淺談院校人事檔案管理存在的問題與對策

顏莉莉 閉顯達 雷燕

摘 要：高校人事檔案是現代高校管理工作的重要組成部分，是高校人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作。近幾年，隨著高校教育改革不斷推進，對高等院校人事檔案管理工作提出了更高要求。但現階段院校人事檔案管理工作依然面臨不少突出問題，需要我們及時采取措施，認真做好相應改正工作。本文主要結合實際情況，就院校人事檔案管理工作存在的問題和對策進行分析，希望通過本次研究，對同行有所幫助。

關鍵詞：院校人事檔案管理 存在問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

高校人事檔案是教職員工和干部個人自然情況、概要、經歷、德、智、能、勤、業、主要獎懲的原始記錄，是歷史的、全面的考察教職工隊伍、學校干部、提高教職工綜合素質的重要依據。這些年，隨著高等教育事業不斷深化改革，高校人事制度進一步深化，高校人事檔案管理工作中存在的一些問題逐漸暴露出來，已經不能夠適應現階段高等教育發展，需要高等院校人事管理部門及時作出轉變。

一、高等院校人事檔案管理存在問題分析

1.人事檔案管理制度不健全，執行不嚴格

盡管最近幾年高校檔案管理部門一再強調檔案管理制度建設，但真正建設完善檔案管理制度的院校相對較少，很多院校都沒有建立檔案材料收集、傳遞、借閱、保管、保密、開發利用等規章制度。由于制度不健全，導致人事檔案材料收集困難，教職工隊伍人事檔案材料不全，檔案不能真實反映個人的現實情況，給相關部門利用帶來了困難。有些學校雖然制定了相應的人事檔案管理制度，但在實際工作開展過程中不能做到按章辦理。由于人事檔案調動混亂，人員人事調動時，其檔案不能及時按照規定傳遞到相應部門，甚至有些單位存在違反規定，擅自將檔案交由他人保管的現象，對檔案的真實性產生不利影響。

2.人事檔案材料不健全檔案材料不健全。

人事檔案材料是教職工個人不同時期學習和工作的原始記錄，內容的真實性和客觀性，是人事檔案現實性的基礎和前提。而有些教職工在填寫履歷表時，不認真填寫，或者不真實填寫，敷衍了事，導致人事檔案嚴重失真。此外，由于一些職能部門缺乏檔案意識，對歸檔內容不了解，導致本應該歸檔的原始材料不能及時歸檔，嚴重影響到人事檔案材料的健全性。在人事檔案管理過程中，也常常出現檔案材料失真現象。內容真實性是人事檔案的生命，是體現人事檔案有效作用的前提保證。人事檔案內容不真實，將會造成很多問題。例如人事檔案中，參加工作時間隨意填寫，就為高校人事部門計算教職工工齡、退休時間、職稱晉升、工資標準制定、部門組織選拔干部等諸多環節帶來很多問題，也使得檔案管理失去了真正意義。

3.人事檔案管理手段落后

人事檔案管理工作開展過程中，由于相關部門缺乏重視，人力物力財力投入不足，導致先進的檔案管理技術手段和管理方法不能夠充分應用到高校人事檔案管理系統。在有些高校的檔案部門還沒有實現電子化辦公，大部分工作依然采用傳統手工操作，工作效率低下，在工作中常常出現差錯。傳統檔案管理模式已經不能夠適應當前社會發展和高校發展需求。高校檔案管理工作是一項長期性、復雜性、專業性、政策性、服務性和連續性的工作，并不是一蹴而就就能達到的。由于人事檔案管理手段落后，進一步削弱了檔案管理工作的嚴謹性，嚴肅性。

4.人事檔案管理人員專業素質不高

人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項技術性和專業性要求很強的工作。但在高校人事檔案管理工作開展過程中，由于管理人員工作素質不高，導致檔案管理工作效率低下。目前大多數人事檔案管理人員年齡結構偏大，文化水平有待進一步提升。在有些高校的檔案管理部門，人事檔案管理人員多為兼職，他們疲于應付日常工作，很難將更多的時間投入到答案管理工作中參加，更談不上參加檔案業務學習以提高自身專業素質。有些檔案管理人員不具備計算機操作能力。

二、規范高校人事檔案管理工作的對策分析

1.積極構建完善的人事檔案管理制度

要以黨和國家人事檔案管理方針、政策法規和相關條例為依據，結合高校具體情況制定完善的人事檔案管理制度，在檔案材料收集、進出、傳遞、借閱、保管、保密、利用等各個方面都要建設完善的規章制度，要確保人事檔案管理工作開展有章可循、有據可依。制度制定完善后，還要確保各項制度的落實。確保用制度真正指導檔案管理人員開展相應的檔案管理工作。

2.切實做好檔案材料收集工作

強化檔案收集整理，不斷完善高校人事檔案內容，對提高檔案價值，增加人事檔案利用性有著很大幫助。在檔案材料收集過程中，要將那些真正反映教職工隊伍和學校干部德、能、勤、績等方面的材料及時歸入人事檔案。同時還要注重將教師業務教學工作中取得的突出成就和重大科研成果歸入到教師的人事檔案中，通過這些方面的材料，真實反映教職工的各方面教學能力。

3.進一步提高教職工和領導干部的檔案意識

高校人事檔案工作開展直接受到高校各級領導干部和教職工的重視和支持影響。這就需要及時轉變教職工和領導干部意識，高度重視高校人事檔案管理。要利用多種途徑，在教職工和領導干部群體中，積極宣傳人事檔案管理工作的重要性和必要性，努力提高教職工和干部檔案意識。通過積極宣傳檔案法、干部人事檔案管理條例等重要法律法規和方針政策，讓更多的教職工和干部了解黨和國家人事檔案管理的方針政策和制度條理。同時還要實行干部檔案內容向部分向本人公開制度，除了涉及國家機密，不適宜公開的內容，其他部分都應該向本人公開，這種管理方式一方面能夠提高人事檔案內容的真實性和準確性，要有利于當事人準確掌握自己的檔案信息。

4.高度重視人事檔案管理隊伍建設

當前，很多高校人事檔案管理隊伍，專業素質有待進一步提升，為此必須從以下幾個方面出發：首先，檔案管理人員要加強思想政治理論學習，在檔案管理工作開展過程中，要始終貫徹黨和政府的方針路線、政策法規，要全面落實科學發展觀，樹立全心全意為人民服務的意識；其次，積極適應現代信息技術對檔案管理工作提出的全新要求。檔案管理人員在日常工作中要加強信息技術學習，緊跟檔案科技發展步伐，提高檔案管理工作人員計算機操作能力、網絡操作能力，從而保證應用科學的管理方法來指導高校檔案管理工作；最后，檔案管理人員要以自覺維護黨和國家歷史真實性為己任，在檔案管理工作開展過程中，要做到事實求是，嚴謹細致。

參考文獻

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