試論新形勢下檔案管理的創新服務

趙福金 李瓊

摘 要：隨著信息化，科技化和現代化的不斷發展，傳統的企業檔案管理與服務模式，已經不能滿足現代企業的發展需求。因此，信息化和現代化已經成為企業檔案基礎業務建設的重心，這是企業檔案管理適應整個社會發展所做出的改變。

關鍵詞：檔案管理；創新服務；檔案工作

一、檔案服務工作在新形勢下出現的新問題

（一）檔案服務思想發生了新的變化

黨和國家提出了建設服務型社會、服務型政府的要求，這是從根本上提出了解決服務思想的問題，無論做什么工作都要把“服務”思想放在重要位置，檔案服務思想也不例外。傳統的檔案服務思想只是體現在做好檔案資料的提供利用上，而不是從服務的深度和廣度去理解檔案服務問題，新形勢下的檔案服務工作應從深度和廣度上去理解，也就是說檔案服務這個概念已經滲透到了檔案工作的各個領域，檔案事業的每一項工作都需要有良好的服務，現在再停留在計劃經濟時期的服務理念，用過去的強制式、行政命令式的方式、方法處理新形勢下檔案服務問題的思想已經不適應新形勢發展的需要了。

（二）檔案服務領域發生了新的變化

現在的檔案服務這一工作已經不僅僅局限于為相關人員提供數據支持方面，而是延伸到了整個檔案事業的發展。這一概念的具體服務方向可以分為兩個方面來論述。首先，從微觀上說就是對檔案工作的環節進行細致完善的服務，這其中包括檔案的收集，相關數據的分類整理，數據間的聯系等，這其中還有最重要的一點就是對檔案進行科學分類，進而對需求人員進行專業化的指導。只有這樣才能保障檔案數據不僅有量，而且有質。其次，從宏觀上要做好檔案的合理調配，并在檔案規劃初期就制定好歸檔計劃，根據事件，部門等進行合理劃分，不僅對數據需求人員有一定的尋找方向，更能指出檔案規整的規劃形式，促進檔案事業發展有據可循，指明檔案管理事業的大方向。再次，要從發展的角度看現狀，檔案事業現階段主要服務于黨政機關以及大型的企事業單位，但這是有局限的，我們應該積極的拓寬渠道，發展現有的小經濟體，社會團體，專業協會等，在保證現有檔案事業有條不紊的前提下，逐步打開渠道，促進檔案事業的發展。這樣，不僅能促進地區經濟的發展規劃的合理性，也能更加貼切的了解和改善民生。

（三）檔案服務方式發生了新的變化

傳統的檔案服務方式主要是依靠打電話、發傳真或者是面對面的指導等，也可以說檔案服務是被動的服務，等著顧客上門尋求幫助。那么在新的新形勢下，這種服務方式發生了改變，這種服務方式的改變主要是源于網絡。在網絡背景下，檔案的建立實現了信息化、網絡化。檔案的服務方式變的更加主動，依托網絡技術、以應用軟件為手段，利用數據庫共享資源，給廣大用戶提供更優質的服務。可以說，新的檔案服務方式相比舊的服務方式發生了翻天覆地的變化。

二、新形勢下檔案管理的創新服務

（一）創新服務手段，提高現代化服務水平

檔案服務創新與檔案利用的目的，是滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發、傳遞給利用者，激活檔案信息，實現檔案信息資源共享。可通過以下幾個方面實現創新服務手段，提高現代化服務水平：首先是利用網絡，開展網上服務，建立檔案館網站，讓用戶能夠自主的通過檔案館網頁實現檔案信息的檢索、查閱功能；其次是建立電子文件數據管理中心，電子文件數據管理中心具有內容豐富、覆蓋面廣、利用率高等優勢，能夠有效實現電子文件信息資源共享。

（二）創新檔案管理技術，促進檔案信息化

檔案信息化是檔案管理的大趨勢，傳統的檔案管理手段已遠不能滿足人們對檔案服務的需求。所以說要創新檔案管理服務方式，就要創新檔案管理技術，促進檔案信息化。計算機技術和網絡技術的飛速發展，要求文書檔案的管理必須要與現代科技相結合，使得文書檔案的管理變得更高效化。文書檔案的創新管理要求能夠充分的利用現代信息技術，加強信息化進程，實現檔案管理一體化、電子化。

（三）創新高質素人才，提升檔案管理水平

隨著檔案管理的信息化，電子檔案越來越國際化，這就對檔案管理人員提出了新的要求。檔案管理涉及的領域越來越豐富，例如外文檔案、涉外檔案等專業性的檔案。這就需要專業的檔案管理人員，所以一定要對檔案管理人員進行培訓和選拔，根據工作的具體需要培養一批具有較高綜合素質、較強綜合能力、較高外語能力、較強的計算機知識水平的復雜性人才，當然這一切的前提是具有良好的檔案管理知識。

三、結束語

文章對企業檔案管理創新與服務模式進行研究探討，主要是在企業實施信息化建設的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務模式，最終使檔案管理工作與企業發展相協調，最終實現企業跨越式發展的總體戰略目標。

參考文獻

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