辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理解析

張影

摘 要：現(xiàn)如今，辦公自動化系統(tǒng)得到了推廣使用，方便了人們的工作，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中尤為重要的一部分，涉及到多項內(nèi)容。然而目前醫(yī)院檔案管理工作中存在一系列問題，對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。給予辦公自動化環(huán)境，企業(yè)有必要重視起檔案管理工作，采取有效管理措施，以此有效提升醫(yī)院檔案管理工作水平。本文首先闡述了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，緊接著深入分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，最后提出了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動化環(huán)境；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)療科技研究、醫(yī)療服務(wù)等具有著重要的參考價值，同時也是醫(yī)院服務(wù)管理工作中重要的組成部分，對醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作逐漸朝向現(xiàn)代化、自動化方向發(fā)展，主要是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，代替了人工操作，不僅僅確保了醫(yī)院檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，還有效延長了檔案的使用壽命，滿足了當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展實際需求。然而在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作依舊存在眾多問題，影響到了醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升，這就需要采取有效措施，解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，以此推動我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)分析

辦公自動化主要是借助各種網(wǎng)絡(luò)平臺，計算機(jī)技術(shù)等技術(shù)豐富辦公模式，以此滿足辦公各項需求。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理具有以下特點(diǎn)。

1.1存儲安全

傳統(tǒng)檔案資料的儲存，主要是借助紙質(zhì)，其受到了諸多因素的影響，例如空氣、溫度等，造成其使用壽命有限，不便于長時間存儲，檔案資料極易受到破壞，尤其是紙質(zhì)檔案資料上的文字長時間放置會變得模糊，直接影響到了儲存質(zhì)量[1]。然而在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理便可以實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，檔案信息資料課采取電子版本方式存儲在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，同時可以利用一個小小的芯片儲存大量的檔案資料，不僅僅節(jié)省了檔案管理時間與空間，還延長了檔案資料的壽命[2]。

1.2工作效率高

醫(yī)院檔案管理工作涉及到醫(yī)院方方面面的工作，傳統(tǒng)方式主要是管理人員對各種紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、分類與歸檔，工作效率低下[3]。基于辦公自動化，便于通過專門的檔案管理軟件，對檔案信息資料進(jìn)行有效處理，從而有助于提升了管理工作效率。

1.3實現(xiàn)了資源共享

基于辦公自動化系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理變得更為方便、快捷，當(dāng)中最大的優(yōu)勢在于實現(xiàn)了資源共享，究其原因在于借助各類聊天軟件，便可以實現(xiàn)實時傳輸檔案信息，從而有效提升了檔案管理水平[4]。

2.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題分析

現(xiàn)如今，我國醫(yī)院檔案管理工作中依舊存在眾多問題，總結(jié)起來，主要存在信息化管理程度低、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)低下等問題，現(xiàn)對其加以具體分析，具體內(nèi)容如下：

2.1信息化程度低

現(xiàn)如今，大部分醫(yī)院由于眾多因素的限制，例如資金、技術(shù)等，在檔案信息化管理建設(shè)方面有所不足，具體表現(xiàn)在相關(guān)硬件、軟件設(shè)施不完善，促使醫(yī)院檔案信息化管理水平低下，這樣一來，辦公自動化自然無法達(dá)到預(yù)期效果，一定程度上阻礙了醫(yī)院檔案管理工作水平的提升。

2.2檔案管理混亂

醫(yī)院是一個十分復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)，當(dāng)中具有較多的科室，并且擁有較多的資料，檔案管理并沒有統(tǒng)一規(guī)范，造成實際檔案管理較為混亂，自然增加了檔案管理難度。這樣一來，必然在信息資料查詢時耗費(fèi)大量的時間，影響到了檔案管理工作水平的提升。

2.3檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升

辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理需要大量的專業(yè)技術(shù)人才，然而實際情況是當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，并且存在檔案管理工作十分簡單錯誤想法，從而在日常管理工作中，往往表現(xiàn)出粗枝大葉。更為嚴(yán)重的是醫(yī)院為了減少檔案管理成本支出，向外招聘兼職人員或者是醫(yī)院其他工作人員兼職檔案管理工作，造成在后期的檔案管理工作中經(jīng)常性出現(xiàn)各類問題，不利于檔案管理水平的提升。

3.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理具體措施分析

由上述分析可知，當(dāng)前辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在一系列問題，影響到了醫(yī)院的發(fā)展。為此，醫(yī)院有必要從健全管理制度、構(gòu)建信息化設(shè)備體系以及提高管理人員綜合素質(zhì)等方面入手，有效提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.1健全醫(yī)院檔案管理制度

在上述分析中，可以了解道醫(yī)院檔案管理工作中涉及到了大量重要信息，為了確保醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，就需要健全醫(yī)院檔案管理制度，通過制度規(guī)范檔案管理工作，促使檔案管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展[5]。值得注意的是在辦公自動化環(huán)境下，管理人員還需要注重檔案管理工作的高效性。鑒于此，基于計算機(jī)信息化系統(tǒng)，規(guī)范檔案管理流程，做好檔案整理、分類與歸檔工作。除此之外，一旦在檔案管理工作中出現(xiàn)了資料信息外泄或者是整理混亂等問題，就需要根據(jù)相關(guān)制度追究有關(guān)人員的責(zé)任。只有這樣，才能有效提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.2信息化設(shè)備體系的構(gòu)建

在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院有必要重視起醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，具體為加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。同時為了有效實施辦公自動化，就需要醫(yī)院投入更多資金構(gòu)建各類信息化管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，從而有效提升醫(yī)院檔案管理水平。通常情況下，醫(yī)院日常工作中所產(chǎn)生的辦公文件資料，主要是通過計算機(jī)直接傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)當(dāng)中，為了避免資料遺漏或者是檔案忘記登記情況的發(fā)生，就需要在實際檔案管理工作中通過檔案管理系統(tǒng)對各類檔案資料進(jìn)行自動識別，并且及時將檔案信息與其他部門共享，這樣一來，檔案管理人員只需要通過管理系統(tǒng)開展檔案管理工作，不僅僅有效避免了人工失誤，還有效提升了檔案管理工作效率。鑒于此，醫(yī)院有必要加大檔案信息化建設(shè)資金與技術(shù)投入。除此之外，醫(yī)院檔案管理工作涉及到重要信息。為此，檔案管理人員在日常開展檔案管理工作時，有必要在重視工作效率與質(zhì)量的同時，提高檔案信息資料的安全性，避免信息泄漏。具體措施為定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化，同時由專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行日常管理與維護(hù)，避免非法分子入侵。

3.3檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，對檔案管理水平的提升具有重大影響。為此，醫(yī)院有必要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體措施為提高檔案管理工作人員招聘門檻，諸如非專業(yè)技術(shù)本科生不得入職；對已上崗的管理人員實施崗位培訓(xùn)，促使其全面了解醫(yī)院檔案管不了工作內(nèi)容與工作職責(zé)，同時還需要不定期對管理人員展開專業(yè)技能培訓(xùn)；強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識，以此提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性與實效性。

4.結(jié)語

綜上所述，在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作變得更加方便、快捷。然而當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理工作還存在一系列問題，不利于醫(yī)院的發(fā)展。為此，醫(yī)院有必要結(jié)合醫(yī)院實際情況，采取有效措施改正現(xiàn)存問題，以此提升醫(yī)院檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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