淺析檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作

高玲

摘 要：隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理信息數(shù)據(jù)化是檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。雖然這種管理方式已經(jīng)成為了一個(gè)發(fā)展方向，但是不少?lài)?guó)內(nèi)外專(zhuān)家在研究電子檔案管理信息數(shù)據(jù)化時(shí)遇到了很多問(wèn)題。我國(guó)的電子檔案管理也存在著這樣的問(wèn)題，而且大部分的電子檔案對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，只是輔助性的工具，并沒(méi)能充分發(fā)揮電子檔案的功能。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以看作是一些檔案數(shù)據(jù)的集合，將檔案管理與現(xiàn)代化科技結(jié)合起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案有效地管理。這在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程之中起著至關(guān)重要的作用。因此本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討，并給出個(gè)人對(duì)于改善這些問(wèn)題的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息；數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的檔案數(shù)據(jù)處理方式，通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理模式。由于它是利用一定的數(shù)據(jù)模型且主要面對(duì)著企業(yè)部門(mén)的數(shù)據(jù)，因此它具有獨(dú)立性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性高、信息完整等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可以節(jié)省紙質(zhì)檔案，還可以提升檔案管理的效率，并且檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。

1.檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的問(wèn)題

1.1缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

雖然檔案信息庫(kù)的建設(shè)有著許多的優(yōu)點(diǎn)，但是這個(gè)過(guò)程中也出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃就是檔案信息庫(kù)建設(shè)過(guò)程中不能被忽視的一個(gè)問(wèn)題。因?yàn)槲覈?guó)的答案信息庫(kù)建立比較晚，因此檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的各種標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，多年以來(lái)，我國(guó)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程都與世界其他國(guó)家有較大的區(qū)別，而且建設(shè)的質(zhì)量又參差不齊。因?yàn)闆](méi)有具體的標(biāo)準(zhǔn)體系可以供大家學(xué)習(xí)，所以我國(guó)各地的信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)都各有其優(yōu)缺點(diǎn)，結(jié)構(gòu)更是五花八門(mén)。尤其是在選取網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)描述等方面嚴(yán)重缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理方式。由于我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在統(tǒng)籌規(guī)劃方面有所欠缺，因此它的安全可靠性就被大家質(zhì)疑，更大的缺點(diǎn)就是由于各地采用的標(biāo)準(zhǔn)不相同，因此造成了在使用電子檔案管理時(shí)極大的不便。

1.2數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的定位不準(zhǔn)確

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立應(yīng)該包括兩個(gè)方面：實(shí)體檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)化地建設(shè)。而我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)還處于比較低級(jí)的狀態(tài)，只停留在把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫(kù)信息的階段，這樣對(duì)實(shí)質(zhì)工作并沒(méi)有什么太大的意義，也無(wú)法解決紙質(zhì)檔案信息冗雜查找速度較慢的問(wèn)題。我們國(guó)家對(duì)于數(shù)字庫(kù)建設(shè)的定位是存在一定誤區(qū)的，只是把紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡(luò)中無(wú)法真正做到利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化管理，不能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)形成一個(gè)信息源，所建成的數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息并不能做到共享。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息之間的真實(shí)共享，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的完善更好的促進(jìn)數(shù)據(jù)檔案信息化的管理水平以及服務(wù)質(zhì)量。為了更好的提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，需要不斷地建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)。在制定具體的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要充分的借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)水準(zhǔn)但還要結(jié)合我國(guó)的具體情況，將國(guó)外的先進(jìn)水平，融入到我國(guó)的具體國(guó)情之中，這樣才能從根本上加快建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范流程。

1.3缺少專(zhuān)業(yè)人才和發(fā)展資金

要想發(fā)展一個(gè)事物，必須要有人才支持和資金支持，發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立和完善，更是需要專(zhuān)業(yè)人才和大量資金儲(chǔ)備。而在目前的檔案庫(kù)信息建立過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)的信息管理人才是很缺乏的。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案庫(kù)信息化管理需要有專(zhuān)門(mén)的互聯(lián)網(wǎng)方面的人才來(lái)對(duì)所建成的軟件進(jìn)行維護(hù)管理，當(dāng)前這種人才缺失的狀況，造成了數(shù)據(jù)檔案庫(kù)信息化進(jìn)程緩慢。另一個(gè)致命的限制條件就是資金缺失，沒(méi)有資金儲(chǔ)備的支撐就沒(méi)有辦法，快速的發(fā)展數(shù)據(jù)檔案庫(kù)信息化地建設(shè)。因?yàn)閿?shù)據(jù)化建設(shè)一般需要軟硬件的開(kāi)發(fā)以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，這些東西都是需要巨大的資金投入的，經(jīng)費(fèi)不足嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與開(kāi)發(fā)。

2檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展方向

2.1加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃

要想建立和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，必須要加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，為其樹(shù)立一個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此這需要檔案事業(yè)管理部門(mén)的積極配合。檔案事業(yè)管理部門(mén)應(yīng)該制定相應(yīng)的宏觀政策來(lái)調(diào)控當(dāng)前狀況下各地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各有標(biāo)準(zhǔn)的窘狀，我們應(yīng)該適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)國(guó)外的先進(jìn)理論，合理安排地區(qū)與行業(yè)之間的層級(jí)規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)。詳細(xì)的規(guī)劃建設(shè)好數(shù)據(jù)庫(kù)的總體思路和目標(biāo)，一定要以數(shù)據(jù)庫(kù)的共享為基礎(chǔ)來(lái)發(fā)展，要協(xié)調(diào)好各地的數(shù)據(jù)信息，在數(shù)據(jù)的框架結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容方面有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能有效的避免不同地區(qū)之間由于標(biāo)準(zhǔn)不同而出現(xiàn)的信息不能夠共享的狀況。政府部門(mén)一定要做好引導(dǎo)的職能，來(lái)協(xié)調(diào)各個(gè)地區(qū)之間由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，質(zhì)量層次分級(jí)的局面；各地區(qū)部門(mén)只要根據(jù)上級(jí)指導(dǎo)，嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行計(jì)劃，以實(shí)現(xiàn)全局?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)共享的遠(yuǎn)大目標(biāo)。

2.2完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)技術(shù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是需要有技術(shù)的支撐的，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建立需要有計(jì)算機(jī)知識(shí)的支持，因此，這個(gè)工作比較繁雜和困難。因?yàn)樗婕暗募夹g(shù)層面比較廣，所以當(dāng)管理部門(mén)在進(jìn)行工作之前一定要進(jìn)行充分的論證，以保證數(shù)據(jù)的可靠和正確。不僅要考慮到當(dāng)前狀況下人們對(duì)其需求，更要將目光放遠(yuǎn)高瞻遠(yuǎn)矚考慮其未來(lái)發(fā)展方向，盡可能的完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的內(nèi)容。還應(yīng)該培養(yǎng)一批懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的人才，因?yàn)檫@個(gè)工作需要的專(zhuān)業(yè)化知識(shí)較高，因此專(zhuān)業(yè)化的人才對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和建立有著至關(guān)重要的作用。

2.3培養(yǎng)人才并給與資金支持

因?yàn)闄n案庫(kù)數(shù)據(jù)化建設(shè)工作在我國(guó)，還仍然處于一種比較小眾的狀態(tài)，真正有專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)的人才對(duì)這個(gè)工作沒(méi)有太大的好感，因此真正投入這個(gè)工作的人其實(shí)他們的專(zhuān)業(yè)技能并不足以匹配這個(gè)工作。所以國(guó)家一定要從觀念上向廣大有計(jì)算機(jī)知識(shí)的青年樹(shù)立這個(gè)工作的意義，并且培養(yǎng)一批既懂的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，又能熟練管理檔案數(shù)據(jù)的專(zhuān)業(yè)化人才。舉個(gè)并不恰如其當(dāng)?shù)睦觼?lái)說(shuō)，古人言重賞之下必有勇夫，這句話在當(dāng)代依然適用。如果進(jìn)行這項(xiàng)工作可以獲得高工資回報(bào)，那么我相信專(zhuān)業(yè)化人才也會(huì)更多的涌向這個(gè)領(lǐng)域中來(lái)。由于數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的建設(shè)需要大批的資金投入，政府一定要做到在資金方面的支持，每年撥出的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)該更可能的多一些，只有這種做法才能推動(dòng)我國(guó)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息化管理的進(jìn)程。

3 結(jié)語(yǔ)

我國(guó)的信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)起步較世界許多國(guó)家都晚，因此我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還仍處于比較落后的狀態(tài)。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理，可以滿足不同用戶對(duì)于不同信息資源的需求，在對(duì)于建立數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，要及時(shí)地進(jìn)行完善。只有不斷的完善數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的信息化過(guò)程，才能保證它的安全性以及信息完整性，對(duì)其未來(lái)發(fā)展也有著重大的意義。

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