試論醫院人事檔案管理優化研究

武潔 于楠 溫鵬

摘 要：隨著社會的不斷發展、科學技術的進步以及用人制度的改革，我國人事檔案管理也受到了明顯的影響。檔案管理一直以來都是醫院日常工作管理和正常運行的重要內容，尤其人事檔案管理不僅是醫院人力資源管理工作的重點，還是醫院內部實現人才合理配置、培養及內部升遷調動的主要依據。本文主要針對目前我國醫院人力資源管理及檔案管理的特點，探討醫院人事檔案管理模式及策略的創新思路，現綜述如下。

關鍵詞：醫院人事檔案；管理問題分析；管理優化

人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質及能力的培養作為人才培養的基礎，再依據醫院的日常工作特點及發展的要求進行人才的引進、并實現人才資源合理配置。然而，目前我國醫院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經濟的進步而及時更新，所采用的傳統管理方式效率低下、已經不能適應目前醫院發展的需要。因此，在醫院人事檔案管理工作中積極進行管理思路的創新和探究，對促進人事檔案管理工作的現代化進程和醫院的可持續發展非常必要。

1.醫院人事檔案管理簡述

醫院人事檔案是以個人為單位，記錄和反映個人經歷和德才表現，在人才引進和管理過程中形成的，以備查閱的文字性材料。其形成過程是醫院人才體系建立過程的映射。對醫院來說，要想準確把握發展契機，提升醫院發展潛力，必須加強醫院人事檔案管理。

2.醫院人事檔案管理現狀分析

2.1檔案資料的真實性和完整性有待考證

人事檔案是一種文字性記載，對個人身份、經歷等方面做了詳盡的記錄，與個人工資待遇、組織關系緊密聯系，具有法律效應，是記載人生軌跡的重要憑證。在記錄檔案過程中，因為涉及的信息大部分是過往資料，一方面填寫過程中由于書寫錯誤或不規范等原因造成信息不準確，另一方面信息收集過程中由于時間差異導致信息不完整，使人事檔案的真實性和可靠性下降。

2.2檔案管理制度滯后，與醫院發展不協調

現行人事檔案管理缺乏應有的發展活力，另外人事制度改革步伐較為緩慢，不能很好地適應經濟體制改革的要求，而醫院人事檔案管理改革步伐較之更為緩慢。在醫療衛生事業快速發展的今天，社會醫療衛生人才需求量不斷增大，人才流動性也逐漸增強，合理的人才流動不僅有利于醫院人才儲備的更新，還有利于醫院的快速健康發展。但由于醫院人事檔案管理制度較為落后，檔案管理未納入考核標準，管理考核機制不健全，這在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展，影響著醫院整體管理水平的提高。

2.3檔案管理手段陳舊，信息化程度較低

人事檔案可以記載每個人的成長經歷和思想發展，展現個人家庭情況和專業情況等，是個人信息的存儲庫。因其內容涉及個人隱私，因此檔案管理需要專人專管，單獨存放。此外，檔案信息收集時間相對較長，管理工作量較大。在此背景下，利用計算機管理醫院人事檔案成為一種趨勢。但醫院人事檔案管理信息化水平普遍較低，傳統手工錄入與整理信息現象仍普遍存在，缺少完善的管理軟件和網絡環境，這不僅不利于檔案管理的信息化進程，不利于管理水平的提高，還易出現錯誤，降低了檔案的真實性。另外，各個單位、地區使用的檔案管理軟件版本不一，軟件之間兼容性較差，使得數據無法匯總，信息資源不能共享，造成資源浪費嚴重。

3.醫院人事檔案管理優化研究

3.1轉變思想觀念，優化檔案管理措施

在科學技術飛速發展的今天，醫院檔案管理水平較以往有了很大程度的提高。但索引目錄和檢索案卷目錄仍為檔案管理的主要方法。隨著人們對檔案管理認識的不斷提高，電子儲存與檢索、現代化檔案管理已被越來越多的人所接納。故首先應提高醫院管理者對檔案管理的認識，明確檔案管理的重要性，從醫院領導干部到具體檔案管理人員要跟上時代步伐，更新管理理念。其次，各級領導干部應深刻領悟相關文件精神，進一步加強對人事檔案管理工作的指導，突破傳統管理模式，立足于人事檔案資源的開發與利用，充分發揮人事檔案管理工作的優勢，加大宣傳力度和資金投入，為人事檔案的現代化、信息化創造條件。

3.2建立健全醫院人事檔案管理制度

管理制度是人事檔案管理工作順利進行的重要依據，能保證人事檔案管理工作的正常開展。制度建設既要適應社會主義市場經濟體制下的人事制度改革新形勢、醫改新政策，又要遵循人事檔案工作自身的發展規律，實行人事檔案的社會化管理體制，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案管理制度更加完善和行之有效。只有將管理制度與社會現狀聯系起來，才能建立更加有效地人事檔案管理系統。

3.3加快推進醫院人事檔案管理現代化、信息化建設

人事檔案現代化、信息化管理是一個系統工程，包括檔案信息資源的有序整理、信息網絡的建設、信息技術的應用、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發利用的信息化等多方面內容。人事檔案現代化、信息化管理是醫院管理工作發展的必然趨勢。在人事檔案管理信息化進程中，需要將計算機作為輔助工具，利用計算機、掃描儀等多種現代化儀器對人事檔案信息進行錄入，并把圖片、視頻等音像資料變成數據資料，使書面檔案和數據檔案并存，方便查詢。信息化檔案管理作為一種有效的現代化人事檔案管理方式，不僅在醫院人事檔案資料利用上，還在醫院檔案工作人員工作效率與質量上發揮了不可忽視的作用。實施醫院人事檔案信息化管理，不僅能夠有效解決傳統手工檔案管理模式中存在的不足，還保證了醫院人事檔案管理的真實性、合理性與實效性，在促進醫院合理、快速發展中具有重要意義。

3.4加快醫院人事檔案管理隊伍建設

強化醫院人事檔案管理工作，就要從強化檔案管理工作人員的管理意識、業務能力、創新思維等方面下工夫。首先，在檔案管理者選擇上要以人為本，挑選具有良好綜合素質、有一定現代科技知識水平、有較強獲取信息能力的高等院校畢業生，為人事檔案管理工作添磚加瓦；其次，對檔案管理者進行定期業務培訓、宣傳教育，提高其認識和工作水平；最后，加強檔案管理人員職業道德建設，提高其檔案信息保密意識。

4.結語

人事檔案是對每一位員工的表現、經歷等的記錄，是每一個單位和公司都有的東西，人事檔案的記錄、保存、管理的好壞會影響到整個單位的發展。醫院的人事檔案也不例外，這對于醫院的人才管理和培養、醫院的進一步發展等都有著比較大的影響，所以醫院的人事檔案管理問題一定不能疏忽。同時還要結合時代的發展，不斷的在發展中尋找不足，逐漸完善整個人事檔案管理系統，這樣才能保證醫院的競爭力不斷增強。

參考文獻

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