醫院檔案工作高質量發展的新實踐

朱代紅

醫院檔案信息來源于醫療、教學、科研、管理等實踐活動，經過科學的管理、開發，可以進一步指導醫院各項工作的開展。但目前醫院檔案工作普遍存在的一些問題，嚴重影響了醫院檔案作用的發揮，與我國不斷提高的醫療水平不相適應。

一、醫院檔案工作存在的突出問題

醫院檔案工作是醫院管理工作的重要組成部分，也是一項被邊緣化嚴重的工作，具體表現在：一是相當數量醫院的檔案機構設置層級低。只有文書檔案室，沒有綜合檔案室，檔案分散在各業務職能部門，無法做到集中統一管理。二是檔案人員大多年齡偏大，且相比于醫療主系列而言，學歷偏低，專業龐雜，缺乏檔案專業教育背景。對于所從事的檔案工作大多處于知其然而不知其所以然的狀態，檔案工作在傳統的模式下循環往復，檔案信息化等相關工作的能力更是欠缺，開拓創新能力及動力不足。三是檔案用房嚴重不足。醫療資源的相對不足與廣大人民群眾日益增長的醫療需求是系統內現階段和未來相當長一段時間的主要矛盾。醫療用房資源的緊缺，使得壓縮非醫療用房包括檔案用房成為大多數醫院應付當前矛盾的方法之一，檔案用房緊缺和分散已成為普遍的現象，嚴重制約著醫院檔案工作的推進。

二、提升醫院檔案工作的新實踐

在經歷了從醫院檔案中無法尋找到20世紀40年代重慶北碚建院至80年代初醫院發展的經緯與脈絡的教訓后，江蘇省人民醫院痛定思痛，以組織建設和制度建設為抓手，建立集中統一的檔案管理機制，通過加強對專兼職檔案員的管理與培養，把做好檔案工作落在基層，落在實處，極大地豐富了醫院檔案資源。近年來，針對檔案庫房不足的客觀困難，不等不靠，大膽創新，在病案管理外包上作了有益的嘗試。

1.建立健全覆蓋全院工作的檔案管理機制

醫院檔案工作是一項極度依賴參與者主觀意識和制度約束的工作，各級領導對此項工作的重視程度直接影響到歸檔文件的完整與質量。建立覆蓋全院工作的檔案管理機制是保證檔案完整性的重要前提。

（1）組織建設

建立覆蓋全院的檔案管理網絡，各司其職，是我院檔案工作得以順利推進的重要保障。我院一把手院長親自分管檔案工作，并成立了由醫院職能部門負責人組成的檔案工作領導小組，研究制定院檔案工作發展規劃，制定檔案工作決策，對全院檔案工作進行檢查、督導。設置由院長辦公室副主任兼任室主任的綜合檔案室。綜合檔案室、人事檔案室、財務檔案室、病案室配備專職檔案員，從事檔案管理工作；醫院各職能處室，各臨床二、三級學科設兼職檔案員，負責所在部門檔案的收集、初步整理及移交綜合檔案室前的保管工作。

（2）制度建設

以制度強化對全院檔案工作的管理，使檔案工作有章可循。我院先后制定了《江蘇省人民醫院檔案工作實施細則》、各級各類檔案人員的工作職責、文件材料收集歸檔制度、檔案借閱管理制度、檔案工作保密制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度、檔案人員“三參加”制度等，并在具體工作中按照制度對標考核。

2.實行檔案集中統一管理

集中統一管理是檔案工作的基本原則。保證檔案的齊全完整及質量，是檔案得以在醫院的管理、醫療、教學和科研中發揮作用的物質前提。

（1）厘清醫院檔案類別

明確綜合檔案室收集管理范圍，檔案工作才能有條不紊地進行。我院除人事檔案、財務檔案、病案由各相關部門的專職檔案員負責管理外，其余檔案全部由職能處室完成立檔后移交綜合檔案室保管。

（2）細化工作落實點

做好檔案工作，保證歸檔文件質量，重在對各工作環節的落實。綜合檔案室根據接收保管范圍，細化檔案收集、整理、鑒定銷毀、保管利用等環節具體工作要點。

①收集工作

制定醫院《歸檔范圍及保管期限表》，并根據醫院具體情況每年作出相應的補充及變更，確保收集的檔案完整齊全，全面反映醫院各項工作的真實面貌。

明確歸檔要求。歸檔時間：每年3月31日前完成上一年度文書檔案的移交歸檔；每年6月底前完成文書檔案的整理并上架；每年下半年完成科技檔案的移交及整理工作；基建檔案于驗收完成后3個月內移交歸檔。歸檔文件完整準確性：由兼職檔案員具體操作，歸檔部門負責人審核并在備考表上簽字確認。檔案移交：由兼職檔案員將需歸檔文件材料移交院綜合檔案室，雙方要進行嚴格的移交手續，綜合檔案室專職檔案員對歸檔文件材料進行審核，確保歸檔文件材料的完整、準確，電子檔案須符合歸檔要求，且及時做好權限管理。

及時總結部署。每年年底召開兼職檔案員會議，對本年度歸檔工作加以總結，指出存在問題，對即將開始的年度歸檔工作提出要求，并認真解讀歸檔范圍及保管期限表。變被動接收為有意識地指導各職能部門移交歸檔重要文件，避免有用的文件收不進，接收的文件價值不大，確保高質量完成文件材料的收集歸檔工作。

嚴格落實“三參加”制度。檔案員必須參加設備檔案開箱驗收、必須參加基建工程竣工驗收、必須參加科研成果申報時的資料驗收，以便及時收集相關文件材料。

②整理工作

兼職檔案員劃分保管期限、編頁碼，部門負責人審核、填寫備考表。綜合檔案室對歸檔文件的載體、字跡、內容、保管期限及頁碼進行審核。審核通過后，由兼職檔案員編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄后辦理移交手續。

綜合檔案室對各部門移交的檔案編制案卷號、件號，裝訂、裝盒；編制全院歸檔文件目錄、分類目錄、全引目錄等；對實體檔案進行上架保管、電子檔案實行權限管理。

③鑒定與銷毀工作

醫院成立由檔案形成部門兼職檔案員、相關專業技術人員、部門負責人、綜合檔案室人員組成的檔案鑒定小組，對超出保管期限的檔案進行鑒定，對于仍具有保存價值的檔案重新確定保管期限繼續保存，對已失去保存價值的由鑒定小組編制銷毀目錄，經單位分管領導及上級主管部門審批同意后按規定銷毀。

④保管利用工作

紙質檔案分門別類存放于檔案庫房密集架上，庫房滿足“八防”要求。檔案人員定期清點并做好記錄。電子檔案有專門的服務器保存，對于磁性電子檔案用防磁柜保存并定期備份。

在按規定辦理利用手續后，通過借閱、復印、網上調閱、出具檔案證明、檔案編研等方式提供檔案利用。

（3）強化人員管理與培養

檔案人員的業務素養與能力決定了醫院檔案的質量。造就一支高素質的專兼職檔案隊伍，保證醫院檔案工作可持續發展，成為我院加強檔案工作的一個重要環節。

經多年爭取，自2016起新入職專職檔案人員，必須具有檔案專業系統學習的經歷，且具有實際工作經驗，綜合素質高，熱愛檔案工作，勤奮上進。綜合檔案室及人事檔案室檔案員必須為中國共產黨黨員。

對于專職檔案人員，要求全部接受檔案人員上崗培訓，參加省檔案局及上級主管部門舉辦的繼續教育培訓，學習檔案管理的理論知識及操作技能，逐步成為高水平的檔案管理人才。

針對兼職檔案員業務不熟練、人員流動性大的特點，每年對全院兼職檔案員開展形式多樣的業務培訓。解讀保管期限表和歸檔范圍，講解文檔整理規則，組織去其他單位學習交流。

制定考核量化指標，加強對檔案人員的考核管理。完善激勵機制，讓檔案人員既有自己的職業規劃，又能看到發展前景，激發他們的工作熱情，增強工作動力。

（4）探索病案社會化管理新路徑

由于醫院用房緊缺，檔案用房已無法滿足工作的需要，每年不斷增長的數量龐大的病案，對于捉襟見肘的庫房來說更是沉重的負擔。為此，自2017年起，我院在充分調研，保證病案物理安全和信息安全的基礎上，嘗試將分院形成3年以上的、利用率較低的病案交由外包服務公司管理。

此舉不僅使病案得到安全的保管，也有效緩解了醫院檔案用房壓力。

到目前為止，我院綜合檔案室庫存文書檔案、科技檔案約58000余件、9400余卷，病案室管理病案約140余萬卷，財務檔案約2萬卷，醫院自行管理人事檔案1000余卷，檔案工作呈現良性循環狀態。近30年的深耕不懈，該院檔案工作經歷了規模從小到大，業務范圍從局部到整體，專業技能從手工到電子化的發展歷程，正逐步向規范化、專業化、現代化方向發展。

走進新時代，醫院檔案工作者要解放思想、開拓創新，進一步深入細致地做好檔案工作，使醫院檔案信息資源能得到完整的收集、科學的管理、充分的利用，為醫院醫療、教學、科研、管理等各項工作服務，促進醫療衛生事業的蓬勃健康發展。要以求真務實的工作態度，認真總結經驗，以新擔當、新作為，謀求新發展，取得新成績，作出新貢獻。

參考文獻

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