檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新路徑

馬焱磊

摘要：在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展的大趨勢(shì)與大背景之下企業(yè)機(jī)制也在進(jìn)行不斷改革，檔案工作的管理體制以及運(yùn)行機(jī)制也在這一過(guò)程中發(fā)生不同程度的變化，主要時(shí)將時(shí)代發(fā)展作為主要依據(jù)對(duì)自身進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新。本文主要對(duì)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新路徑進(jìn)行仔細(xì)分析，這不僅可促使檔案管理工作得以順利進(jìn)行，同時(shí)為檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理體制；運(yùn)行機(jī)制；創(chuàng)新路徑

檔案工作是企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)與管理中不可缺少的一部分內(nèi)容，在實(shí)際對(duì)單位的管理水平以及工作業(yè)績(jī)進(jìn)行衡量的過(guò)程中我們可將檔案管理工作作為主要依據(jù)。尤其是單位在實(shí)際對(duì)未來(lái)進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)的過(guò)程中必須得到檔案管理工作的支撐。現(xiàn)階段各個(gè)單位逐步提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，但在實(shí)際針對(duì)檔案進(jìn)行管理工作的過(guò)程中還是在管理體制與運(yùn)行機(jī)制方面存在一定的缺陷，這會(huì)對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成一定阻礙。

一、檔案與檔案管理

檔案其實(shí)是一種文件，主要是對(duì)歷史進(jìn)行記載與保存。在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案也逐步成為一個(gè)多種形式的載體，其中主要包括聲音以及圖像等。對(duì)歷史進(jìn)行真實(shí)的記錄是檔案的主要作用，同時(shí)也可為后人的查詢工作提供依據(jù)。檔案的作用可在以下三個(gè)方面進(jìn)行直觀體現(xiàn)，首先是可作為憑證支撐單位的查詢與考究工作。其次是在實(shí)際進(jìn)行宣傳與研究工作時(shí)可將檔案作為素材。最后是在企業(yè)未來(lái)發(fā)展過(guò)程中需要遵循檔案的查詢。

各地檔案事業(yè)管理單位對(duì)檔案進(jìn)行分層管理是國(guó)家相關(guān)部門(mén)所提出的明確規(guī)定，各個(gè)單位需要將相關(guān)規(guī)定作為主要依據(jù)并結(jié)合實(shí)際實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理方法的科學(xué)制定。在實(shí)際對(duì)檔案管理進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段的檔案管理工作主要分為以下兩個(gè)部分。

第一是針對(duì)檔案進(jìn)行的一系列收集、保管以及整理工作，注意這部分工作需要由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行。第二是借助科學(xué)的手段處理檔案里的一系列信息，其中主要包括錄入、歸檔以及輸出等。需要注意的是在短時(shí)間內(nèi)檔案管理工作的效益不會(huì)得到直觀體現(xiàn)，只有在不斷積累的基礎(chǔ)上例歷史記錄功能才能得到最大限度的發(fā)揮，延時(shí)性是檔案效益的顯著特征。

二、檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深刻

現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理人員存在不能充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作以及運(yùn)行的現(xiàn)象，在實(shí)際針對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中也只是單純的進(jìn)行收集工作，檔案管理工作與單位之間的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展也不能被檔案人員充分認(rèn)識(shí)，因此檔案工作只能局限于日常業(yè)務(wù)工作。

從單位領(lǐng)導(dǎo)角度對(duì)其進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，人事、組織以及財(cái)務(wù)工作是其在實(shí)際工作中關(guān)注的主要內(nèi)容，但檔案的管理工作卻呈現(xiàn)出一種被忽視的現(xiàn)象。檔案材料是單位重要信息的主要來(lái)源，但這一重要性并沒(méi)有得到單位領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)識(shí)。長(zhǎng)此以往檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)一種應(yīng)付的現(xiàn)象，檔案管理工作科學(xué)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)更是受到一定阻礙，因此單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展面臨更大的難度。

2.檔案管理制度不健全不完善

各個(gè)單位在實(shí)際制定檔案管理制度的過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)與國(guó)家檔案管理相關(guān)文件的有機(jī)結(jié)合，多數(shù)單位在實(shí)際制定的過(guò)程中普遍存在不健全以及不完善等現(xiàn)象。分散式是現(xiàn)階段檔案管理工作的主要形式，也就是說(shuō)各個(gè)類(lèi)型的檔案由各個(gè)部門(mén)分開(kāi)管理，最終導(dǎo)致一個(gè)單位出現(xiàn)多個(gè)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行管理的現(xiàn)象。

3.檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的政治素養(yǎng)以及理論知識(shí)提出較高要求，首先檔案管理人員必須實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家檔案管理相關(guān)法規(guī)的熟悉與掌握，最主要的是需要懂得如何對(duì)檔案進(jìn)行管理。

在社會(huì)不斷發(fā)展的大力推動(dòng)之下，信息化以及辦公自動(dòng)化的進(jìn)程也在原有基礎(chǔ)上不斷提升，檔案的存在方式也在此種影響之下出現(xiàn)一定程度的變化，電子檔案的出現(xiàn)可實(shí)現(xiàn)對(duì)上述現(xiàn)象的直觀體現(xiàn)。易于復(fù)制、編輯等是電子檔案的明顯優(yōu)勢(shì)與特征，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)代需求與發(fā)展的滿足，這對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。

三、檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革創(chuàng)新措施

1.轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，將改革與傳統(tǒng)良性結(jié)合

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開(kāi)展，并擇機(jī)召開(kāi)檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問(wèn)題隱患，改進(jìn)工作方法。

可以在單位中挖掘宣傳檔案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，樹(shù)立創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新與原有傳統(tǒng)良性結(jié)合。

2.完善檔案管理制度，實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新

隨著科技的發(fā)展，檔案管理方法也要隨之不斷提高，必須形成相對(duì)應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，建立起健全的檔案管理制度。比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等，做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。單位可將這些制度納入崗位考核和日常考評(píng)中，做好隨機(jī)的考核和總結(jié)，真正把制度落到實(shí)處，推動(dòng)檔案管理工作的全面發(fā)展。

3.創(chuàng)新檔案工作人員培訓(xùn)與管理

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，要抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這是提高檔案工作者業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)，完善優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的迫切需要，也是培養(yǎng)檔案工作者對(duì)解決檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的新問(wèn)題和新情況能力的需要。不僅要學(xué)會(huì)相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過(guò)科學(xué)化、信息化手段來(lái)管理檔案方法。可通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其次，要建立健全的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制做保障。

結(jié)語(yǔ)：

檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，大力加強(qiáng)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)單位管理的高效化。

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