醫院合同檔案管理工作的實踐研究與新思路

摘 要：隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度。因此，醫院合同檔案管理工作需要不斷創新，才能更好地適應社會發展，從而促進我國醫行事業長遠發展。本文就醫院合同檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出醫院合同檔案管理工作創新的策略，以此提高醫院合同檔案資料利用效率和管理質量。

關鍵詞：醫院；合同檔案；分類；利用

1 合同檔案的研究背景

《中華人民共和國合同法》于1999年10月1日開始實施，這部法律對合同做了明確的闡述：“合同，是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。”隨著社會發展，無論是我們的衣食住行，還是企事業單位的發展都離不開合同。本文以醫院為例，在醫院的建設發展中，設備采購、辦公用品采購、醫療糾紛、基建等工作都會產生大量的合同檔案，可以說合同檔案與醫院發展是息息相關，不可分割的。

合同檔案，顧名思義就是指合同從簽訂到終止的整個過程中形成的體現簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。近年來，為了改善醫療環境，提高醫院的服務水平，醫院不斷改擴建臨床科室，建新院，引進先進的醫療設備，每一項經濟活動都產生了大量的合同檔案。這些檔案的形成清楚地反映出醫院完整的經濟活動，真實地記錄了醫院的發展歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。

2 醫院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫院的高層領導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產生直接經濟效益，故而忽視在其管理方面的投人，致使醫院合同檔案管理出現設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫院的服務質量和服務水平，從而影響醫院未來的長遠發展。

2.1 現代化的合同檔案管理制度不夠完善

由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協調制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內容比較廣、要求較高，醫院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構的工作，相互協作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質量。但是，大部分醫院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫院合同檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫院甚至未設立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫院的進一步發展。

2.2 合同檔案管理的信息化程度不夠高

隨著信息技術的全面發展，社會各行業都開始利用信息技術促進自身的發展。對于醫院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現代科學技術，提高自身服務質量和醫院的醫療水平，才能更好地迎接各種挑戰。在實踐過程中，醫院不僅要利用信息技術改進自身的醫療服務方式，同時還要利用信息技術改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫院只將信息技術應用于醫院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫院不斷發展。另外，部分醫院雖然重視將信息技術應用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術的復合型人才，使得醫院合同檔案管理信息化發展非常緩慢。

2.3 合同檔案管理隊伍的整體素質不高

目前，大多數醫院都存在合同檔案管理隊伍素質不高的問題，導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫院合同檔案管理工作創新造成極大阻礙。在安排人員時，醫院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質不高。隨著醫院合同檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，無法適應新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫院合同檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升。

3 解決方法

3.1 加強人才建設和作風建設

醫院檔案管理工作所承擔的責任極為重大，其需要具備一定的社會責任感和奉獻精神。現代化的醫院檔案管理工作需要管理人員首先具備專業的醫療基本知識，既要熟悉檔案專業知識又要掌握現代化管理理論，既要具備相關醫學知識又要具備優秀的作風。現代化的醫院檔案管理工作需要的是一專多能的現代化復合型人才。醫院要制定相應的人才管理策略，加強院風建設，制定醫院的相關文化和思想理念的培訓計劃，提高檔案管理人員的職業素養。在相關政策的指導和引領下，使檔案管理人員能夠保持淡泊名利，保有奉獻精神。醫院領導層要通過各種激勵制定的建立激發工作人員的潛能，使其在工作中勇于創新，奮發向上。通過對人員的培訓和對外交流等工作使檔案管理人員不斷改善知識結構、擴大知識面、更新理念，為醫院檔案管理工作做出應有的貢獻。

3.2 以創新促進檔案科學發展

創新永遠是企業和單位發展的動力源泉，只有創新才能夠實現企業的發展和保持持久活力。醫院檔案管理人員固有的落后思想一定要革除，思維方式要改變，將以往檔案管理的邊緣化思路徹底理順，改變重管輕用的傳統現象。改革一定伴隨著劇痛，檔案管理工作亦是如此，在創新理念不斷日新月異的今天，如果還是一味地抱殘守缺就等于自絕后路，醫院的發展更加無從談起。因此，檔案管理工作今后的任務就是要開闊思路，擴大視野，緊跟時代發展趨勢，對與時代發展不相匹配的落后制定進行動態調整，使之更切合現代檔案的發展需求，經過創新管理模式，合理運用網絡化數字化技術管理，使檔案管理始終處于良勝發展，事實證明，落后的管理方式已不能滿足現代工作的需要。

3.3 網絡化、數字化理念

當前，高科技手段被運用于各個領域，給工作帶來很大的便利，管理方式也更加科學，大大提高了管理人員的工作效率。管理人員應該盡快熟練對數字化、網絡化的應用，使檔案管理工作趨于規范化。檔案管理工作實現網絡化和數字化是大勢所趨，也可以為檔案管理提供強大助力，形成新的活力。醫院檔案數據可以利用網絡進行快速和便捷性的實現，從數據的入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個環節予以體現。檔案實現數字化對于檔案的開放、實現快速檢索、便于利用以及信息資源的整合共享等具有不可替代的作用，能夠極大滿足社會發展的需要。

3.4 合作共享發展理念

檔案管理工作不僅要實現與人之間的交流合作，而且也要提高與不同領域經驗的良好合作。檔案管理人員應主動與其他管理部門，如科研部門、檔案學會、檔案局以及檔案網站等進行交流與合作，以開放的姿態學習和借鑒他人的管理經驗和模式。與這些單位合作舉辦各種活動，共同開發各種項目，開拓視野，拓寬思路，整合資源。與不同領域實現檔案管理的數字化收集，異地備份等戰略合作，更好地為醫院的發展服務。

機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間，我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗，去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻

[1]金銀善.關于醫院合同檔案管理工作創新的探討[J].中國社區醫師，2015，31（17）：160+162.

[2]胡昌松.醫院合同檔案的特點與管理措施分析[J].辦公室業務，2014（13）：248.

[3]孫碧.淺談醫院合同檔案的建立與管理[J].蘭臺世界，2011（S1）：70.

[4]宋靜萍.淺談醫院合同檔案的管理[J].中國現代醫藥雜志，2009，11（05）：140.

作者簡介

郭維婭（1984-），女，漢族，山東省青島市，合同檔案管理員，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。