論如何采取有效措施實現檔案管理規范化

郭虹

摘 要：檔案管理工作是一項機密性、政策性、專業性較強的工作，如何讓檔案管理規范化、標準化，如何改進和完善檔案功能，如何建立健全檔案管理制度，如何提高檔案管理人員的業務水平，以利最大化的發揮檔案的作用，滿足各方面的需求，是我們當前工作的重點。

關鍵詞：檔案的分類；改革制度；創新與完善

隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，從以檔案機構為中心轉變為以用戶為中心，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為從以檔案機構為中心轉變為以用戶為中心社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

1.新時期檔案數據庫的建設

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類。對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。在檔案信息管理的范疇內，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案就要采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。但邏輯分類法在新時期檔案數據庫的內容管理中有著非常普遍的應用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內容的需求也是多樣化的，但和現實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數據庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。

2 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現的新問題，筆者認為要從以下幾個方面入手。一是配備責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

3 解決檔案管理存在問題的相應的對策

通過上文的問題，我們可以知道對檔案管理來說，要解決其存在問題那就要系統化和專業化，下面就從以下的幾個方面對解決檔案管理存在問題的相應的對策進行簡單的分析討論：

第一，系統化的檔案管理以及提高檔案管理人員素質。對檔案管理進行系統化的管理的同時要加強管理人員的素質的建設。系統化的管理才能鑄就檔案的信息資源的齊全以及專業。而管理人員素質的提高才能使得檔案質量的提高。而人員素質的提高那就得依靠單位的重視以及精神文明的建設，通過時間和實際努力是可以做到的。不僅如此，還應該要注意加強對干部檔案工作隊伍建設，充分發揮他們的對檔案管理工作的積極性和創造性，而提高檔案管理的工作效率，提高檔案質量。而使得使檔案管理工作科學實用，而起到其應有的作用。

第二，健全檔案管理制度。對于檔案的管理工作而言，健全的檔案管理制度那是檔案管理的重中之重，但制度的制定要符合以下的要求：一是檔案管理的規章制度是合乎國家法律的規定而且符合單位特點和檔案管理實際，這也就是要求制度的合法性，合理性、科學性。二是檔案管理制度的簡明實用。這也就是要求制定的制度具有可操作性強，而且是其方便實用、簡便易行的特點，這也就是要求制度的實用性。三是檔案管理制度約束的雙向性。也就是說檔案管理的制定不僅僅只是針對員工，而是要求其能夠既約束領導又約束職工。這就是要求制度的公平公正性。四是檔案管理制度的執行嚴肅性。這也就是要求檔案部門制定的檔案規章制度能夠做到的真正的執行也就是能夠做到有功必賞、有過必罰。

第三，要加強對檔案管理配套設施的建設。通過計算機的技術做到對檔案的細致管理而實現檔案計算機輔助管理。而計算機輔助管理這也是檔案管理的必然趨勢，因為它有著其獨特的優勢也就是能提高管理效率，降低人為的失誤率還能夠做到對檔案的全程監控以及對檔案的安全防護。

第四，建設一支專業性的檔案人才隊伍，是做好新時期檔案管理工作的基礎。在日新月異的網絡時代，要以適應社會發展為要求，隨著社會的發展，科學技術的進步，檔案工作的任務、環境、服務對象、管理模式都在變化著，現代技術也需要廣泛應用到檔案工作中去。需要人去操作、去管理。因此。現代化的檔案管理人工作不僅需要懂專業知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。建設一支專業化、年輕化、復合型人才的檔案隊伍，發揮他們的聰明才智，做好新時期的檔案工作，顯得尤為迫切和重要。要加強人才專業培訓，吸收和接納各方面人才，善于發現人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。要改變思路，更新觀念，在機制、理論、環境等方面予以創新。尊重人才的同時還要尊重知識，努力營造檔案人才干好事業的工作環境。

總之，檔案管理的系統對我國來說，它是我國的信息資源系統的重要組成部分同時也是我國家社會科學中組成的重要部分。所以，在我國改革開放促進經濟的這個新的歷史大背景下我國的事企業以及機關單位的檔案管理工作必須要聯系這個新的時代發展的要求，要從觀念上對檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進我國的和諧社會建設。

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