新時代民辦高校檔案事業發展路徑探究

薛梅

“檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。”民辦高校檔案記載著學校創建、發展、壯大的整個進程，留存著學校發展的歷史印記，是民辦高校的寶貴財富。我國民辦高等教育歷經20余年的發展，檔案工作已成為民辦高校依法治校的基礎性工作，成為學校管理工作的重要組成部分。

近年來，隨著我國教育改革的逐漸深入，民辦高校在大環境中的快速崛起，為民辦高校檔案事業提供了新的發展機遇，注入了新的生機和活力。同時，習近平新時代中國特色社會主義思想也給高校檔案工作指明了方向，增強了民辦高校檔案工作加快發展的緊迫感、責任感，迫切需要學校領導的重視和支持，建立和健全檔案工作體系，豐富和完善檔案信息資源，為學校教育事業穩步健康發展提供支撐和保障。

一、新時代民辦高校檔案事業發展的重要性

習近平在浙江工作期間就強調：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”

我國民辦高校經過多年的發展，目前已成為全國高校隊伍的重要組成部分，為社會源源不斷地輸送了很多優秀人才，同時也提供了諸多優秀的科研成果，其辦學質量與辦學層次都有了很大的提升。近年來，民辦高校專業建設水平不斷提高，教學改革日益深入，推進了檔案管理工作的向前跨越，這不僅是學校發展的客觀需求，也是社會對高素質人才的必然要求。

民辦高校檔案工作是檔案專業人員用科學的方法和標準管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐提供服務的一項工作。保管檔案的目的是為了利用，從而創造更多的價值為學校服務。

民辦高校檔案涵蓋學校在從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的文件材料，是學校工作的真實歷史記錄，是民辦高校最有保存價值的信息資源。它不僅是學校過往教學活動中多個層面實踐經驗的總結，承載著學校優良傳統和奮斗成果，而且對學校未來的發展，也起著承前啟后的重要作用。

做好民辦高校檔案信息資源管理，可以確保學校檔案資料的完整性和系統性，使學校檔案更好地服務于教育、教學、教研工作。通過民辦高校檔案信息資源的有效開發和利用，從中可以了解民辦高等教育的發展歷程，掌握高等教育工作經驗的傳承現狀，有利于推動學校自身價值的形成，為新時代民辦高校的發展提供有力支持。

因此，“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應加強管理，將之納入學校整體發展規劃”。由此可見，民辦高校檔案工作至關重要。

二、當前民辦高校檔案管理工作存在的問題

近年來，隨著我國教育改革逐漸深入，民辦高校在大環境中快速崛起，其檔案管理工作亦得以不斷推進。但受到體制、觀念與經費等因素的影響，從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作還存在著與民辦高校教育事業發展不相適應的地方，許多問題和現象不容回避，需要重視并不斷地加以改進。

1.政治素質不夠，法律意識淡薄

檔案管理工作是一項帶有機要性質的工作，對于安全性要求非常高，民辦高校也不例外，檔案工作人員應以高度的自覺性遵守《保密法》和《檔案法》，樹立嚴格的保密觀念、嚴明的組織紀律性，按照國家的有關法律規定進行科學、規范管理。由于目前民辦高校的檔案管理人員多為非編聘用制，人員的歸屬感較弱，流動性較大，工作責任心不強的現象比較突出；還有部分檔案管理人員理論水平不高，思想政治覺悟和辨別能力較低，檔案意識和法制觀念比較淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性缺乏，沒有把依法治檔工作真正落到實處，對民辦高校檔案事業的發展造成潛在隱患。

2.人員結構不合理，隊伍不夠穩定

民辦高校在建校初期，往往注重領導干部隊伍、師資隊伍、基礎設施等方面的建設，在檔案管理工作方面的投入相對滯后，人員配備不盡合理，檔案管理人員中兼職的多、專職的少。民辦學院檔案室不僅要承擔收集、整理和保管各類行政檔案的任務，而且要負責全院在校生檔案的收集整理和轉遞，工作量大，內容繁雜。

由于民辦高校自籌經費，普遍存在經費緊張的問題，而檔案部門與其他部門相比，又屬于比較清苦和繁瑣的部門，加之學校領導工作頭緒多，對檔案工作在思想上沒有引起足夠的重視，導致工作人員待遇偏低，人員流動性大。由此造成部分檔案人員，特別是年輕人，不安心于檔案工作，思想不穩定，對民辦高校檔案工作的順利開展造成了一定影響。

3.業務素質不高，專業人才缺乏

民辦高校的快速發展，以及檔案門類的不斷擴大，使得高校的檔案管理工作涉及面越來越廣。由于歷史的原因，我國檔案管理專業人才較少，受過全面檔案管理專業培訓，從事民辦高校檔案工作的專業人才就為數更少。大部分民辦高校檔案工作的人員為非檔案專業畢業，通常只接受過相關的短期培訓，檔案工作上崗資格尚不具備。有的在從事檔案管理工作前，很少甚至沒有接觸過檔案專業知識，主要依靠工作中的經驗積累來提高業務水平，且知識結構老化，專業技能陳舊。這些現象造成了民辦高校檔案工作效率低下，嚴重影響了民辦高校檔案隊伍整體業務素質的提高。

4.制度不健全，職責不清晰

管理制度是民辦高校管理工作的基礎，從當前我國民辦高校檔案管理情況來看，管理制度的缺失，導致工作人員的職責不清，文件材料堆積，鑒定分類混亂，文件目錄缺失，文件整理缺乏統一標準，影響了檔案管理工作的系統性和完整性，無法實現規范化與科學化管理，從而制約了民辦高校檔案管理工作的推進。有的民辦高校在迎接教學評估時，花費大量的人力、物力和財力來補充檔案材料的缺口，不僅直接影響了正常的教學工作秩序，也影響了材料的真實性和歷史價值。

5.材料收集不齊全，檔案散失嚴重

收集工作是民辦高校檔案工作的起點，收集工作的好壞不僅直接關系到檔案的數量和質量，而且影響檔案價值的充分發揮。當前多數民辦高校對檔案工作普遍重視不夠，很多民辦高校的檔案管理人員對檔案的理解存在誤區，未能清醒地認識到檔案對學校今后發展的作用，單純地認為紅頭文件就是檔案，忽略了一些重要文件材料的收集與整理。有的甚至認為，只要不把檔案丟失和泄露，在檔案管理的工作上不出現失誤即可，并未將民辦高校的辦學水平提升作為檔案管理工作的最終目標。這導致了民辦高校檔案管理工作水平普遍較低，處理檔案管理工作時效率不高，往往是敷衍應付了事，使得檔案管理質量參差不齊。

有的民辦高校存在檔案資料丟失、交接手續不完善的情況，有的將一些檔案材料據為己有，隨著人員流動而遷移，導致檔案材料散失或無人問津；有的民辦高校甚至出現拖拉、推諉或各自為政，檔案整理困難、遺留問題多的現象，由此給學校造成不可挽回的損失和惡劣影響。

6.基礎設施薄弱，保管條件落后

長期以來，由于民辦高校注重經濟效益，在辦學資金投入上比較收緊，檔案管理的經費投入非常有限。且大多數民辦高校不愿意在檔案工作中投入過多的財力和精力，使得民辦高校很難建立起真正的“檔案室”，導致各方面硬件措施不到位，無法滿足檔案管理的基本要求，最終影響到檔案資源作用的充分發揮。

民辦高校普遍存在著檔案室面積狹小，不具有相對獨立的檔案室、整理室和庫房，且硬件設備簡陋等問題，大部分檔案室的硬件環境達不到規范化管理的基本標準和要求。檔案安全存放的專用庫房嚴重缺乏，防盜、防火、防蟲、防潮等必要設施配套不足，檔案存放設備老化和損壞等現象依然存在。有的檔案現代化管理需要的技術設備配置不到位，沒有建立相應的檔案信息數據庫，不能滿足民辦高校長遠發展的需要。

三、新時代民辦高校檔案事業發展路徑與策略

《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作提供了法律依據，也為檔案事業健康發展提供了良好氛圍。伴隨著民辦高等教育的發展，檔案管理已成為辦好民辦高校的重要基礎性工作之一，成為衡量學校教育質量、辦學水平及管理水平的一個重要指標，對加強學校教學管理、提高教學質量起著重要的作用。因此，有必要探索出適合新時代民辦高校檔案事業發展的新路徑、新方法，使檔案工作與學校的發展保持一致，齊頭并進，更好地發揮高校檔案“以史鑒今、資教育人、服務社會”的作用。筆者圍繞新時代民辦高校檔案建設提出對策及解決路徑。

1.加強領導，明確職責，增強意識

《高等學校檔案管理辦法》明確指出：大學檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。民辦大學檔案工作是學校重要的基礎性工作，學校應當加強領導和管理，要明確分工，明確職責，要將檔案工作納入學校整體發展規劃，列入重要議事日程，促進檔案建設與學校發展同步。

增強檔案管理意識，提高對檔案工作重要性的認識，是做好檔案管理工作的重要保證。要深刻認識到檔案的價值，學校領導、檔案管理人員和兼職檔案員只有互相支持，互相配合，共同努力，才能做好民辦高校的檔案管理工作。

因此，民辦高校必須貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，加大工作力度，注重規范管理，深入調查研究，切實解決問題，積極發揮全體教職員工的力量，聯手推動檔案工作，真正形成學校領導、業務部門主管、相關單位和部門支持配合，全體師生員工廣泛參與的領導體制和工作機制。要把檔案管理工作納入干部年度考核范圍，通過目標管理，明確責任要求，真正使檔案工作各項任務落到實處。

2.提高政治素養，強化隊伍建設

檔案管理是一項具有很強組織性和紀律性的工作，民辦高校檔案管理人員素質的高低對民辦高校檔案工作的質量、檔案事業的發展起著深刻的影響，因此，加快檔案隊伍建設和促進隊伍人員素質提升，是民辦高校整體工作可持續發展的必要條件和當務之急。

要嚴格遵守《檔案法》《保密法》及黨和國家的各項方針政策，提高政治站位，始終牢記“檔案工作姓黨”。不僅要加強政治理論學習，提高政治覺悟，增強政治定力，還要強化政治擔當，認真履職，扎實工作。對于民辦高校檔案工作來講，特別是要增強政治敏銳性和政治鑒別力。要切實提升檔案人員的政治思想素質，養成良好的保密習慣，時刻樹立強烈的政治意識和大局觀念。

在新形勢與新任務下，檔案管理人員應當依法、依章辦事，嚴格遵守學校的紀律，堅守工作原則和工作職責，不徇私舞弊、不違章亂紀。檔案管理人員要認真履行職責，做好自己的本職；要樹立強烈的責任心和事業心，不因職務便利謀求個人利益。

3.加強業務建設，提升管理水平

人才是發展的根本，唯有優秀的人才才能更好地促進檔案工作的發展；要強化民辦高校檔案管理人員業務素質建設，提高學校檔案管理的整體水平。因此，在工作中要不斷強化對檔案工作人員的素質教育，提高其責任意識，增強其學習意識。同時要采取措施促進其業務素質的提高，在強化檔案法制建設的同時，強化檔案工作人員的業務能力，提高其管理的綜合水平。

民辦高校檔案工作是一項系統性、業務性和技術性很強的工作。因此，檔案工作必須實行“持證上崗”制度。檔案員要接受檔案行政主管部門舉辦的從業資格培訓，特別是檔案信息化所需要的計算機應用技術和信息管理技術，通過培訓提高檔案員的專業知識和技能。“持證上崗”制度的實行，可以有效地促進民辦高校管理者積極引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗、精通檔案業務的中高級人才，進一步提升檔案工作人員的業務素質，提高學校檔案工作的管理水平。

建設一支高素質的復合型檔案管理隊伍對進一步完善高校檔案管理工作至關重要。新時期民辦高校檔案管理人員要不斷豐富自己的知識，愛崗敬業，弘揚“工匠精神”。要增強創新意識和創新能力，用科學的管理知識武裝自己，使檔案工作具有創造性。在管理工作中，要不斷發現舊模式的缺陷，提出自己的見解并加以改進，建立和完善新的管理服務模式，更好地為民辦高校檔案事業的發展服務。

4.建章立制，明確標準，規范管理

建立健全有效的檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循，是做好民辦高校檔案工作的基礎和保障。民辦高校檔案工作要立足于學校自身特點，切實按照《高等學校檔案管理辦法》《高等學校教學文件材料歸檔范圍》《科學技術研究檔案管理暫行規定》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等法規，制定相應的配套規章制度和實施細則，按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。

要始終堅持從實際出發，將檔案建設放在重要位置，根據實際情況建立并完善檔案的接收、保管與利用工作制度。要建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，不斷提高學校檔案管理工作的制度化、規范化、科學化水平。

民辦高校要立足實際，制定與工作相符的目標責任制。要明確崗位職責，強化責任意識，做到權責分明，增強各部門負責人的責任和擔當，將其工作情況與考核成績相掛鉤，從制度上促進檔案管理的規范化與標準化。

5.拓寬渠道，應收盡收，“收用并重”

民辦高校要加強檔案材料收集的齊全、完整，增強檔案人員的文件材料收集意識，認真做好統籌協調工作，將分散在各部門的檔案材料按時收集到位，確保文件材料收集及時、系統、完整。要尊重檔案的原始記錄性，力求反映學校的真實歷史面貌，堅決拒收造假文件，以保證檔案材料的真實可靠性。

要提高民辦高校檔案人員信息素養和專業技能，增強檔案人員開展收集工作的敏銳性，及時關注學校的工作動態、重大活動，抓住時機，從點滴做起，應收盡收，發現問題及時補救。同時，民辦高校要擴大收集范圍，拓寬收集渠道，凸顯收集特色，要建立名人校友檔案、優秀學生檔案、校史檔案等，以豐富民辦高校檔案室（館）藏內容，防止重要檔案的丟失和損毀，以保證檔案資源的安全性和完整性。

要充分發揮檔案的資政育人作用，收集歸檔的文件要做到“收用并重”。檔案工作的開展，不僅要將檔案收存、保管好，而且要研究和利用好。要牢固樹立“收用并重”“為用而管”的工作理念，有效開發和利用檔案信息資源，讓“死檔案變成活資源”，將塵封的檔案打造成凝聚校友的紐帶、啟迪學子愛國榮校的基石；把檔案庫房建設成資料保管基地、愛國主義教育基地、信息服務基地，充分發揮檔案“資政育人”的功能，為學校中心工作服務，為師生服務，為社會服務。

6.強化基礎建設，優化管理環境

要改善民辦高校檔案管理設施條件，優化民辦高校檔案管理環境，提升信息化管理水平。要將檔案工作納入整體規劃中，強化意識，解決經費、人員、設備等問題，改善工作條件，以確保檔案工作的順利開展。民辦高校應設立專項經費，保證檔案事業發展所需費用，不斷改進檔案收集、存放、管理的硬件環境，防止檔案破損、褪色、霉變和散失。

要加強硬件建設，保證檔案管理工作質量。要擴大檔案室（館）工作面積，預留十年以上庫容空間。檔案存放室與整理室、辦公室要分離，配備必要的檔案管理設施設備，檔案工作場地要做好防火、防盜、防潮、防蟲、防光等安全措施，確保檔案保管安全、利用方便、管理規范。

在完善硬件環境的基礎上，要提升軟實力，建立檔案管理的信息網絡，實現現代化的管理目標。要保證必要的投入，為檔案機構配置檔案管理現代化、信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與數字化校園建設同步推進。

綜上所述，隨著《普通高等學校檔案管理辦法》的進一步施行，學校領導對檔案管理工作日益重視，檔案隊伍不斷壯大，業務水平逐步提高。以發展為導向的檔案管理，勢必使得民辦高校走出檔案管理的困境，充分發揮檔案管理的作用，為學生的學習和就業，為教師的穩定和發展，以及學校的全面發展提供有力的支撐和保障。

民辦高校檔案管理工作中存在問題的解決，必將有效提升民辦高校檔案管理的工作水平，從而使民辦高校檔案工作既能為學校提供檔案信息服務，又能切實地提升民辦高校管理水平，推動學校朝著更加健康的方向發展。

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