“新常態”下企業檔案管理變革探究

葉梅迪

摘 要：近幾年來，伴隨著我國宏觀經濟的高速發展，企業檔案管理工作面臨著嶄新的發展形勢，其在企業發展當中的作用也在不斷增加。從實踐效果上來看，檔案管理工作所涵蓋的內容較多，不僅涉及到檔案信息的收集、管理和鑒別，也涉及到企業人事管理工作，因此，其意義和作用不容小覷。在本文的研究當中，主要分析了新常態背景之下，企業檔案管理的相關策略。

關鍵詞：新常態；企業檔案管理；變革

在企業發展過程當中，檔案管理有著舉足輕重的作用，從一定程度上來講，企業檔案管理工作和企業發展本身是相輔相成的關系。尤其在當前我國經濟進入新常態的重要轉型時期，企業檔案管理的新常態受到了進一步的重視，這也是當前這一領域所關注的焦點問題。基于此，本文將展開以下幾點論述。

1 制定合理的企業檔案工作發展戰略

1.1 目標設定合理

對于企業目標設定的過程當中不宜過高或過低，如果目標設定太高，各項資源的配置難以達成一個和諧的標準，那么企業檔案工作人員在工作過程當中就會產生各種負面情緒，制約企業各項工作的順利開展。相反，如果目標設定過低，那么檔案工作人員也難以在短時間內齊心協力完成任務，后續工作也會逐漸出現懈怠，所以目標設定顯現的尤為重要。

1.2 充分利用資源

企業檔案工作的開展需要各項資源的優勢互補相互組合，從來源渠道上來講，企業當中的檔案資源，包括內部和外部兩大部分。而在維持工作開展的資源構成要素當中，又涉及到人力、物力、財力。所以在制定企業發展戰略的過程當中，需要考慮到這些現有資源能否實現合理有效運用，能否將價值發揮到最大化，這才是實現企業發展目標的重要條件。因此在制訂企業檔案工作發展戰略的過程當中，需要考慮到企業現有的人力、物力、財力，采用各種激勵措施和手段實現資源的優勢互補[1]。

2 建立健全企業檔案管理體制機制

2.1 建立基于現代企業制度的檔案管理機制

在現代企業制度當中，首先強調的是建立健全競爭機制，眾所周知，現代企業制度要求企業能夠高效運行。尤其在激烈的市場競爭當中，企業必須實現最佳的組織形式和制度規范，從而將市場的核心競爭力提升到一定層面上來。作為企業管理工作當中必不可少的一部分，檔案管理工作也應當具備市場意識和競爭意識。在必要的情況下引入競爭機制，在明確獎懲績效激勵和職務升遷等多方面予以高度重視。其次，強化檔案信息服務機制，因為企業檔案是對于企業生產活動的一個真實的記錄。所以在信息時代要發揮企業檔案的重要作用，實現資源保障效益的最大化，從而積極參與到企業生產業務當中。這樣一來，才能夠為企業的長遠發展提供必要的信息支持。

2.2 建立鼓勵企業檔案工作創新機制

企業檔案管理，涉及到收集整理、鑒定、保管、統計、利用等環節，最終形成成品的檔案。在以往管理工作者的觀點當中認為，企業檔案是一個機械化的過程，事實并非如此，在這些環節當中每一個環節都可能帶來細小的創新，從而帶動整體檔案管理效率的提升。比如說切實引入檔案管理系統，在系統當中可以進行關鍵詞檢索，根據索引查找到對應的檔案，并且利用系統對于檔案進行高效率的分析和整理，極大地提高了效率。與此同時，還需要建立激勵創新制度體系，將創新納入到制度條文當中，才能夠最大程度上激發企業檔案管理人員的創新意識，使得員工能夠更主動提高自身的創新能力，員工能夠更愿意在工作當中，將自己的新觀點、新做法發表出來[2]。

3 優化企業檔案管理實踐環節

3.1 合理配置企業檔案管理各個環節

在新常態背景之下，為了能夠實現企業的高效決策，對于檔案管理環節，應當做出必要、微觀層面上的調整。從整體上來講，對于檔案管理各個環節的力量，需要不斷優化在開發和利用上投入更多的精力，以此帶來企業效益的提升。在諸多環節當中，企業檔案的收集整理鑒定和保管是重要的基礎條件。這些基礎性工作能夠幫助企業實現智能化、高效化發展趨勢。在科技手段的支撐作用之下，不斷完善發展，比如說可以借助于無線傳輸的方式進行檔案的收集，借助于自動裝訂的方式進行檔案整理，借助于溫濕度自動調控和災害警報等方式，保證檔案管理的安全性，從而最大程度上解放勞動力，讓檔案管理人員有更多的精力投入在檔案的開發和利用上。除了傳統的業務檔案咨詢方式之外，企業還應當有更高層次的利用模式，比如說立足于企業現有的狀況開展檔案編研工作，出版實用的編研產品，選擇一個合適的主題，圍繞企業各項中心工作展開，比如說某項產品或者項目規劃與設計等環節，在質量上需要注重編研過程當中所采用的材料堅實可靠、表意明晰。借助于通信技術進行檔案信息的主動推送服務，向各個相關部門及時推送檔案信息挖掘檔案的價值。一般來講，可以借助于手機APP、微信公眾號等方式加強服務和信息推送，實現信息的高效上傳與下達[3]。

3.2 建立檔案信息服務反饋機制

用戶在接收檔案信息服務的過程之中，針對企業檔案信息服務的方式、內容等諸多方面可以發表自己的想法和意見，企業檔案部門根據這些意見來進行相應的調整，從而不斷優化服務。事實上，員工始終是企業檔案管理部門的服務中心，所以員工是最有發言權的。在表達意見的過程當中，可以由相關人員查詢檔案信息之后，與利用人進行溝通，也可以采用問卷調查的方式收集相關的意見，或者使用滿意服務度調查表或留言的形式，進行調研的利用者的感受和企業檔案信息服務之間有著直接的聯系，這也將成為考評檔案管理者信息服務質量的重要元素，在這種情形之下，檔案管理者需要主動為有需要的員工提供新型企業的信息化服務。

4 結語

總的來說，企業檔案管理新常態的提出和發展具有至關重要的意義，雖然當前學術界對于這一領域并沒有明確的定義，但是不難看出，在以后發展過程當中，企業檔案管理新常態將會呈現出來獨特的發展態勢，主要表現為企業檔案走向集約化發展趨勢、檔案管理中心從收集端走向使用端。這就需要檔案管理者認清現實，采用合理優化的方式，規劃企業檔案管理的各個環節，使其能夠實現長遠可持續發展。

參考文獻

[1]王姍姍，劉艷敏.新常態下企業檔案工作的變革與發展[J].文摘版：經濟管理，2015（8）：284-284.

[2]牛堯堯.“互聯網+”背景下企業檔案管理新常態的構建研究[J].科技展望，2017， 27（18）.

[3]尚能，曹小勇.經濟新常態下企業發展現狀及改革管理創新探究[J]. 中國種業，2017（10）：32-34.