檔案信息化管理中紙質檔案的重要性分析

黃歡歡

摘 要：檔案材料主要是用來記錄檔案信息的，大部分檔案材料還具有一定證明作用，在引進了信息化技術之后，我國的檔案行業也迎來了信息化變革活動，原有的常規檔案管理系統被轉變為信息化的管理系統，越來越多的檔案材料被數據化，電子檔案對原來的紙質檔案進行了取代，一部分管理人員過度依賴電子檔案，然而紙質檔案在現代檔案系統中仍舊不可取代，本文對檔案管理系統信息化進程中的紙質型檔案材料的價值加以闡釋。

關鍵詞：檔案信息化；管理系統；紙質檔案；重要性

信息化技術在滲入到我國的檔案行業之中，給其帶去了諸多積極可喜的改變，電子檔案對紙質型檔案的缺陷進行填補，節省了檔案存儲需要的紙質資源，同時還能加強檔案保管系統的安全性，提升檔案處理工作的工作效率，甚至還賦予了檔案信息一些全新的價值，將一些新型檔案應用活動帶入到檔案管理部門中，然而紙質檔案在檔案管理系統中的作用仍舊是不可取代的，管理者仍舊需要給紙質檔案選出合適的處理方法。

1 紙質檔案概述

1.1 原始憑證性

紙質檔案的記錄是對于歷史發生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

1.2 依附性極強

在紙質檔案中，信息以及載體較為統一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現信息的應用。

1.3 耐久性相對比較強

在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

2 紙質檔案的重要性分析

2.1 確保檔案的安全性

用計算機設備來保存檔案信息可以節省紙質檔案材料占用的空間，但是應用這種方式儲存檔案信息會給檔案部門帶來信息安全問題，在傳遞與儲存檔案信息時，信息的持有者可以直接無痕跡地更改信息，同時當存儲設備出現故障之后，信息會被遺失，即使設置了信息安全防護系統，也難以全面控制檔案信息安全問題，而紙質檔案就會出現這一類安全問題，我國的檔案管理人員管理紙質檔案的時間比較長，管理經驗極為豐富，可利用的安全管理模式也極為可靠，一般情況下，存在價值的紙質檔案并不會出現被遺棄的問題。

2.2 保障檔案材料的真實性

紙質檔案可以被當做原始憑證使用，在特殊的情況下，紙質檔案還可以被當做法律憑證材料使用，受到紙質檔案的載體的影響，如果更改檔案信息，就會留下痕跡，因此可知紙質檔案比電子檔案更具安全保障性。

紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.3 延長檔案信息的存留時間

一旦用于儲存電子檔案信息的電子設備出現了故障，僅僅憑借現有的技術很難將檔案 材料完整地復原，電子檔案信息可以依存的載體比較多，相對其受到的技術性限制也比較多，其保存時間與存儲設備具有一致性，從保存時間這個角度來看，紙質檔案雖然也會受到所處保存環境的影響，但是如果在合適的儲存條件下，其儲存時間也能夠被延長，因此可明確紙質檔案的穩定性也更強。

在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現階段的管理模式也不能滿足社會需求。

3 管理紙質檔案的可靠方法

3.1 改變管理人員原有的管理觀念

如果想要使紙質檔案在檔案系統中繼續發揮出作用，只應用傳統的管理方法并不能滿足紙質檔案的管理需求，管理者需要改變管理理念，重新認知紙質檔案的應用價值，還要積極學習多種類型的檔案材料的管理方法，學會將各類檔案材料結合應用，獨立解決檔案處理工作中的各種問題，在工作中應用創新型的檔案管理方法，使多種類型的檔案的價值均可以被呈現，同時給自己設置更為嚴格的工作要求。

3.2 革新當前的紙質檔案的管理制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

4 結束語

本文以紙質檔案這種檔案管理部門的常見材料為研究核心，從其獨具的優點入手，重點介紹了其重要性，很多管理人員過度忽視紙質檔案，并沒有給紙質檔案提供合適的管理方法，導致紙質檔案被破壞，其原有的價值也無法展現，紙質檔案的很多價值是電子檔案不具有的，管理者需要對過去采納的紙質檔案管理手段進行適當改進，應用各種新型方法來解決現有的紙質檔案管理問題，通過將電子檔案與紙質檔案兩種管理對象結合，來保障檔案管理體系的完整性。

參考文獻

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