淺析事業(yè)單位人事檔案管理的新模式

甘泉

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源合理利用的必要工作途徑，各事業(yè)單位應(yīng)不斷提升人事檔案管理水平。本文通過對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，立足于進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的目標(biāo)，探討了人事檔案管理的全新模式與發(fā)展思路，以期為廣大事業(yè)單位的人事檔案管理工作開展與完善提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理策略；新模式

人事檔案主要是用于記錄事業(yè)單位在職工作人員的個(gè)人信息、崗位調(diào)動、學(xué)習(xí)深造等多項(xiàng)重要人才信息的，能反映員工的工作能力、工作業(yè)績以及崗位經(jīng)歷等，方便事業(yè)單位在今后的工作中科學(xué)、合理地進(jìn)行員工崗位派遣。但是，在當(dāng)前的事業(yè)單位當(dāng)中，其所進(jìn)行的人事檔案管理工作卻依舊存在著諸多問題，難以適應(yīng)當(dāng)前社會就業(yè)新形勢的發(fā)展與提出的要求。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源的配置逐漸向著市場化的方向發(fā)展，越來越多的人才參與到市場競爭當(dāng)中，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了許多挑戰(zhàn)。具體來說，人事檔案管理挑戰(zhàn)主要來源于以下幾方面。

首先，人才資源配置市場化的發(fā)展勢必會帶來行業(yè)人才的大規(guī)模流動，越來越多的事業(yè)單位將會為了進(jìn)一步發(fā)展，而大量招收各方面的社會人才。伴隨著人員的入職、辭職，其勢必會出現(xiàn)大量的人檔分離情況，也帶來大量的留檔工作與棄檔工作，對人事檔案管理工作造成較大的工作壓力。其次，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于所需記錄的人才信息較為單一，僅僅需要管理人員人工的進(jìn)行材料收集、歸檔以及再利用。但是隨著各事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重視度不斷提升，管理對象與服務(wù)對象逐漸多元化，管理中所涉及到的人才信息材料的種類也在不斷提升，且內(nèi)容也更加復(fù)雜，僅僅以傳統(tǒng)的單一管理模式展開管理無法滿足管理工作要求。

另外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、電子技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)被應(yīng)用于人事檔案管理工作中，例如信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建就為人事檔案管理工作優(yōu)化提供了途徑。但是，從總體的角度來說，當(dāng)前的人事檔案管理工作中還沒有實(shí)現(xiàn)多種先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用推廣，這就對事業(yè)單位相關(guān)管理人員提出了技術(shù)學(xué)習(xí)方面的要求。此外，人事檔案信息由于種類不同，其在保密程度、利用價(jià)值等方面存在著差異，要求管理人員針對檔案本身的多樣性采取多種管理策略。這不僅需要管理人員擁有較強(qiáng)的檔案管理規(guī)劃能力，同時(shí)還需要其具備靈活的檔案服務(wù)開發(fā)意識，才能應(yīng)對現(xiàn)代人事檔案管理挑戰(zhàn)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的新模式探析

（一）實(shí)行檔案集中式管理

以往事業(yè)單位通常采用分散形式進(jìn)行人事檔案管理，而就目前情況看，需要將該種模式朝著集中管理的方向轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的模式下，檔案的搜集與管理一般都是由部門為單位負(fù)責(zé)，安排專職人員進(jìn)行檔案日常管理及維護(hù)。所以每項(xiàng)工作基本都是如序開展，材料內(nèi)容也沒有太大差異。而內(nèi)容單一則難以展示出人才的實(shí)際能力，與人才的綜合化發(fā)展也存在矛盾。因而，事業(yè)單位要采用集中管理的模式進(jìn)行人事檔案管理，將社區(qū)與行業(yè)作為單位，構(gòu)建起相關(guān)的信息中心。不但要確保檔案體現(xiàn)出人員的工作業(yè)績、能力、表現(xiàn)等，還要反映出人員的具體工作狀況。如此一來，檔案管理的科學(xué)性與有效性才能得以提升，進(jìn)而為事業(yè)單位提供更加準(zhǔn)確的信息，做到人盡其才。

（二）實(shí)行檔案開放化管理

除了集中管理外，開放式管理模式也是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的大勢所趨。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期中，單位的人事檔案通常是交給人事部門進(jìn)行密封管理，若有其他部門的人需要查閱檔案，則必須通過繁雜的審批流程。這就導(dǎo)致了人事檔案的利用率較低，甚至于給人才的流動帶來阻礙。而在當(dāng)前社會中，人員的流動變得日趨頻繁，傳統(tǒng)的管理方式就要遭到淘汰，需要從封閉式管理改變?yōu)殚_放化管理。事業(yè)單位需要對檔案進(jìn)行適度公開，提高人事檔案的利用率，讓人才的優(yōu)勢也能夠最大化發(fā)揮出來。但要注意的是，開放化管理模式有其弊端，因此一定要做到揚(yáng)長避短。要克服檔案易丟失、易泄密等種種問題，真正把規(guī)范化與科學(xué)化的人事檔案管理落到實(shí)處。

（三）實(shí)行檔案電子化管理

在當(dāng)前形勢下，越來越多的事業(yè)單位開始采用電子檔案，這不僅是檔案服務(wù)于人事制度和相關(guān)工作的需求，同時(shí)也是適應(yīng)改革及發(fā)展的關(guān)鍵所在。以往的人事檔案多以紙質(zhì)文檔為主，但眼下科學(xué)技術(shù)不斷更新，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)也獲得了極為普遍的運(yùn)用，所以事業(yè)單位檔案管理的方式也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變。人事檔案屬于人才信息的重要資源庫，必須要充分且合理地利用這些資源，讓其最大程度地體現(xiàn)出作用與優(yōu)勢。因而，事業(yè)單位要把最先進(jìn)、最新型的技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理過程中，并采用計(jì)算機(jī)、掃描儀之類的現(xiàn)代化設(shè)備，把檔案資料整理過后錄入到計(jì)算機(jī)中。經(jīng)由這樣的技術(shù)化處理，使原本的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游臋n、圖片以及聲像資料，可大大提升人事檔案的管理效率。

三、具體的操作策略

（一）完善相關(guān)管理制度

要提高人事檔案的管理水平，就需要不斷健全并完善有關(guān)的管理制度。在事業(yè)單位中，人事檔案管理屬于較為繁瑣的工作，難以理出頭緒，所以一定要有專門的制度來進(jìn)行約束，否則會導(dǎo)致管理工作失去秩序，無章可循。就目前情況看，事業(yè)單位需要充分考慮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)性及社會性需要，在此基礎(chǔ)上對現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行革新與優(yōu)化。要重點(diǎn)制定好檔案收集、整理、歸檔、移交、保存等一系列的制度，特別是要構(gòu)建起人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理體系，對相關(guān)工作人員作出嚴(yán)格規(guī)范和要求。而對于人員的任用，也需建立起專門的制度，為檔案管理提供可靠保障。

（二）提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)對于事業(yè)單位的檔案管理來說至關(guān)重要，要提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須要強(qiáng)化對檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不斷培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，提升人員素質(zhì)。在事業(yè)單位中，人事檔案管理屬于業(yè)務(wù)性、政策性都很突出的工作，需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)服務(wù)性與保密性功能。所以，各級人事部門都要強(qiáng)化針對管理人員團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，挑選出優(yōu)秀的管理人員，確保其作風(fēng)正派、正直可靠、業(yè)務(wù)過硬，并且有強(qiáng)烈的責(zé)任心。另外，事業(yè)單位也要定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，可創(chuàng)辦專門的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班，以便管理人員能夠及時(shí)掌握最新技術(shù)和方法。

（三）不斷提高檔案利用率

針對檔案利用率較低的問題，事業(yè)單位需要強(qiáng)化管理部門和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，逐步提升人事檔案的利用率。與此同時(shí)，檔案管理部門也要注重和社會以及其余部門之間的聯(lián)系，集中精力探索適應(yīng)當(dāng)前形勢的檔案管理新思路、新方法。此外，還要對人事檔案的管理體制進(jìn)行深化改革，加大力度發(fā)掘出更為豐富的信息資源，以此充實(shí)檔案的內(nèi)容，為人才管理提供更多便利。這樣一來，事業(yè)單位的人事檔案管理才能高效地服務(wù)社會，在促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)給事業(yè)單位注入強(qiáng)勁的發(fā)展動力。

四、結(jié)束語

在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的帶動下，人才已經(jīng)成為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)行業(yè)競爭的第一要素。各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)深刻探討當(dāng)前的人事檔案管理工作所面臨的多種問題，比如人才流動性強(qiáng)、檔案材料復(fù)雜且廣以及傳統(tǒng)檔案管理手段滯后等。積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)新管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法實(shí)現(xiàn)高水平、高效率的人事檔案管理。在此基礎(chǔ)之上，也應(yīng)當(dāng)不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，開創(chuàng)管理創(chuàng)新新路徑，在管理實(shí)現(xiàn)的過程中不斷進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化。

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