學校的檔案管理

劉亞萍

摘 要 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化和制度化。以此為方向，努力健全檔案門類，提高檔案質量，求真務實地為學校育人工作服務。檔案工作才會有較大的發展。

關鍵詞 學校 檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

1以全員重視為前提

學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。

（1）學校的任何工作，只有得到領導的重視和支持，才能順利地開展。學年初，以校長為龍頭，成立檔案工作領導小組，由一名副校長主管檔案工作。以學校領導班子全體成員為中堅，結合領導班子成員的分管工作，確定檔案資料收集的分工和合作。

（2）在建立健全檔案管理法規制度的前提下，對學校全體教職工加強宣傳。既可以在集會上反復強調學校檔案的法規制度，又可以利用校園局域網絡，宣傳檔案法規及檔案知識，增強教職工對學校各類檔案的建立和利用意識，提高他們的工作自覺性。這樣不僅能讓檔案管理的法規制度落到實處，而且能讓全體教職工都配合和支持學校的檔案工作。

2以規范化為標準

所有學校檔案必須集中統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全。學校各處室要積極負責本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。

（1）進一步提高全員檔案意識。要實現檔案管理規范化，僅僅靠檔案管理員的努力是遠遠不夠的。所以，要實現檔案管理規范化，有關領導要利用各種途徑、各種陣地來宣傳檔案管理規范化的意義與要求，組織廣大教職工學習有關檔案管理的法律法規，在提高教職工對檔案意義認識的基礎上，逐步提高教職工形成，使用檔案的水平。

（2）抓源頭。檔案規范建設要從源頭抓起，即在檔案形成時就符合規范化的要求，這方面工作可以由個辦公室和檔案室配合起來進行，特別要抓產生檔案數量比較多的人員，如學校領導、各處室負責人、班主任等等，要組織這些人員學習有關檔案法規，在此基礎上學校形成書面規范要求，從各人分管范圍、文件資料整理、按時上交、紙張大小、裝訂要求、文印規格、文字型號和大小，字間距、行間距等方面做出具體規定，便于對照，便于操作，努力減輕檔案工作人員的工作量，提高形成的檔案質量。

（3）進一步加強對學校重要文件資料、重要會議、重大活動形成的攝影、聲像等介質資料的收集和整理，把這項工作具體落實到部門負責人或專人，重要會議、活動等結束后要及時寫好文字說明，與攝影、聲像等資料同時上交檔案室編號、鑒定、存檔。

3以數字化為中心

借用現代化手段，推進檔案信息化進程，以檔案信息化帶動檔案基礎業務建設，是上級檔案主管部門的新要求，也是檔案工作發展的需要，以后要在推進數字化上下功夫，加強電子文件歸檔的分類管理，做到檔案各類臺帳“一條龍”，檔案與目錄“一條線”，紙質、電子、介質檔案“一體化”，加快實施數字檔案室建設，向書面文字材料與電子文檔材料同時交接的要求邁進，即有關部門在上交書面文字材料的同時要上交電子文檔，二者不可缺一。統一規章制度，建立起檔案管理基本組織架構。

4按類及時歸檔建檔

所有檔案要及時整理，規范分類，登記歸檔。檔案類目和基本范圍一般包括：黨群類、行政類、教育教學類、基本建設類、聲像類、設備類、榮譽類。與各類有關的資料要及時整理歸檔，形成一個比較系統的檔案管理體系。

5在檔案管理中可能出現的問題

第一，大部分人的檔案意識不夠強，還需要增強宣傳力度，特別是對檔案法規宣傳力度不夠。有的老師不能自覺主動歸檔，有的老師歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交檔案資料。未來需著力加強宣傳，強化檔案意識。第二，理論提高不夠，在與兄弟學校缺乏交流。老師每天忙于工作，又加上經費少，不能多人外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。第三，檔案現代化管理工作需加強。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。目前學校檔案管理現代化處于起步階段。如何落實“充分發揮學校檔案的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務”，我們必須做出艱苦的努力。一方面，學校需加大投入，另一方面，我們必須做好基礎工作，加強管理，充分發揮各位老師積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現代化水平，檔案的作用才能得以充分發揮，達到為學校改革和發展提供高水平服務的目的。 總之，檔案工作非一人或幾人所能為，要想把檔案工作做好，也非一人或幾人所能及，必須全校上下形成合力，才能使工作不斷改進、不斷發展。

檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進行咨詢服務。如學生的學籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調，提供出有益的和高效率的服務，使學生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。

檔案工作是一項很平凡的工作，但看似平凡，卻是學校一項非常重要的基礎建設。檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且，也承擔著為學校前進發展、規范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。