電子文件歸檔管理的發(fā)展策略探討

劉興泉

摘 要：電子文件是現(xiàn)代社會(huì)重要的文件形式之一，是信息技術(shù)不斷發(fā)展普及的產(chǎn)物，如何有效管理電子文件是當(dāng)今重要課題。為保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)期有效性，政府和企事業(yè)單位應(yīng)共同協(xié)作，規(guī)范電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；優(yōu)化電子文件的歸檔范圍；不斷加強(qiáng)信息技術(shù)支持的可靠性；大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員；強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)“一把手”作用，從而促進(jìn)我國電子文件歸檔管理的健康發(fā)展。

關(guān)鍵字：信息技術(shù)；電子文件；歸檔管理；健康發(fā)展

一、概述

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動(dòng)化的不斷普及，文件的形式逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向電子形式過渡。由于兩種不同形式的文件存在差異，使得電子文件的歸檔管理也區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔管理，因此為了順應(yīng)時(shí)代的要求，形成合理有效的電子文件歸檔管理方法意義重大。我國學(xué)者非常重視電子檔案管理的相關(guān)研究，早在1996年9月18日便成立了電子文件歸檔和電子檔案管理的研究小組。此外，國家關(guān)于電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也在不斷被豐富、完善和跟新。

二、電子文件的特性

2.1表現(xiàn)形式多樣化

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生的文件，現(xiàn)階段的數(shù)字設(shè)備種類繁多，并且都廣泛地運(yùn)用在人類的生產(chǎn)生活中，因此通過數(shù)字設(shè)備產(chǎn)生的電子文件便具備了形式多樣化的性質(zhì)。電子文件包括了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等等一系列文件，針對(duì)不同類型的電子文件，國家已出臺(tái)了相關(guān)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.2物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)相互分離

國際檔案學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)為文件具備三個(gè)重要元素包括：文件內(nèi)容、文件背景信息和文件結(jié)構(gòu)[1]。文件的內(nèi)容指文件所表達(dá)的含義；文件的背景信息指文件形成的法律、行政、人文環(huán)境、計(jì)算機(jī)硬軟件等環(huán)境信息；文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，物理結(jié)構(gòu)指文件信息在載體中的表示和映射，邏輯結(jié)構(gòu)文件表達(dá)信息的符號(hào)、圖像、音頻等的搭配。電子文件管理中，通常采用元數(shù)據(jù)來記錄文件背景信息、文件結(jié)構(gòu)以及管理的過程。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件的顯著區(qū)別就在于文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)是否分離，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)是相互分離的[1]。

2.3要求可靠的技術(shù)支持

2002年我國將電子文件定義為在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募2]。正是由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件軟件設(shè)備的高度依賴，導(dǎo)致電子文件要求高度安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、通信技術(shù)等信息技術(shù)，否則文件信息將容易受到突發(fā)自然災(zāi)害、硬件或軟件故障、電腦病毒、電腦黑客等的破壞，從而造成嚴(yán)重的損失[2]。

2.4要求高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員

相比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件的管理要求從業(yè)人員能夠熟練掌握必要的計(jì)算機(jī)硬件軟件知識(shí)和辦公自動(dòng)化知識(shí)；能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作；能夠熟悉電子檔案管理相關(guān)的操作規(guī)范、管理規(guī)范和法律法規(guī)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。此外，檔案信息通常涉及到企事業(yè)乃至國家的重要機(jī)密，因此業(yè)務(wù)人員需要具備較高的道德素養(yǎng)，能夠遵紀(jì)守法。同時(shí)從業(yè)人員也需要具備積極向上、認(rèn)真踏實(shí)、具備開拓創(chuàng)新的精神，以及自主學(xué)習(xí)的能力。

三、電子文件歸檔管理現(xiàn)狀

3.1非完全電子化檔案管理

我國尚屬于發(fā)展中國家，并且東部和西部發(fā)展差異較大，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同單位辦公自動(dòng)化的普及程度和辦公自動(dòng)化的實(shí)施深度有一定的差距。目前，我國很多機(jī)構(gòu)尚采取半電子半紙質(zhì)的文件歸檔管理，即“雙套制”[3-4]。該種制度容易使檔案管理的成本增高、資源浪費(fèi)，但原始的紙質(zhì)文件卻具備較高的法律憑證效用[3]。因此，初步實(shí)踐電子化檔案管理的機(jī)構(gòu)常常采取半電子半紙質(zhì)的文件歸檔管理，旨在保證實(shí)施能夠平穩(wěn)過渡。

3.2缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)

電子檔案的來源眾多，導(dǎo)致其表現(xiàn)形式也是多樣化的。然而，目前缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、覆蓋全部類型電子文件的電子檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)捕獲、長(zhǎng)期保存、歸檔、綜合利用等，不利于對(duì)電子文件整個(gè)生命周期的合理有效管理。

3.3電子檔案完整性差

電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)相互分離，因此進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，需要同時(shí)歸檔以附加邏輯信息存在的其他電子文件，從而擺陣電子文檔的可讀性、可理解性。然而，我國很多單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，只注意到需要?dú)w檔的電子文件，從而導(dǎo)致電子檔案的完整性較差[3]，大大降低電子文件歸檔管理的效率。

3.4管理人員的職業(yè)技能有待提高

電子文件歸檔管理必然會(huì)涉及到現(xiàn)代化信息技術(shù)等新知識(shí)的應(yīng)用，因此要求從業(yè)人員能夠擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的束縛，開拓創(chuàng)新、主動(dòng)學(xué)習(xí)、踏實(shí)肯干并且掌握必要的計(jì)算機(jī)操作技能。但目前我國電子文件歸檔管理新型人才較為匱乏[2]，相關(guān)部門需要不斷加大人才的培養(yǎng)力度。

四、電子文件歸檔管理發(fā)展策略

本節(jié)主要結(jié)合上文介紹的電子文件特征以及我國電子文件歸檔管理發(fā)展現(xiàn)狀，提出電子文件歸檔管理的改進(jìn)策略，旨在為我國的電子文件歸檔管理發(fā)展提供參考。

4.1規(guī)范電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于電子文件涉及的來源和種類繁多，并且目前的電子檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)范性有待提高[4]，因此，政府部門需要進(jìn)一步規(guī)范電子文件采集、鑒定、編目、歸檔及管理過程。目前我國已有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)，通過借鑒國際上普遍使用的標(biāo)準(zhǔn)（如德國電子文件管理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，簡(jiǎn)稱DOMEA標(biāo)準(zhǔn)[5]），補(bǔ)充和完善現(xiàn)有的國家標(biāo)準(zhǔn)，并將其推廣使用，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的通用電子檔案管理信息系統(tǒng)。規(guī)范化的電子文件歸檔及管理將有利于提高電子文件的真實(shí)性、可靠性，同時(shí)方便了不同機(jī)構(gòu)的電子文件資源共享。

4.2同時(shí)歸檔必要的附加文件

電子結(jié)構(gòu)物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)分離，有學(xué)者指出：電子文件的存在主要是通過邏輯結(jié)構(gòu)維系的。各機(jī)構(gòu)在歸檔電子文件時(shí)，必須注意到以附加邏輯信息存在的其他電子文件，這些文件將作為重要的補(bǔ)充信息一起進(jìn)行歸檔處理，從而保證電子檔案的完整性。

4.3加強(qiáng)技術(shù)支持的可靠性

電子文件的歸檔及管理對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件軟件的依賴性高，如果沒有高度可靠的技術(shù)支持，那么文件的信息將容易受到突發(fā)自然災(zāi)害、硬件或軟件故障、電腦病毒、電腦黑客破壞等的威脅，從而造成嚴(yán)重的損失，因此需要加強(qiáng)技術(shù)資源的投入，提供安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理分析技術(shù)等技術(shù)，提高電子文件的真實(shí)性、可靠性和長(zhǎng)期有效性。此外，使用電子簽名技術(shù)可以有效保證文件不被任意篡改，從而保證文件原始性。

4.4大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

為了保障檔案管理的質(zhì)量，必須保障檔案直接管理者的工作素質(zhì)。政府和企事業(yè)單位都需要不斷引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，重視基層檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，跟新檔案管理人員的管理理念和方法，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向現(xiàn)代化電子檔案管理的邁進(jìn)。企事業(yè)單位應(yīng)定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范培訓(xùn)、法律知識(shí)培訓(xùn)等。

4.5 領(lǐng)導(dǎo)需加大對(duì)電子文件管理的重視

電子文件歸檔管理信息技術(shù)的引入和推廣，甚至需要涉及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，運(yùn)用好這些先進(jìn)的技術(shù)，將大大提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，這是一個(gè)企事業(yè)單位邁向信息化的重要步驟。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮“一把手”作用，重視并積極推進(jìn)信息技術(shù)在文件管理上的應(yīng)用，保障電子文件歸檔管理的有效推進(jìn)。

五、結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展并被普及，各種各樣的電子設(shè)備為人們的工作、學(xué)習(xí)、生活、娛樂提供越來越多的便利。隨之也產(chǎn)生了大量種類繁多的電子文件，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔管理方法放在電子文件歸檔管理上不再適應(yīng)，因此，針對(duì)電子文件，需要形成相應(yīng)的文件歸檔管理的方法體系。

電子文件區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的形式多樣化，物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)相互分離，要求可靠的技術(shù)支持，對(duì)管理人員素質(zhì)的要求也較高。目前，我國的電子文件歸檔管理尚不成熟，眾多方面需要得到改進(jìn)，本文就我國電子文件歸檔管理發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了發(fā)展策略供參考。第一，需要規(guī)范電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，規(guī)范化的電子文件歸檔及管理將有利于提高電子文件的真實(shí)性、可靠性，同時(shí)方便了不同機(jī)構(gòu)的文件的共享。第二，為了保證電子檔案的完整性，各機(jī)構(gòu)在歸檔電子文件時(shí)，必須同時(shí)歸檔附加的邏輯補(bǔ)充的文件。第三，應(yīng)該不斷加強(qiáng)技術(shù)支持的可靠性，提高電子文件真實(shí)性、可靠性、長(zhǎng)期有效性。第四，要保障檔案管理質(zhì)量，必須保障檔案直接管理者的工作素質(zhì)，應(yīng)大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。第五，領(lǐng)導(dǎo)需加大對(duì)電子文件管理的重視，充分發(fā)揮“一把手”作用。

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