關于加強新時期企業文檔保管工作的思考

王艷

摘 要：在企業的經營發展歷程中，會形成大量的文檔，而這些文檔是幫助企業進行重大決策的重要依據，更是企業發展中的寶貴資源。新時期下，如何加強企業文檔保管工作，使之能夠在企業發展過程中得到最大化的利用，是企業有關職能部門面臨的重點課題。基于此，文章就加強文檔保管工作的重要意義出發，并以此為基礎，展開關于加強新時期企業文檔保管工作的思考，以供參考。

關鍵字：新時期 企業文檔保管工作 思考

企業文檔是指企業過去和現在的各項經營生產和管理活動直接形成的，對企業有保存價值的歷史記錄，是企業發展歷程的再現。21世紀的今天是一個全新的知識經濟時代，時代的變更向企業的文檔保管工作提出了新的要求，企業的各項管理工作面臨著新的機遇與挑戰，其中包括文檔保管工作。由此可見，就加強新時期企業文檔保管工作這一課題進行思考，并探索有效的對策，無論是對于提高文檔保管水平，還是優化企業資源配置，都有著十分重要的意義。

1 加強企業文檔保管工作的意義

市場經濟體制改革的深入推進，在一定程度上影響了企業文檔保管工作的實施。在此背景下，如何加強文檔保管工作已經成為幫助企業提高市場競爭力的重要手段之一，文檔保管工作顯得愈發重要。下面就加強文檔保管工作的意義進行論述：

1.1 加強企業文檔保管工作是推動企業改革與發展的客觀需要

對于企業來說，文檔是企業開展各項生產經營管理活動的重要依據之一，其和企業的經營發展建設和內部管理活動等都有著密切性的關聯。所以說，加強文檔保管工作，做好文檔資料的歸檔工作，能夠及時提供企業所需的第一手資料，促使企業健康發展。

1.2 加強企業文檔保管工作是實現社會信息交流與共享的體現

企業文檔資料中存儲了企業歷年來的發展信息資源，還包括了一些人才資源信息等。通過加強文檔保管工作，及時地為企業提供必須的資料，幫助各部門獲取相關的資料信息，能夠在一定程度上加強各部門之間的交流，拓展信息交流渠道，實現信息的共建共享，從而達到為企業經營發展建設服務的目的。

2 當前企業文檔保管工作存在的主要問題

2.1 企業重視程度不足，缺乏有效管理機制

企業文檔是對企業的經營發展歷程、經營活動等的記載，只有以文檔為依據，才能夠做好各項經營生產活動。但是，就當前的實際來看，企業在開展經營管理活動的過程中，仍舊是把重點放在企業在經濟市場的占有率上，而對文檔的保管工作關注力度很低，甚至把文檔保管工作和檔案管理工作列為同一工種，并由同一個人來完成，隨便應付了事。企業對文檔保管工作的重視度低，使得文檔保管工作在企業內部管理體系中的地位日趨弱化，這就一定程度上阻礙了保管工作的開展，嚴重影響了文檔資料功能作用的發揮。

2.2 管理制度不完善，缺乏制約協調機制

當前的絕大多數企業在開展文檔保管工作時，都習慣沿用“一條龍”模式，即是負責該項工作的人員，其所取得的文檔資料由他自己負責去裝訂歸檔，并擔任保管職責。在這種“一條龍”管理模式下，倘若某一個負責人員調到其他部門工作或者辭職，那么他所負責保管的文檔資料就會受到使用限制。一旦離崗的工作人員對其所負責保管的文檔資料交代不清楚，那么中途接手的工作人員也就會“無從下手”，從而引發文檔資料保管混亂的問題。

3 新時期下加強企業文檔保管的可行性對策

3.1 增強時代認識，提高企業員工文檔意識

企業的文檔保管工作之所以成效不高，與企業員工文檔意識不高有著密切的關系。因此要想穩步落實文檔保管工作，首先就要解決企業員工的認識問題，只有幫助他們進一步解放思想，脫離傳統陳舊觀念的束縛，樹立新理念，才能夠讓他們充分認識到文檔保管工作是企業全局工作的重要內容之一。而在此過程中，企業還可以通過講座、廣播等渠道廣泛宣傳文檔保管工作的相關知識，讓企業員工能夠對文檔工作有一種全新的認識。而對于負責文檔保管工作的相關人員，則可以強化他們的能力培訓，讓他們接觸先進的文檔保管知識，使他們能夠用一種開放性、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作，實實在在地解決文檔保管工作中存在的問題。

3.2 完善管理制度，規范文檔保管工作建設

規范合理的管理制度是文檔保管活動得以正常開展的前提基礎與保障。現今雖然企業在穩定管理上都建立了一定的管理制度，制定了一系列的規則，但是許多都只是流于形式，模仿其他一般管理活動的規則制定樣式。這些脫離了文檔保管工作實際的制度條例，并不能很好地指導文檔工作運作，不僅無法起到應有的管理效果，還導致整項文檔保管作效率下降。所以，建立完善的管理制度，并嚴格按照這個制度進行執行是非常有必要的。首先，企業應認真貫徹執行《文檔法》、《省文檔條例》，強化依法治檔，使各項文檔保管工作能夠逐步實現規范化管理，做到歸檔有范圍，立卷有標準。此外，企業還要結合自身實際，加強對《文檔保管制度》、《文檔借閱制度》等制度的制定，認真落實各項文檔保管工作任務，確保文檔工作得以有條不紊地開展。

3.3 重視設施建設，提升文檔保管工作的設備條件

通過信息化技術的深入應用，能夠實現管理的自動化，從而提高企業文檔保管工作的質量。因此，相關職能人員首先需要加強文檔保管的設施設備建設，通過計算機以及網絡化技術的應用，實現保管手段以及工作方式的自動化。尤其是對于文檔資料的存儲以及傳遞等，更需要最新的信息化文檔管理技術——電子文檔，將其運用到計算機的控制中。一方面，電子文檔可以有效借閱文檔的存儲空間，將文檔資料存儲到載體光盤、硬盤中去。而另一方面，電子文檔的查閱調用也十分方便，當員工需要查閱某一文檔時，他們無需在文檔架上“苦苦尋覓”，只需要在電腦上通過輸入文檔相關關鍵字點擊搜索即可。如此一來，不僅實現對文檔資料的高效有序管理，并能夠大大減少工作人員的負擔，有效地解決了繁瑣復雜的工作，這明顯有助于文檔保管整體效率的提升。

3.4 建立特色數據庫，全面提高文檔保管水平

新時期下，傳統的純人力文檔保管模式已經遠遠落后于企業的發展水平。在此背景下，要想做好文檔保管工作，全面提高保管水平，就必須要引進現代化的科學技術，優化工作流程。數據庫管理作為一種現代化的信息技術，其在當下已經被應用到各大領域中，并獲得了一致認可。企業可以根據文檔保管工作的實際需要，利用相關技術建立特色的數據庫系統，以實現文檔的高效管理。首先，可以建立數字化的檔案數據庫，并引進如：數碼相機、電子掃描儀等信息化設備，對檔案進行信息化處理，并將其刻錄成光盤，便捷、高效存儲。其次，可以建立文檔信息化服務站，提高重要文檔信息資料存儲的安全性。當然，企業還要加大對技術領域的關注力度，適時引進云計算、大數據等核心技術，并將這些技術投入使用，為文檔保管工作所利用。

4 結語

綜上所述，新時期下，文檔保管工作愈發受到各大企業的重視，在未來，其也將會在企業的發展過程中占據著越來越重要的地位。因此，作為負責文檔保管工作的相關職能部門和人員，必須要充分認識到文檔保管工作的意義所在，并不斷實踐與探索，找出有效的保管對策，以全面提高文檔保管水平，確保企業得以健康順利地發展。

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