信息技術環境下機關單位財務檔案管理芻議

孫亞文

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，社會步入信息化發展時代，在這一背景之下，社會各個方面的發展都發生了翻天覆地的變化，其中受到影響最大的就是檔案管理工作，信息技術環境下檔案管理工作迎來了新的發展方向，朝著新發展方向的檔案管理工作能夠獲得更好的效果。然而，在信息技術環境下，檔案管理工作仍然存在不少的問題，因此，本文從機關單位財務檔案管理入手，立足于此探討信息技術環境下機關單位財務檔案管理，以供參考。

關鍵詞：信息技術；機關單位；財務檔案管理

1 前言

步入二十一世紀以來，社會就已經進入到網絡信息化時代，尤其是信息技術的進一步發展，無論對人們的日常生活還是對社會各個行業的發展，都發生了巨大的改變。在信息技術環境之下，社會上的各行各業都逐漸普及互聯網技術，對于機關單位財務檔案管理工作而言，也迎來了新的發展方向，但是由于機關單位財務檔案管理工作仍然存在不少問題，導致機關單位財務檔案管理工作在朝著新方向發展的過程中受到不少的阻礙，為了能夠做好機關單位財務檔案管理工作，以及充分發揮檔案管理工作的作用，要結合信息技術的發展，采取有效的措施來優化綜合機關單位財務檔案管理工作，從而促進整體的進步與發展。

會計檔案信息化作為社會檔案信息化的重要組成部分，是社會發展和信息化時代的必然要求。對于會計信息化檔案的管理還處在簡單的資料保管上，對會計檔案信息化管理標準化的理論雖然有所研究，但是未對檔案信息化管理水平進行衡量。檔案信息化管理水平的落后，體系構建的不完善，已經嚴重制約了行政管理以及科研工作的順利開展。基于以上考慮，首先分析了檔案信息化管理現狀及問題，論述了構建會計檔案信息化管理評價指標體系的必要性，提出該指標體系構建時必須遵循科學性、系統性、可延續性、代表性、可操作性、可比性基本原則；從以上原則出發，進而深入探討了評價指標體系構建中的基礎設施、信息資源、檔案信息政策、標準和法規、檔案信息化環境、檔案信息化潛力、檔案信息化人才等指標的具體實現，構建了會計檔案信息化管理評價指標體系。通過對影響會計檔案信息化管理的一級評價指標和二級評價指標權重的計算及一致性檢驗，有效證明了該指標體系構建的合理性、科學性和易操作。同時考慮到在實施過程中存在著不確定因素，文章最后從建立和完善會計檔案信息化管理評價指標體系的有效途徑、建立與完善保障體系的策略、建立會計檔案信息化管理支持體系、建立會計檔案評估的公正實施機制等方面的策略來保證會計檔案信息化管理評價指標體系的實施。

隨著計算機技術、網絡技術和數據庫技術的飛速發展， 財務系統信息化建設發展很快。隨著財務系統信息化水平的不斷提高，但財務系統中的檔案管理和共享仍然存在很多問題。

2 機關單位財務檔案管理存在的問題分析

隨著信息技術的不斷發展，互聯網被廣泛應用于社會生活的各個方面，也對傳統的財務檔案管理產生了不小的沖擊和挑戰，導致財務檔案管理工作中問題橫生。這一章節主要探討的內容就是信息技術環境下機關單位財務檔案管理存在的問題，通過明確這一方面的內容，從而為后續對策的探討奠定基礎。

2.1 管理信息化程度低，未實現辦公自動化

在信息技術環境下，信息技術在各行各業得到廣泛應用，對于機關單位財務檔案管理工作而言，不僅迎來了新的發展機遇，而且也面對著不少的挑戰。機關單位財務檔案管理迎接的機遇，指的就是信息技術發展為機關單位財務檔案管理工作的開展提供了眾多的選擇，合理應用就可以得到進一步發展，而機關單位財務檔案管理面對的挑戰就是當前機關單位財務檔案管理信息化程度偏低，無法實現檔案管理工作的辦公室自動化，對機關單位財務檔案管理工作產生了不利的影響，在很大程度上影響機關事業單位各項工作的開展。

2.2 工作效率不高，工作人員能力不高

我國機關單位財務檔案管理的工作內容呈現繁雜這一特點，具體管理手續過于繁瑣，在管理財務檔案過程中需要消費大量的人力、物力，導致機關單位財務檔案管理工作效率低下，無法滿足新時代發展之下對機關單位財務檔案管理工作提出的要求。與此同時，從事機關單位財務檔案管理工作的員工，在面對信息技術發展環境下機關單位財務檔案管理，自身具備的能力不足，沒有較強的信息技術操作能力，無法很好的勝任機關單位財務檔案管理工作，在一定程度上影響機關單位財務檔案管理信息化的發展，進而影響整體的進步與發展。

3 信息技術環境下機關單位財務檔案管理工作策略探討

在信息技術環境之下，機關單位財務檔案管理工作迎來了新的發展方向，要想在新的發展方向走到更好，機關單位財務檔案管理工作必須結合信息技術的發展特點，采取合理的措施優化機關單位財務檔案管理，以此來推動機關單位財務檔案管理工作得到更好的發展。這一章節就主要針對于此，提出以下幾個方面來進行探討和研究，希望可以為實際的機關單位財務檔案管理工作提供一些參考意見，從而促進整體的進步與發展。

3.1 從管理入手，優化財務檔案管理工作

信息技術環境下機關單位財務檔案管理，所能采取的第一個措施就是從管理入手，采取相對應的措施來優化檔案管理工作，從而促進整體的進步與發展。首先，信息技術環境下機關單位財務檔案管理，紙質文件都將轉變為電子文件，因此，要確保電子文件保存完整，不僅要在收集過程中對檔案內容的完整性進行核對，而且也要由檔案生成部門，在此基礎上進行歸類和儲存。其次，需要提高網絡化管理水平，一方面要完善檔案管理的相關法規，促使檔案管理工作有規可依；另一方面在檔案數據庫的接口處，建立防火墻并且設置權限，以此來提高檔案信息管理的安全性。最后，重視非結構性數據，所謂的非結構性數據，指的就是排除企業決策、管理信息、員工信息等直觀且可利用信息之外的數據，對這些數據予以重視，有利于促進檔案管理工作得到更好的開展。

3.2 加強信息化建設，提高管理人員的信息處理能力

信息技術環境下機關單位財務檔案管理，所能采取的第二個措施就是加強信息化建設，提高管理人員的信息處理能力，從而促進機關單位財務檔案管理工作得到良好開展。首先是加強信息化建設，機關單位要結合信息技術的發展，引入先進的設備，以實現機關單位財務檔案管理的辦公室自動化為要求來開展一系列工作，以此來促進機關單位財務檔案管理工作質量的提升。其次是提高管理人員的信息處理能力，機關單位要定期開展培訓活動，而培訓內容要包括對員工知識的豐富、能力的鍛煉、素質的教育、信息技術處理能力的培養等多個方面，以此來提升檔案管理人員的工作能力與工作素質，

4 結論

綜上所述，在信息技術發展背景之下，機關單位財務檔案管理工作面對著不少的機遇與挑戰，如何抓住機遇并且克服挑戰，是機關單位財務檔案管理工作獲得發展的關鍵，而本文就針對于此，進行了上述論點的探討，希望促進整體發展。

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