提高檔案工作中人事檔案管理的策略

劉大群

摘 要：在人力資源開發與人才政策制定等方面，人事檔案為其提供了主要的依據，也為人才的管理與使用奠定了良好的基礎。近年來，在各個企事業單位中，人事檔案管理顯得尤為重要，在檔案工作中，如何進一步促進人事檔案管理工作的有序開展已經成為企事業重點關注的內容。但是，受到傳統觀念和方法等的影響，導致檔案工作中人事檔案管理存在不足之處。因此，本文針對提高檔案工作中人事檔案管理的策略進行了分析，從而為實現檔案管理的動態化和立體化提供有利依據。

關鍵詞：檔案工作；人事檔案；管理

在檔案工作中，人事檔案管理其重要的組成部分，人事檔案有著完整性與真實性等特點，所以對人事工作的開展起到了至關重要的作用。在人才信息當中，人事檔案作為主要的載體，其為社會公共信息的組成部分，信息中包含了個人的工作業績和業務能力等方面，是企事業單位任用人才和選拔人才的依據。在新的形勢下，為了提高檔案工作的質量，必須改革和創新觀念與方法，對人事檔案管理加以優化，從而提高檔案工作中人事檔案管理的效果。

一、人事檔案管理的內涵

對于人事檔案而言，其指的是針對一個人的學歷、專業和社會經歷等進行詳細、真實的記錄。在新時期之前，人事檔案內容比較簡單，缺少時效性與系統性，因而在應用時，其利用價值相對很低，人事檔案管理的作用未能有效發揮。但是，

在新的歷史時期，人們對人事檔案管理工作有了科學的定義與認知，通過整合資源，真實的反映個人的基本狀況，將個人資料加以記錄與保存，繼而為企事業單位對人才的考核與選聘提供可靠的依據。

二、檔案工作中人事檔案管理存在的不足之處

目前，部分企事業單位在開展檔案管理過程中，由于所收集的人事檔案材料不齊全，內容不完整，導致人事檔案管理質量不高，未能滿足新時期人事工作的要求。有些單位的人事部門未能及時補充新材料，沒有如實的反映最近的業務與培訓等情況。在堅定和審查人事檔案材料環節，把關不夠嚴格，造成內容失真，一些不真實的材料歸入到個人檔案中，對管理工作的順利開展產生了不好的影響，從而降低了檔案管理工作中的人事檔案管理質量。另外，存在著人檔分離的情況，導致出現了一些“無頭檔案”。

“無頭檔案”是不能查到當事人下落的人事檔案，當人員的主管機關發生變動，沒有和檔案流動同步，或者是轉遞工作不準確，有關手續不規范，在一系列因素的影響下，導致了檔案和人脫節，嚴重的阻礙了人事檔案管理工作的有序開展，也降低了檔案工作中人事檔案管理的工作質量與效率[1]。因此，為了提高人事檔案管理質量，必須采取合理的措施，繼而為優化檔案工作中的人事檔案管理發揮至關重要的作用。

三、提高檔案工作中人事檔案管理的有效策略

（一） 增強對人事檔案管理的重視

企事業單位在發展過程中，要著眼于全局，充分發揮各個部門的職能，在經濟水平不斷提升的背景下，企事業的競爭日益激烈，為了提升核心競爭力，必須將人才的培養作為主要目標，發揮人才的重要作用，那么，應當對人力資源管理工作的關鍵作用有所認知，通過對人事檔案管理的重視，促進檔案工作中人事檔案管理的質量得到提高。為了確保人事檔案內容的公開與透明，為人力資源管理工作的順利開展打下堅實基礎，單位的領導要提升人事檔案管理工作的意識，然后結合實際情況實施檔案工作中人事檔案管理，發揮人事檔案的功能，為企事業的發展提供有利依據。

（二） 收集人事檔案相關材料

在開展檔案工作過程中，為了完善人事檔案管理，需要收集人事檔案相關材料，確保人事檔案的真實性與權威性，也為人事檔案管理工作質量的提高發揮主要作用[2]。在人事檔案管理期間，人事檔案材料的收集是最為基礎和關鍵的環節，只有保證材料的真實性與準確性，才能為其他環節的正確進行提供保障。

在政治經濟體制不斷改革與深化期間，改革干部制度、專業技術晉升和學歷與考核等檔的材料越來越多，所以對人事檔案收集工作的開展提出了更高的要求。檔案管理人員在工作時，為了保證相關材料的真實性，要對所收集材料加以鑒別，在進行整理，針對不滿足歸檔要求的材料，應該立即進行處理，發現材料的手續不齊全，一定要退回到材料形成的部門，補辦完整后才能將其入檔，從而確保人事檔案的準確性，最大程度的提高檔案中的人事檔案管理質量。

（三）預防與處理人事檔案管理的難點問題

企事業單位的檔案管理部門在實際開展工作過程中，在諸多因素的影響下，導致出現了“無頭檔案”，對完善人事檔案管理產生了不良的影響[3]。因此，在檔案管理期間，為了提高人事檔案管理工作質量，企事業的人事檔案管理部門必須建立健全管理制度，預防與處理人事檔案管理的難點問題，及時的堵塞漏洞。

為了有效的對人事檔案管理的難點問題進行預防與處理，企事業單位的人事檔案管理部門要和人事管理部門緊密聯系在一起，通過制定相關制度，在制度的指導下開展人事檔案管理工作，確保人員的職務變動與工作等信息更加準確，使得在檔案管理中，人事檔案管理工作具有科學性與可靠性。

對于人員的調入單位名稱、調動原因和主管機關名稱等信息，均歸入檔案中，一旦存在變動的情況，人員的檔案也要及時的轉到新主管部門，確保人員的流動和當那保持同步。當這些難點問題得到解決，才有助于人事檔案管理工作的各個環節均符合標準，從而提高檔案管理中的人事檔案管理質量，為企事業單位開展人力資源管理工作與其他方面發揮關鍵作用。

（四）加大對人事檔案管理的現代化與信息化建設

當前，企事業單位在落實檔案管理工作過程中，要充分意識到人事檔案作為人才信息資源庫，需要對各種資源進行合理的利用，最大限度的發揮其作用。在科學技術水平不斷提升的背景下，為了提高人事檔案管理效率，要加大對人事檔案管理的現代化與信息化建設，借助于人事檔案管理的現代化，為人事制度的優化與人事工作的實施創造良好的條件，也滿足社會對檔案信息化的要求。

企事業檔案管理部門要加大對掃描儀和計算機等現代化設備與技術的運用，利用計算機進行輔助管理，將收集到的圖片、文字和聲像等資料轉換成數據資料，將人事檔案保存為電子和紙質兩種格式，檔案管理人員通過計算機就能夠快速的查詢到相關內容，實現高效的管理[4]。對于一些不保密的檔案信息，運用網絡技術實現社會共享，向社會提供優質的人事檔案信息化服務。總之，為了提高檔案工作中人事檔案管理的效率和質量，要加大對人事檔案管理的現代化與信息化建設，合理的借助于信息化技術，全面提升人事檔案管理工作的質量，增強管理工作的效率，為企事業人力資源管理工作的全面開展發揮一定的作用。

四、結束語

綜上所述，在市場經濟背景下，為了向社會提供優質的服務，企事業單位要對人事檔案管理工作的重要性有高度的認知，在實施檔案管理過程中，加大人事檔案管理力度。針對人事檔案管理中存在的問題，采取合理的措施進行解決，通過采取科學的管理方法和模式，彌補管理中存在的漏洞，最大限度的提高檔案管理工作中的人事檔案管理水平，從而促進企事業單位的可持續發展。

參考文獻

[1]王慧.事業單位人事檔案信息化管理的優化策略分析[J].卷宗，2017（36）：63-63.

[2]李潤霞.分析醫院檔案管理應用信息化手段[J].大家健康（下旬版），2017（11）：279.

[3]程鷹.關于做好事業單位人事檔案管理的幾點思考[J].卷宗，2017（17）：83-83.

[4]韓海燕.對人力資源中人事檔案管理作用的幾點探討[J].人力資源管理，2017（7）：327.