探究信息化檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：如今我們正處于高速發展的信息時代，對于檔案的管理也正逐漸趨向信息化方向，對于檔案管理地信息化可以為人們地生活帶來諸多便捷，但任何事物都具有兩面性，在為人們帶來便捷生活的同時，對于信息化檔案地管理，龐大的數據極大地增加了管理的難度，所以本文主要闡述了在信息化檔案管理中容易出現的問題并且提出了相應可行的管理辦法以供參考。

關鍵詞：更新技術；引進人才；重視信息安全

為了適應社會發展的需要，信息化檔案管理方法的改進必不可少，為了大面積全面實現信息化檔案管理，本文就信息化檔案管理中存在的問題以及出現的問題提出了一定的思路。

一、信息化檔案管理的現狀

（一）部分單位不響應

不少單位企業由于開辦歷史較長，思想落后，抗拒改變，對于信息化檔案管理的開展不夠重視，至今仍舊采用老式紙質的方法進行檔案管理，此方法有很多的弊端，不僅會使機關信息化檔案管理的工作效率下降，還容易出現檔案丟失尋找困難等問題。

（二）信息化檔案管理設備落后

部分單位積極響應政策，但由于信息化檔案管理的設備落后而無法跟上改革的步伐，力不從心。有些是由于硬件方面，譬如，部分鄉鎮部門由于沒有電腦，打印機等設備導致信息化檔案管理工作無法進行，更何況，具有電腦，打印機設備都無法完全達到標準，這一困難大大加大了工作難度，以及工作進度[1]。

（三）信息化檔案管理的數據庫不能及時更新

現在還有一個主要問題是信息化檔案管理的數據庫不能及時更新。信息化檔案管理的數字化建設，數據庫的建設都不能實時更新，這就導致信息化檔案管理的數據庫中信息落后，真實度下降，缺乏可信度，使得信息化檔案的出現形同虛設。其中有兩大主要問題，一時數據不完整，部分企業或單位對于員工數據的錄入只進行基本狀況的輸入，導致數據庫中員工信息空洞，無法應用到切實的用途中去。還有一個主要問題就是錄入的數據不準確，部分信息化檔案管理人員由于圖方便，對于信息的錄入粗心大意，隨意錄入，就會造成部分人員的信息錄入錯誤但由于工作人員的疏忽而沒有被檢查出來，最后導致信息失真的情況發生。

（四）對于信息化檔案管理安全不夠重視

檔案管理不僅涉及到單位人員的隱私問題，在另一方面，甚至會涉及到國家的安全問題。在對于信息化檔案管理的安全問題方面還是會出現單位不夠重視的狀況。它往往需要一個健全的系統來為整個單位的信息安全做保障，但是由于單位領導人員不夠重視等原因，會出現信息化檔案管理工作人員人手不夠，或者人員專業性不夠的情況，導致信息化檔案管理的安全無法得到保障。另外，在信息高速發展的時代，對于信息管理的安全性要求也就更高，著就需要在此方面更加專業的人才[2]。

二、信息化檔案管理的問題對策

（一）加大經費投入，配備相關設備

由于部分鄉鎮地區的設備落后，這就導致鄉鎮機關單位信息化檔案管理的工作較為被動，即使希望響應信息化檔案管理完善的號召，也會由于設備落后等問題無法得到落實。所以加大對于鄉鎮機關單位信息化檔案管理方面的投入，使得每個鄉鎮機關單位都擁有一套完備的信息錄入輸出設備，才會使信息化檔案管理的工作真正得到落實[3]。

（二）建立信息化檔案管理網絡

由于各個機關單位相互沒有工作交集的現狀，導致個單位部門之間的信息流動性很差，所以在這里建議有關部門開設相關網絡，建立有關信息化檔案管理的系統，將各個單位的信息聯通起來，使得政府工作能夠更加快捷高效地進行，更好地貫徹現代化辦公理念。同時，建立信息化檔案管理網絡也會提高各個單位各個部門的辦事效率，個人信息可以在各個單位獲取，個人為了辦理某項業務在各個單位之間開具證明的等情況會很少出現，會很大程度上方便市民的生活。

（三）注重信息安全保障

在如今信息化的時代，信息安全是一個非常需要重視的部分。由于個人信息的價值越來越高，就會有越來越多的不法分子企圖盜取信息化檔案中的個人信息，因此，信息化檔案管理的安全保障工作必不可少，這就要求相關工作單位對于信息的安全問題加以重視，建立一定的安全保障系統，為了達到這一目標，就要求有具有一定專業技能的工作人員參與其中，這也是用人單位需要的人才。

在另一方面，信息化檔案管理也可以從工作人員自身方面進行保障。可以建立專門的檔案管理庫，將相關的人員信息存放進去，與其他一些相對不重要的文件區別開來，加強對于人員信息分類管理的監督工作，防止由于工作人員的疏忽導致的一些安全隱患。

（四）規范信息化檔案管理的工作流程

在以往的信息錄入信息管理工作都是各個機關單位有各自的工作方法工作系統，這就導致在建立整合一個系統的同時出現許多信息無法完成對接，這就要求各個機關單位對于信息的錄入管理工作都有一定的規范化流程，方便信息化檔案管理管理人員的管理。

具體可以建立對于信息錄入建立完善的錄入流程，對于信息的采集、收納，文件的整理、管轄等任務制定標準格式，確保個人信息的錄入得到安全的保障以及個人信息錄入的真實性與準確性。除了制定文件輸入的標準流程之外，在另一方面，還可以提高錄入的技術性，減少工作量。譬如尋找專業人才為信息錄入系統寫出一個安全高效的程序，使得信息錄入人員在進行錄入工作的同時大大提高辦事效率，提高信息化檔案管理工作的規范程度[4]。

（五）提高工作人員的專業性

由于對于信息化檔案管理的工作有較大的技術性要求，所以提高工作人員的技術素養，及時引進先進人才，各個工作人員加強溝通與交流，各單位就信息化檔案管理工作積極交流，通過上述種種方法來提升信息化檔案管理的工作效率以及工作層次。

三、結語

在信息高速發展的時代，對于信息化檔案管理的工作也要跟上時代的步伐，使工作人員的信息與時代同步，為了提高政府的工作效率，推進工作效率的提高，對于信息化檔案管理的建設工作要提高重視，加大對于鄉鎮地區的信息化檔案管理設備的經費投入，制定規范化的信息錄入流程，這些對于人事檔案的效益最大化的實現也具有重要意義。

參考文獻

[1]張靜. 論檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J]. 東方企業文化， 2015（15）.

[2]何文芳. 探究文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 辦公室業務， 2017（1）：70-70.

[3]魯春生. 學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策探究[J]. 中國科技投資， 2016（30）.

[4]王梅. 醫院人事檔案管理信息化建設中存在的問題及對策探討[J]. 特別健康， 2017（20）.

作者簡介

姚艷蓉（1976—），女，漢，四川蒲江人，本科，中級檔案館員，新津縣政務服務推進中心，研究方向：檔案管理。