私人檔案信息資源的開發和利用

于奎彬

摘 要：通過闡述私人檔案信息資源的涵義特點，來認識這類信息資源。然后通過闡述開發和利用這類資源的必要性，來說明為什么要進行開發和利用。以此為理由提出一些合理化的建議。

關鍵詞：私人檔案 檔案信息資源 開發利用

一、私人檔案與個人檔案的關系

在闡述私人檔案之前，有必要對個人檔案和私人檔案加以區分。個人檔案是記載個人相關信息的檔案，是政府、機構、企業、組織等機構因某種工作需要而形成的，往往由政府或機構的檔案部門所收藏和擁有[1]。少數情況下，個人檔案也為私人所有；私人檔案是指所有權歸私人所有的，由私人或私人機構和組織在個人生活或社會活動中形成的以及依法獲得的各種形式和載體的檔案材料。[1]

由此我們可以得知私人檔案在檔案的來源上要大于個人檔案，他不僅包括個人產生的檔案還可以包括私人組織機構產生的檔案，以及通過合法程序獲得的檔案；在涉及內容的種類上也明顯優于個人檔案。

二、認識私人檔案信息資源

（一）私人檔案信息資源的涵義

信息資源有廣義和狹義之分。廣義的信息資源指的是信息活動中各種要素的總稱。狹義的信息資源，指的是信息本身或信息內容，即經過加工處理，對決策有用的數據。在本文中，信息資源取其狹義之意，是一種為私人所有、固化于檔案載體上并具有使用價值的信息。

（二）私人檔案信息資源的特點

（1）來源上具有廣泛性。私人檔案不僅包括個人和私人機構在個人生活和社會活動中形成的檔案，還包括通過合法手段取得的檔案。所以，它在來源方面就具有非常強的廣泛性和靈活性。

（2）數量上具有規模性。我們可以把每個個人和私人機構看成是一個“微型綜合檔案館”，它里面收藏著來源于不同組織的檔案，而這樣的檔案館綜合起來就有上億個，如此看來所積累的檔案數量非常龐大。

（3）保管上具有凌亂性。個人和私人機構或組織，本身不具有檔案管理能力，即便有檔案意識，也不能對私人檔案進行有效的整理，這就使得私人檔案在保管上存在著隨意丟放的現象；另一個方面，來源于同一個個人或組織的檔案可能會掌握在不同的人手中，比如個人的信件、贈與別人的書畫作品等。

三、開發和利用私人檔案信息資源的必要性

私人檔案信息資源的開發和利用，是指私人檔案經過加工處理以檔案信息產品的形式提供給用戶加以利用或者私人檔案被直接提供利用。雖然這種檔案信息資源較少受到重視，但其開發和利用在我國有其開展的必要性。

（一）構建社會記憶

目前，全國各地區都在相應中央號召構建城市記憶，其目的一是要保證歷史的連續性，二是要保護我國優秀的傳統文化。從一個更宏觀的角度來看，構建城市記憶其實就是在構建社會記憶。作為具有原始記錄性的檔案，無疑在這方面承載著不可磨滅的作用。要知道，社會是由人組成的，沒有人的記憶就沒有社會的記憶，而人死后沒有記錄留存的話，就無法被人認可其存在過這一事實。所以，想要構建社會記憶，就不可忽視私人檔案信息資源存在的價值。

（二）澄清歷史事實

私人檔案可以澄清個人歷史的事實，還原事情的真相，消除來源不明的謠傳。比如關于張學良的祖籍問題，其口述檔案未公開以前，一般史書記載是從山東遷到東北的，而他本人通過口述檔案說：我們家“從來沒去過山東！ 我們祖輩是挑著擔子由河北闖關東的。” “我們是大城人， 原籍河北大城縣。”[2]由此可以判定之前對于其祖籍的記載不真實，可以推翻。

（三）流傳知識經典

不管哪個時期，何種領域，都有讓我們仰望稱贊的歷史名人。在他們結束這一生的存在后，都留下了大量的私人檔案，比如作品手稿、信函、日記、回憶錄等。這些私人檔案除了能進行歷史方面的研究之外，還具有很強的文化價值。那么，如何能使這些文化知識傳遞給后世之人，又如何能讓他們被利用的同時不至于損壞？這就需要我們對私人檔案進行信息資源開發和利用。

（四）彌補公共檔案

由于歷史上各種各樣的原因，總有一些應該歸國家所有的檔案散落在個人手里，淪為私人檔案，這就使得對現有的公務檔案信息進行開發的時候不能完整地進行，從而需要通過開發私人檔案進行輔助，以保證檔案信息的完整性。

（五）解決實際問題

私人檔案很多都是具有憑證性的信息，如果不加以保存和利用那么這些憑證作用就會丟失，進而使檔案生成者遭受損失。比如滄州檔案信息網有新聞報道，一個已故軍人家屬按照其丈夫生前參軍時貢獻的大小要領取撫恤金，這時需要提供相關證明，結果當時因為丈夫去世已久，相關檔案丟失，領取撫恤金就出現了困難，幸好家里留有丈夫去世時的悼詞，里面介紹了丈夫的參軍信息，以此領取了撫恤金。假如沒有這個悼詞，那這位家屬就沒有辦法領取撫恤金，甚至連家屬資格都會丟失。

四、關于私人檔案信息資源開發和利用的合理化建議

（一）推廣私人檔案 增強公民檔案意識

檔案宣傳人員在進行檔案相關宣傳時應該加強推廣私人檔案，具體包括什么是私人檔案、私人檔案的重要性、利用檔案能夠解決哪些問題等。之所以要宣傳私人檔案，主要是因為公民的檔案意識普遍不強。由于檔案學是以行政效率為開端的，檔案公開又源于電子政務公開，加之我國是局館合一的體制，使檔案的政局性質在公民意識中根深蒂固，不利于私人檔案的留存和整理，從而給利用工作和開發工作帶來資源不足的難題。

（二）尋訪多領域名人 編研相關信息

對私人檔案進行收集整理并編研出具有一定主題性質的檔案信息產品，是目前對私人檔案信息資源進行開發和利用的比較有效且較成熟的做法，比如通過編研私人檔案出版人物傳記和地方志等。但是，檔案編研人員應該將眼光放得更寬廣一些，而不是只針對重大的歷史事件和歷史人物。我國歷史上眾多領域都有成績斐然的學者名人值得我們去傳承他們的事跡。我們應該有意識地去發現更多值得我們挖掘的領域，通過研究他們留下來的私人檔案，將其開發成不同形式的檔案產品，為我們的后代積累更多更好的精神財富和知識財富。

（三）創新開發模式 迎合用戶需求

不僅是私人檔案信息資源，包括其它檔案信息資源，都要創新資源開發模式，不能拘泥于傳統的檔案信息編研。當今時代，相對于讀書，用戶更樂于上網查資料、看電視、逛論壇、玩微信以獲取信息資源。所以我們可以結合這些新興媒介來開展檔案信息資源的開發，比如制作紀錄片、通過微信公眾號推文連載、建立關于人物的網上個人檔案館等，刷新用戶的體驗，吸引更多的用戶來感受這些檔案信息資源的開發成果。

（四）接受新型檔案 拓寬資源種類

隨著網絡技術的快速發展，有很多通信技術的出現，改變了傳統的通信模式，比如短信，電話，聊天軟件，電子郵件等。這就使得傳統的通信模式在不斷減少，現代的通信模式逐漸占據主流地位。所以我們就有必要重新考慮這些新出現的電子類私人檔案，想方設法把他們納入到我們檔案信息資源開發和利用的領域，以滿足現代用戶的信息需求。

五、總結

私人檔案信息資源作為檔案信息資源的一種，有其存在的價值。我們檔案學研究人員應該擅于發現這些價值，并順應用戶的要求，對他們進行開發和利用。在開發和利用過程中，則需要更多的耐心和思考。同時，我們也要與時俱進，跟上時代的步伐，提供更多滿足用戶需求的檔案信息產品。

參考文獻

[1]張世林.我國私人檔案所有權法律研究[J].檔案學通訊，2013，05：57-60.

[2]楊曉紅.論張學良個人檔案的史料價值[J].中國社會科學院研究生院學報，2006，05：50-54.

[3]傅德華 于翠艷.檔案資料與人物傳記研究———以《二十世紀中國人物傳記資料索引》為例[J].軍事歷史研究，2010，12：174-178.