對境外檔案的完整性提出更高的要求。

參考文獻

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