淺析事業單位人事檔案管理的新模式

甘泉

摘 要：人事檔案管理是事業單位實現人力資源合理利用的必要工作途徑，各事業單位應不斷提升人事檔案管理水平。本文通過對當前事業單位檔案管理所面臨的挑戰進行分析，立足于進一步優化檔案管理工作的目標，探討了人事檔案管理的全新模式與發展思路，以期為廣大事業單位的人事檔案管理工作開展與完善提供參考。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理策略；新模式

人事檔案主要是用于記錄事業單位在職工作人員的個人信息、崗位調動、學習深造等多項重要人才信息的，能反映員工的工作能力、工作業績以及崗位經歷等，方便事業單位在今后的工作中科學、合理地進行員工崗位派遣。但是，在當前的事業單位當中，其所進行的人事檔案管理工作卻依舊存在著諸多問題，難以適應當前社會就業新形勢的發展與提出的要求。

一、當前事業單位檔案管理所面臨的挑戰

隨著社會經濟的不斷發展，人力資源的配置逐漸向著市場化的方向發展，越來越多的人才參與到市場競爭當中，為事業單位的檔案管理工作帶來了許多挑戰。具體來說，人事檔案管理挑戰主要來源于以下幾方面。

首先，人才資源配置市場化的發展勢必會帶來行業人才的大規模流動，越來越多的事業單位將會為了進一步發展，而大量招收各方面的社會人才。伴隨著人員的入職、辭職，其勢必會出現大量的人檔分離情況，也帶來大量的留檔工作與棄檔工作，對人事檔案管理工作造成較大的工作壓力。其次，在傳統的人事檔案管理工作中，由于所需記錄的人才信息較為單一，僅僅需要管理人員人工的進行材料收集、歸檔以及再利用。但是隨著各事業單位對人事檔案管理工作的重視度不斷提升，管理對象與服務對象逐漸多元化，管理中所涉及到的人才信息材料的種類也在不斷提升，且內容也更加復雜，僅僅以傳統的單一管理模式展開管理無法滿足管理工作要求。

另外，隨著現代信息技術、電子技術的不斷發展，越來越多的現代化技術被應用于人事檔案管理工作中，例如信息管理系統的構建就為人事檔案管理工作優化提供了途徑。但是，從總體的角度來說，當前的人事檔案管理工作中還沒有實現多種先進管理技術的應用推廣，這就對事業單位相關管理人員提出了技術學習方面的要求。此外，人事檔案信息由于種類不同，其在保密程度、利用價值等方面存在著差異，要求管理人員針對檔案本身的多樣性采取多種管理策略。這不僅需要管理人員擁有較強的檔案管理規劃能力，同時還需要其具備靈活的檔案服務開發意識，才能應對現代人事檔案管理挑戰。

二、事業單位人事檔案管理的新模式探析

（一）實行檔案集中式管理

以往事業單位通常采用分散形式進行人事檔案管理，而就目前情況看，需要將該種模式朝著集中管理的方向轉變。在傳統的模式下，檔案的搜集與管理一般都是由部門為單位負責，安排專職人員進行檔案日常管理及維護。所以每項工作基本都是如序開展，材料內容也沒有太大差異。而內容單一則難以展示出人才的實際能力，與人才的綜合化發展也存在矛盾。因而，事業單位要采用集中管理的模式進行人事檔案管理，將社區與行業作為單位，構建起相關的信息中心。不但要確保檔案體現出人員的工作業績、能力、表現等，還要反映出人員的具體工作狀況。如此一來，檔案管理的科學性與有效性才能得以提升，進而為事業單位提供更加準確的信息，做到人盡其才。

（二）實行檔案開放化管理

除了集中管理外，開放式管理模式也是當前事業單位發展的大勢所趨。在計劃經濟時期中，單位的人事檔案通常是交給人事部門進行密封管理，若有其他部門的人需要查閱檔案，則必須通過繁雜的審批流程。這就導致了人事檔案的利用率較低，甚至于給人才的流動帶來阻礙。而在當前社會中，人員的流動變得日趨頻繁，傳統的管理方式就要遭到淘汰，需要從封閉式管理改變為開放化管理。事業單位需要對檔案進行適度公開，提高人事檔案的利用率，讓人才的優勢也能夠最大化發揮出來。但要注意的是，開放化管理模式有其弊端，因此一定要做到揚長避短。要克服檔案易丟失、易泄密等種種問題，真正把規范化與科學化的人事檔案管理落到實處。

（三）實行檔案電子化管理

在當前形勢下，越來越多的事業單位開始采用電子檔案，這不僅是檔案服務于人事制度和相關工作的需求，同時也是適應改革及發展的關鍵所在。以往的人事檔案多以紙質文檔為主，但眼下科學技術不斷更新，計算機信息技術也獲得了極為普遍的運用，所以事業單位檔案管理的方式也應隨之轉變。人事檔案屬于人才信息的重要資源庫，必須要充分且合理地利用這些資源，讓其最大程度地體現出作用與優勢。因而，事業單位要把最先進、最新型的技術運用到人事檔案管理過程中，并采用計算機、掃描儀之類的現代化設備，把檔案資料整理過后錄入到計算機中。經由這樣的技術化處理，使原本的紙質檔案變為電子文檔、圖片以及聲像資料，可大大提升人事檔案的管理效率。

三、具體的操作策略

（一）完善相關管理制度

要提高人事檔案的管理水平，就需要不斷健全并完善有關的管理制度。在事業單位中，人事檔案管理屬于較為繁瑣的工作，難以理出頭緒，所以一定要有專門的制度來進行約束，否則會導致管理工作失去秩序，無章可循。就目前情況看，事業單位需要充分考慮檔案管理工作的現實性及社會性需要，在此基礎上對現有的管理制度進行革新與優化。要重點制定好檔案收集、整理、歸檔、移交、保存等一系列的制度，特別是要構建起人事檔案計算機輔助管理體系，對相關工作人員作出嚴格規范和要求。而對于人員的任用，也需建立起專門的制度，為檔案管理提供可靠保障。

（二）提高管理人員素質

檔案管理人員的素質對于事業單位的檔案管理來說至關重要，要提高人事檔案管理的質量和效率，就必須要強化對檔案管理隊伍的建設，不斷培養優秀的管理人才，提升人員素質。在事業單位中，人事檔案管理屬于業務性、政策性都很突出的工作，需要重點強調服務性與保密性功能。所以，各級人事部門都要強化針對管理人員團隊的建設，挑選出優秀的管理人員，確保其作風正派、正直可靠、業務過硬，并且有強烈的責任心。另外，事業單位也要定期組織人員進行培訓，可創辦專門的檔案業務學習班，以便管理人員能夠及時掌握最新技術和方法。

（三）不斷提高檔案利用率

針對檔案利用率較低的問題，事業單位需要強化管理部門和人才服務機構之間的交流與溝通，逐步提升人事檔案的利用率。與此同時，檔案管理部門也要注重和社會以及其余部門之間的聯系，集中精力探索適應當前形勢的檔案管理新思路、新方法。此外，還要對人事檔案的管理體制進行深化改革，加大力度發掘出更為豐富的信息資源，以此充實檔案的內容，為人才管理提供更多便利。這樣一來，事業單位的人事檔案管理才能高效地服務社會，在促進我國經濟發展的同時給事業單位注入強勁的發展動力。

四、結束語

在市場經濟發展的帶動下，人才已經成為事業單位實現行業競爭的第一要素。各事業單位應當深刻探討當前的人事檔案管理工作所面臨的多種問題，比如人才流動性強、檔案材料復雜且廣以及傳統檔案管理手段滯后等。積極學習先進的檔案管理理念，創新管理模式，運用現代化的管理方法實現高水平、高效率的人事檔案管理。在此基礎之上，也應當不斷總結管理經驗，開創管理創新新路徑，在管理實現的過程中不斷進行創新與優化。

參考文獻

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