淺析大數據時代的檔案信息化管理

史忠麗

摘 要：現代社會背景下信息的展現形式日趨多樣化，簡單的文字已經不能承載越加繁重的信息，而數據就成為了代替信息文字的便捷方式。結合目前社會發展的現狀可以發現數據已經成為了信息表達的重要方式，在檔案管理行業中也是如此。通過對目前檔案管理工作的梳理，發現運用數據表達信息已經成為檔案管理的必然趨勢。基于此，論文在大數據技術的基礎上進一步探究目前檔案管理中存在的問題，希望通過大數據時代檔案信息化建設的研究進一步促進檔案的信息化管理。

關鍵詞：大數據；單位檔案；信息化：

1 引言

隨著我國經濟水平的持續發展，檔案信息化管理水平得到了進一步提升，以計算機為基礎的網絡技術已經深深地改變了社會生活生產方式，人們在日常工作中越來越追求工作的效率和準確性，所以在檔案管理工作中也希望通過信息化建設進一步改革目前的傳統管理方式。傳統的檔案管理方法嚴重制約了檔案信息化建設的發展，通過對目前檔案管理中的問題分析進一步結合大數據技術，希望通過大數據的技術運用進一步加快檔案管理的信息化建設。

2 大數據時代檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的信息化技術水平亟待提高

盡管檔案管理應用了大量的科學技術，電子化檔案管理也在大規模推廣，但實質上檔案管理的最終決定權仍然集中在工作人員身上，所以檔案管理的工作人員的業務素質是影響檔案信息化建設的重要因素。一方面網絡的信息化建設需要較高水平的計算機技術，另外一方面檔案信息化建設中的工作人員由傳統檔案管理人員轉型而來，工作人員的檔案管理技能和技術水平仍然有待提高，這兩個因素嚴重的影響了檔案信息化建設的進度。通過上文論述可以發現，技術支撐是檔案信息化建設的根本，而由傳統檔案管理人員轉型而來的工作人員尚不能夠有效滿足技術支撐的要求，所以對于計算機的利用仍然停留在簡單的層次上，并不能夠對數據進行深度的挖掘，所以目前檔案管理人員信息化技術水平的程度仍然有待提高。

2.2 檔案管理的安全性亟待加強

隨著信息時代的到來，科技的發展給檔案信息化管理帶來了便利的同時也面臨諸多挑戰，而安全性是檔案信息化建設當中的主要問題。檔案信息化管理是對大量的信息進行統籌規劃從而提取內部的社會價值和資源價值，一旦發生信息泄露將會造成嚴重后果。但是工作人員對于信息泄露等風險認識仍然不足，工作人員的安全意識和檔案管理的安全風險是影響檔案信息化管理的核心。

2.3 檔案信息化管理不夠規范

黨和政府已經充分重視到了檔案信息化建設的重要作用，相繼發布了《檔案法》、《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等制度，但是具體的落實細則仍然需要進一步完善。例如各個單位所建立起的體系制度并不統一，無法進行單位之間的信息有效溝通與信息共享，且信息化建設在許多單位中仍然只是口號，沒有落到實處。

2.4 檔案管理信息化技術水平較低

在檔案管理中引入新技術一方面需要花費巨額的成本，另一方面技術的運用也需要得到部門領導的足夠重視，而目前檔案管理部門領導對其重視程度仍不夠。無論是對工作人員來說還是對普通民眾來說，檔案管理工作都是一份十分枯燥乏味的工作，所以很多領導難以認識到檔案管理部門的重要性，資金、人員等都無法進行有效投入。所以缺乏重視的檔案管理工作人員停留在簡單的整理和保存上，在現代背景下更應該重視檔案管理信息化建設的重要作用，對人員、技術和資金進行必要的投入。

2.5 檔案信息化管理進程緩慢

檔案管理的目的是挖掘內部的資源價值和社會價值，但是價值的挖掘是一個漫長的過程，并不能夠使得單位獲得直接的利益。所以資源投資時，大部分的資源都會投入到能夠帶來經濟效益且變現較快的部門當中，與此同時，目前檔案信息管理的重點是整理和保存而并不是分析和挖掘，資源的利用程度較低。所以無論是從檔案管理工作人員的角度來看還是從管理者資源投入的角度來看，檔案管理的信息化建設進程仍然有待加快。

3 大數據時代檔案信息化管理措施

3.1 切實提高檔案管理從業人員的專業性

大數據的優勢是能夠通過大量信息的儲存來挖掘有用信息，所以檔案信息化建設中信息的挖掘是重點。傳統檔案管理在于信息整理和保存，所以信息分析和整合利用程度較低。新技術的運用能夠轉變檔案管理的方式，通過檔案的分類管理和數據挖掘能夠進一步挖掘檔案管理工作當中的經濟效益，所以檔案管理部門能夠成為經濟創造部門，要做到這點首先需要轉變工作人員的觀念，切實提高從業人員的專業性。

3.2有效應用檔案管理的大數據技術

檔案管理數據量不斷累積的同時檔案的利用率卻是仍然較低，與此同時，傳統的檔案管理方式也無法儲存海量的數據，更遑論數據分析與查閱。為了更好的適應現代化發展的需求，本文希望通過大數據技術進一步革新目前的檔案管理方法。第一，通過統計學原理對檔案資料進行分類完成紙質檔案向數字化檔案的轉變，提高資源利用效率；第二，借助科學技術完成海量工作的處理工作；第三，結合縱橫分析和動靜態管理手段，在保證數據真實可靠的同時挖掘檔案信息的價值。

3.3 提高大數據時代檔案管理的安全性

大數據技術雖然增加了檔案信息化管理的便利性，但是安全問題也日漸突出。為了實現檔案的安全管理，首先需要通過嚴格的訪問權限對檔案信息進行嚴格管理，其次信息儲存計算機不能與其他無關儲存器相連，再次定期升級殺毒軟件，最后通過物理隔離保存內部網絡的獨立性。

3.4 做好檔案信息管理系統的維護工作

檔案信息化管理是動態的，所以在流程過程中需要結合具體狀況進行更新與維護：第一要保障信息輸入的完整性和詳細性，為后期的管理與分析提供真實性的基礎；第二，要成立專門組織對數據庫進行更新維護，提升管理人員的數據更新意識；第三，用大數據技術對信息進行刪除與更新，快速的實現數據的對比與分析，保證信息輸入的完整性與真實性。

3.5. 提升檔案管理系統的研發水平

大數據技術的運用并不僅僅在于對信息進行數字化呈現，而是能夠提高檔案信息利用效率。在檔案信息化建設流程中必須對信息收集與統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析等部分進行嚴格處理，同時也需要在檔案信息管理的過程中引入其他領域的指導方法，例如統計學的分類指導原理，該原理能夠通過檔案性質的辨別對其進行有效分類，方便后期檔案的綜合性管理與分析。

4. 結束語

現代背景下的生活節奏不斷加快，傳統的檔案管理模式難以滿足數量不斷增加的檔案信息整理與分析的需求，若是不能對檔案管理的方法和方式進行創新，必然會阻擋擋案管理的前進步伐。基于此，論文進一步指出了單位在檔案信息管理過程中的大數據技術運用的重要性，對檔案管理信息化的建設具有實踐指導作用。

參考文獻

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