淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

周慧

摘 要：檔案資源屬于學(xué)校信息資源的重要組成部分，具備標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性的特點(diǎn)，受到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教育部門的重視。本文首先分析了信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義，接著從轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高應(yīng)用成效等方面提出了信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新的措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）02-00-01

在信息時(shí)代，檔案建設(shè)不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯(cuò)率高的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了檔案管理的工作效率。

一、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、自動(dòng)化能夠?yàn)闄n案管理信息化提供了強(qiáng)大的信息支撐。可以說(shuō)，信息化管理是檔案的形成過(guò)程，而檔案又是信息化管理的成果。通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)能夠把分散的信息進(jìn)行處理，不管用戶在什么地點(diǎn)進(jìn)行辦公，都可以通過(guò)服務(wù)器以及web等連接起來(lái)，找出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，突破了檔案形成與查閱的時(shí)間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為檔案信息化的基礎(chǔ)，電子文檔管理系統(tǒng)通過(guò)提高檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，而且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為用戶提供的有知識(shí)庫(kù)，能夠自動(dòng)收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，檔案工作人員可以整理這些信息中對(duì)檔案管理有利的數(shù)據(jù)來(lái)為管理決策服務(wù)。除此之外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開(kāi)來(lái)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來(lái)，信息的深度就得到了提升，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新的措施

1.轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高應(yīng)用成效

作為學(xué)校檔案管理人員，要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新中的中重要性。進(jìn)行科學(xué)有效的管理與規(guī)劃，對(duì)檔案信息信息化管理進(jìn)行一個(gè)整體的布局，結(jié)合檔案部門內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準(zhǔn)確率。通過(guò)建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的工作團(tuán)隊(duì)，在工作中樹(shù)立信息化系統(tǒng)理念。要強(qiáng)化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，定期對(duì)他們開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)而提高應(yīng)用成效。

2.調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式

在檔案生成階段，也就是在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初期階段，就要樹(shù)立電子化檔案管理意識(shí)。每個(gè)學(xué)校都有自己的局域網(wǎng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讓各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)接口統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)資源共享。一個(gè)完整的電子檔案有兩部分組成，一個(gè)是歸檔電子文件，一個(gè)是元數(shù)據(jù)。電子檔案的元數(shù)據(jù)用過(guò)手工輸入以及自動(dòng)捕獲等途徑獲取，電子元數(shù)據(jù)包含的內(nèi)容有生成部門、責(zé)任人員、文件格式等。我們以學(xué)生檔案為例，元數(shù)據(jù)就是指學(xué)生的姓名、專業(yè)以及學(xué)號(hào)等，這些都是作為元數(shù)據(jù)存入到檔案信息庫(kù)中，屬于一條數(shù)據(jù)的形式，通過(guò)調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式，節(jié)約了存儲(chǔ)空間，提高信息傳輸效率。

3.注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高系統(tǒng)安全性

首先，在檔案管理過(guò)程中，要對(duì)程序的操作控制進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能提高電子檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯(cuò)的出現(xiàn)。管理人員要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候制定相應(yīng)的操作規(guī)范。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來(lái)隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來(lái)清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計(jì)算機(jī)上機(jī)操作與管理，制定相應(yīng)的制度，要求檔案管理工作人員按照制度來(lái)進(jìn)行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

4.優(yōu)化電子檔案歸檔管理模式

對(duì)于已經(jīng)生成的電子檔案來(lái)說(shuō)，信息化用主要是在數(shù)據(jù)信息的流通環(huán)節(jié)與轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)的管理內(nèi)容相對(duì)比較寬泛，注重電子檔案的處理過(guò)程。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行專業(yè)的評(píng)估，對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，歸檔的是那些具有存檔價(jià)值的檔案，刪改沒(méi)有存檔價(jià)值的檔案，這樣才能更好的識(shí)別電子文件。檔案數(shù)字化管理要跟辦公自動(dòng)化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺(tái)化與智能化的發(fā)展。也就是說(shuō)，平臺(tái)化就是在檔案管理過(guò)程中，逐步取消部門之間存在的障礙，建立協(xié)同化的辦公平臺(tái)，進(jìn)而提高檔案管理成效。

5.提高檔案工作人員的信息化素質(zhì)

提高檔案工作人員的自身素質(zhì)能夠促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作的規(guī)范化操作，提升檔案管理工作質(zhì)量。只有不斷強(qiáng)化內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)與知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能讓他們?yōu)闄n案工作的發(fā)展服務(wù)。首先，專業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)。對(duì)于新入職的員工在上崗之前就要開(kāi)展培訓(xùn)工作，具體內(nèi)容包括崗位的工作職責(zé)，具體工作流程，操作方式等。掌握各個(gè)門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提高培訓(xùn)的針對(duì)性。其次，信息化技能培訓(xùn)。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行專業(yè)的評(píng)估，對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，歸檔的是那些具有存檔價(jià)值的檔案，刪改沒(méi)有存檔價(jià)值的檔案，這樣才能更好的識(shí)別電子文件。此外，還要制定嚴(yán)格的培訓(xùn)績(jī)效評(píng)估方式，也就是在培訓(xùn)課程結(jié)束之后，按照計(jì)劃進(jìn)行抽檢，鼓勵(lì)檔案部門全員參與培訓(xùn)，讓學(xué)習(xí)培訓(xùn)成為常態(tài)化管理的重要舉措。

結(jié)論

綜上所述，縱觀傳統(tǒng)的檔案管理模式，由于其逐級(jí)傳達(dá)使得信息的時(shí)效性難以保障，影響了檔案管理成效。信息化的發(fā)展讓檔案管理模式得以創(chuàng)新，有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，讓檔案管理走向了數(shù)字化、自動(dòng)化之路。在新時(shí)期，要認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，積極調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式，注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高系統(tǒng)安全性，加大檔案管理人才建設(shè)，從而為學(xué)校檔案的有序化管理提供保障。

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