淺談建設工程檔案資料管理的現狀

路美華

摘 要：隨著近年來城市基礎設施建設的快速發展，建設工程資料也急劇增加，如何管理好這些資料也變得越來越重要。基于此，本文對建設工程檔案資料管理的現狀進行了分析，并提出了解決的建議。

關鍵詞：建設工程；檔案資料；管理；建議

建設工程是一個由多單位、多個部門參與的復雜系統，參建各方形成的歸檔文件資料，有不同的范圍，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但目的是相同的，必須有完整、準確的竣工檔案資料。建設工程資料是工程建設過程中的原始記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，它們以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等多種形態展示著工程建設全過程，是工程質量的見證。

住建部及各省、市建設部門曾明確指出：任何一項工程如果技術資料不符合標準規定，則判定該項工程不合格，對工程質量具有一票否決權。在評審精品工程時，技術資料不合格，則不再安排現場實物評審。工程資料管理的重要性由此可見一斑。

文件資料是檔案的前身，檔案是文件資料的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

1 工程資料歸檔的質量要求

歸檔的工程項目文件資料必須經過分類整理，并組成符合要求的案卷。

工程項目資料應完整、系統，所有文件、各種材料、圖紙內容齊全，有請示、批復，不得缺頁、缺項，成套材料保持相互間的有機聯系和整體性，能完整地反映工程建設活動的全過程。

工程項目文件資料應準確，要求數據真實、準確，各類技術資料上的內容和所記載的數據必須真實可靠，真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，竣工圖與實物相一致。

簽字手續完備，施工技術文件應按行業規定、標準，簽字蓋章手續齊全，如材料質保書、試驗報告等必須驗收簽字，竣工圖必須有竣工章，且有專人簽字。

書寫材料符合規定要求，需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等）書寫、繪制，字跡工整，圖形清晰，用紙規范，裝訂整齊劃一（要求下面齊、右面齊），以利長久保存。

歸檔的特殊載體（照片、錄音、錄像、磁盤、光盤）應保證載體的有效性。

2.工程資料管理目前存在的一些問題及產生的原因

2.1資料收集不及時、不完整、不規范

這個問題無論在建設單位、施工單位或者監理單位，甚至設計單位可能都存在。從事檔案資料管理的人員只懂檔案不懂技術，而工程技術人員又只懂技術而不懂檔案，兩者不能很好地結合起來。施工單位的資料相對最多，所以也是最難收集的。施工的時間記錄要真實準確，在原材料中的標目要真實，所有的檢測部位和數據必須要真實可靠和準確。首先要做好工程施工前對原材料的監測工作，對于分項目的工程檢測要及時。在進行資料的收集和記錄時，相關人員要進行查驗并及時的簽字，對于所安排的指令要及時進行回復和及時的匯總。有些施工單位資料員在做資料時并未按照工程實際情況，而是照搬其他工程的資料，將內容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內容，或者是同一個項目中不同的單位工程的資料一模一樣。在完整性方面，應該將施工所使用的原材料的廠家檢測報告及合格證，在施工過程中進行的測量、技術上的資料、施工過程中的記錄、施工質量的驗收報告、工程管理、工程驗收資料以及竣工的圖紙要單獨進行裝訂成冊，所有這些都要有專門的人員進行收集整理和匯總。團隊都應該有著明確的分工，負責資料收集整理的人員也應該是從這個隊伍成立的一開始就應該有的，并且最好是自始至終跟隨這個建設項目直到竣工結算。

2.2竣工資料移交不及時

不能按規定的時間及時移交工程竣工資料，甚至導致竣工資料丟失。有些單位因為管理或人員的問題，竣工資料編制沒有做到三同步，導致工程結束了但竣工資料還沒有整理出來。工程竣工資料是反映工程竣工的重要依據，工程竣工資料日期與工程尾款、質保金的支付相關聯，因此工程竣工資料收集整理的越快，工程項目浪費的人力、物力、財力越少，項目的效益會無形中提高。

2.3重工程建設，輕檔案管理

工程項目的管理人員檔案意識淡薄，平時只注重抓工程質量、工程進度，忽視了建設工程中的檔案資料管理。由于機構缺失、人才缺乏，沒有合同和資金約束，檔案管理心有余而力不足。甚至工程完工后各單位才開始應付整理工程資料，草草歸檔，各種原因造成項目檔案資料管理無序，流向不明，資料收集不齊全。一項工程的檔案管理絕不僅僅是建設單位或施工單位的事，它從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、勘察、施工、監理等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時歸檔資料，就會影響這個項目檔案的完整性。

3 解決這些問題的建議

工程檔案工作從工程建設的立項、征地、勘察、設計、招投標、施工直到竣工驗收、交付使用等，各環節、各步驟之間客觀存在著不可顛倒的先后順序，這個先后順序是建設工程項目的客觀自然規律，工程文件的產生有著很強的階段性、程序性和過程性的特點，擔負著服務工程活動、推動工程進程的任務。工程每一階段、每一個環節都有相應的資料產生，因此要求檔案管理人員對每一個階段、每一個環節中會產生的文件做到心中有數，按進度及時跟進收集，結合重要性和專業安全存放。隨時關注進度和各參建單位人員收集的資料并與之保持密切聯系，及時查驗資料是否完整、整理是否規范，避免竣工驗收時出現資料遺漏現象。所以要由專職人員負責資料的管理和跟蹤，必須持證上崗，為了提高業務水平，要定期組織參加培訓及學習。

項目管理部門在工程建設初期（而不是中后期）就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規范性。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料、質量保證資料真實可靠。工程項目管理部門可在總包合同中，把文件材料歸檔工作作為合同的一項重要內容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內容、份數及質量提出明確要求，并設立一定數額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

工程項目負責人要增強檔案意識，把檔案工作貫穿于工程項目建設全過程，加強對項目檔案管理的宣傳力度，提高全體參建人員對檔案管理工作的認知水平，增強全體參建人員對檔案管理工作的責任感。從工程項目立項開始就設立工程項目資料管理機構或專職的管理人員，負責工程項目資料的收集、整理和歸檔管理工作。專業的人員可以清楚地認識到什么時候應該進行什么樣的工作，在工程建設過程中的什么階段應該進行什么資料的收集，這就從根本上已經做好了規范作業的準備，因而所有的收集工作都可以有條不紊的進行，不會有資料遺漏、不規范、資料的價值不高等情況的出現。可以說通過檔案驗收可以折射出一個企業的整體管理水平，應予以高度重視。

建設工程檔案是工程建設的重要組成部分，是在工程建設過程中形成的原始資料，是非常寶貴的資源和財富。工程檔案資料的完整與否，檔案管理水平的高低，對今后開展維修、改造、擴建、拆建等起著舉足輕重的作用，沒有或失去資料會帶來極大的盲目性，會給城市建設和人民生命財產造成無法估量的后果。檔案管理工作是一項傳承歷史、記錄現實、服務未來的工作。工程建設是百年大計，工程檔案管理也同樣是百年大計。

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