高校重大活動檔案收集工作的思考

鐘紅麗

新時代高校舉辦的重大活動越來越多樣化，做好高校重大活動檔案收集工作，保證重大活動檔案的真實性和完整性，對記錄學(xué)校的發(fā)展歷程有著重要的意義。應(yīng)國家主席習(xí)近平邀請，納米比亞總統(tǒng)哈格·根哥布于2018年3月28日至4月3日對中國進行國事訪問。3月31日哈格·根哥布總統(tǒng)及夫人在駐華大使的陪同下，蒞臨我校考察訪問，推動我校與納米比亞在技術(shù)技能人才培養(yǎng)、青年職業(yè)培訓(xùn)、科技研發(fā)等方面建立友好合作關(guān)系，同時為促進兩國人民友誼貢獻力量。筆者結(jié)合此次重大外事活動的檔案收集工作，就高校如何及時、完整地收集學(xué)校重大活動檔案談些個人的思考。

一、高校重大活動檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.檔案意識較為淡薄

高校重大活動具有臨時性、階段性的特征。活動籌辦機構(gòu)一般由多個部門臨時組成，包括重大活動領(lǐng)導(dǎo)的任命、工作人員的組成都具有臨時性的特征。以哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校活動為例，活動承辦機構(gòu)由辦公室、國教院、保衛(wèi)處、宣傳部、實訓(xùn)中心等多部門組成，工作人員身兼數(shù)職，以圓滿完成階段性的工作為目標，檔案意識較為淡薄，忽略或不重視檔案收集工作。有些部門領(lǐng)導(dǎo)認為檔案移交后利用不方便，不愿移交，導(dǎo)致學(xué)校檔案部門在查閱利用時無檔可查，不能為學(xué)校的中心工作服務(wù)。

2.載體形式多樣，收集工作難度大

重大活動涉及內(nèi)容廣，形成的檔案數(shù)量大，載體形式多樣，增加了檔案收集工作的難度。從哈格·根哥布總統(tǒng)來訪我校重大外事活動來看，其形成的檔案材料包含：前期籌備工作形成的文書檔案；活動實施過程中的照片、視頻等聲像檔案，哈格·根哥布總統(tǒng)的題詞，總統(tǒng)與校領(lǐng)導(dǎo)相互贈送的禮品等實物檔案；重大活動結(jié)束后對活動進行總結(jié)產(chǎn)生的各種檔案資料以及各類媒體報道的文字稿、錄像等。上述檔案資料多角度生動地記錄了本次重大活動，但也給收集工作帶來了困難。例如活動過程中，攝影攝像工作由我校宣傳部及江蘇省教育電視臺共同完成，我校宣傳部只負責(zé)總統(tǒng)進校后歡迎儀式階段的拍攝，隨后的三個參觀地點由江蘇省教育電視臺全程負責(zé)，聲像檔案涉及7名工作人員、4個地點，涉及的人物包括哈格·根哥布總統(tǒng)及其夫人莫妮卡·根格斯，聯(lián)合國有關(guān)機構(gòu)代表，部分非洲和亞洲國家駐華大使及有關(guān)工作人員，納米比亞共和國有關(guān)政府機構(gòu)負責(zé)人，我國駐納米比亞大使張益明及夫人，以及江蘇省外辦、江蘇省教育廳、南京江北新區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，我校校領(lǐng)導(dǎo)和師生代表等。上述因素給聲像檔案收集工作帶來了一定的難度。

3.涉密材料收集易疏忽

在本次重大活動中，由于保密及安全因素，導(dǎo)致在一定的時限內(nèi)某些部門掌握的涉密檔案和檔案收集工作兩者之間產(chǎn)生矛盾。本次哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的重大活動因考慮到保密和安全因素，給前期籌備階段檔案資料的收集帶來了困難。3月13日至26日我校領(lǐng)導(dǎo)多次向省外事辦公室禮賓新聞處領(lǐng)導(dǎo)匯報籌備工作情況的材料，省外事辦公室禮賓新聞處領(lǐng)導(dǎo)、中央警衛(wèi)局代表及本市相關(guān)部門各條線30余人多次前來考察總統(tǒng)校內(nèi)參訪路線的影像資料，考慮到保密及安全因素，只能在活動結(jié)束后再進行收集，而活動承辦機構(gòu)一般在活動結(jié)束后就撤銷，這使得收集工作變得較為困難。

4.檔案部門參與重大活動力度不夠

檔案部門的工作人員一般很少在重大活動的準備階段就介入，導(dǎo)致檔案工作人員不熟悉整個活動的過程，不能及時掌握重大活動各階段檔案資料形成情況，給重大活動檔案收集工作增加了難度。

二、高校重大活動檔案收集工作對策

1.提升檔案意識，大力宣傳重大活動檔案收集工作的重要性。

重大活動檔案是指在重大的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、外事等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，及時收集重大活動檔案對真實地記錄和保存歷史，豐富館藏檔案資源，傳承文化等方面有著重要的作用。在實際工作中，要積極開展形式多樣、生動形象的檔案法律法規(guī)宣傳活動，提高全校師生檔案意識，使其充分認識重大活動檔案的價值。可以結(jié)合“6·9”國際檔案日對重大活動檔案進行宣傳，通過發(fā)放宣傳冊的形式，讓全校師生樹立重大活動檔案意識，積極主動地參與到重大活動檔案征集活動中來。或以講座形式，向全校師生講解重大活動檔案的相關(guān)制度、重大活動檔案收集工作程序等相關(guān)內(nèi)容。通過開展多形式、多渠道的重大活動檔案宣傳工作，強化全校師生制度觀念、責(zé)任意識，從而有效地提升師生在開展重大活動檔案征集、移交工作方面的主動性。

2.強化重大活動檔案收集工作的規(guī)范性

規(guī)范管理是順利開展檔案收集工作的基本保障。首先我們應(yīng)該對重大活動進行深度調(diào)研，了解重大活動檔案工作的開展過程，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》，研究制定具有針對性和實際操作性的重大活動檔案管理辦法，因地制宜地收集、整理重大活動中形成的檔案，提高工作效率。

其次，在充分認識重大活動種類、性質(zhì)、分工職責(zé)等內(nèi)容的基礎(chǔ)上，制定重大活動檔案歸檔范圍和保管期限，制定檔案整理細則，使檔案工作程序標準化。只有制定規(guī)范統(tǒng)一的要求，重大活動檔案收集工作才能有章可循，同時也為將來實現(xiàn)重大活動檔案資源共享提供可能性。

3.重視涉密檔案收集工作，保證檔案實體和檔案信息的安全

加強領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，緊抓檔案安全問題，加大監(jiān)管力度。建立重大活動涉密檔案聯(lián)系人制度，將重大活動涉密檔案的收集、移交工作落實到人，依法治檔，保證檔案實體和檔案信息的萬無一失。對于重大活動的涉密檔案，不僅要做好紙質(zhì)檔案的歸檔，還要做好電子檔案、聲像檔案的歸檔工作，確保能夠展現(xiàn)重大活動的全貌。

4.主動介入重大活動，加強對重大活動檔案收集工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案收集的傳統(tǒng)觀念，即由重大活動結(jié)束后被動等待檔案移交向主動介入重大活動的轉(zhuǎn)變。檔案部門應(yīng)在重大活動籌備階段提前介入，根據(jù)重大活動檔案管理辦法及活動方案，明確檔案收集工作任務(wù)，強化工作人員思想觀念并對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面收集與活動有關(guān)的文書檔案、聲像檔案以及活動紀念品等實物檔案，同時還應(yīng)收集各類媒體宣傳報道的資料。

建立重大活動檔案備案登記制度。重大活動檔案備案是連接活動承辦單位與檔案部門之間的橋梁，檔案部門通過備案表中活動的基本信息，做到對重大活動心中有數(shù)，為業(yè)務(wù)指導(dǎo)暢通渠道，進而全程跟蹤并有效地指導(dǎo)檔案收集工作，定時以會議的形式通報每個階段每個部門檔案收集情況，確保檔案資料的完整性。

5.以師生為本，加大重大活動檔案收集力度

重大活動檔案記錄了學(xué)校發(fā)展歷程中的重大事件，是反映學(xué)校歷史面貌的珍貴資料。多渠道、多形式地開展重大活動檔案收集工作，對于建設(shè)國內(nèi)一流、特色鮮明、充滿活力的南京科技職業(yè)學(xué)院有著重要意義。納米比亞總統(tǒng)參訪我校的重大外事活動已圓滿完成，為了更完整、生動地記錄和反映哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的整個過程，記錄我校師生在活動中的服務(wù)風(fēng)采，我校在國際檔案日開展了“我和納米比亞總統(tǒng)”的檔案征集活動。此次征集活動主要有兩方面內(nèi)容：一是照片與視頻；二是書畫作品及征文。師生們可以通過提交照片或視頻參與活動，照片和視頻的內(nèi)容可以是為歡迎儀式做出貢獻的馬球隊同學(xué)訓(xùn)練時的情景，也可以是在實訓(xùn)中心等待總統(tǒng)來訪時興奮而激動的師生形象，或是校園環(huán)境及標識在總統(tǒng)參訪前后的變化等；師生們也可以通過書畫作品、征文的形式來展現(xiàn)自己參與、服務(wù)于本次重大外事活動的心路歷程。為充分調(diào)動全校師生的參與度，學(xué)校還將開展評比活動。

重大活動檔案是高校記憶里熠熠生輝的亮點。在新時代下，加強重大活動檔案收集工作，是豐富檔案資源建設(shè)的內(nèi)在需要。檔案工作者應(yīng)創(chuàng)新理念，加大重大活動檔案收集力度，變被動“接收”為主動“介入”，將具有憑證價值和史料價值的重大活動檔案收集好、保管好、利用好，更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作。

參考文獻

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