淺談當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點及對策

摘 要：醫(yī)療設(shè)備管檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要一環(huán)，在醫(yī)療技術(shù)加速發(fā)展的今天，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備數(shù)量和類型也不斷增多，新舊設(shè)備的更新周期也在不斷縮短，這間接導致醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作量和管理難度的增加，這種情況對醫(yī)院管理造成不便的同時也可能對患者就醫(yī)條件產(chǎn)生不良影響。基于上述背景，本文主要就醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點和對策進行淺析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；管理對策；

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院部門正常運轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，高效的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作將有效促進醫(yī)院工作的展開，在醫(yī)療設(shè)備廣泛應(yīng)用的今天，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性也日益突出。據(jù)統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果表明，在醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是最容易被輕視也是最薄弱的環(huán)節(jié)。

1醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

1.1決策參考

檔案是事業(yè)單位或企業(yè)運營過程中形成的固定載體的記錄文案，是對正常生產(chǎn)經(jīng)營活動中有價值的信息的整合，是對過去的總結(jié)，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案能夠有效反應(yīng)醫(yī)院的資產(chǎn)狀況，醫(yī)院管理者能夠通過設(shè)備的更新?lián)Q代和價值變化判斷現(xiàn)階段醫(yī)院的運營情況并推斷出醫(yī)院的發(fā)展趨勢，從而能夠做出更符合醫(yī)院發(fā)展的決策信息。

同時醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院展開各項業(yè)務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)同時也是醫(yī)院重要的資產(chǎn)，設(shè)備的類型和數(shù)量直接決定了醫(yī)院能夠接診的患者類型和數(shù)量，對醫(yī)療設(shè)備檔案進行有效管理即是對設(shè)備進行有效管理，醫(yī)院管理者能夠通過查閱檔案的方式直接獲取現(xiàn)階段擁有的醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)相關(guān)信息，從而做出是否需要更換或維護的決策，這對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升和患者醫(yī)療體驗的改善均具有積極作用。

1.2方便管理

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院發(fā)展過程中重要的物質(zhì)基礎(chǔ)也是影響醫(yī)院與運營情況的關(guān)鍵因素。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案能夠準確、完整、客觀、全面地記載醫(yī)院設(shè)備的使用情況，決策者也可以根據(jù)檔案記錄來推斷設(shè)備的折舊情況，從而做出更符合醫(yī)院發(fā)展的經(jīng)濟決策。這是由于醫(yī)療設(shè)備檔案能夠直觀地反映設(shè)備狀況，管理者或決策者無需對設(shè)備進行實地清點僅根據(jù)檔案內(nèi)容即可做出有效判斷，這推動了醫(yī)院有限資源的合理分配和利用，從而方便對醫(yī)療設(shè)備展開管理。

1.3推動醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而一個符合現(xiàn)代化特征、先進的醫(yī)院應(yīng)當是全方位的現(xiàn)代化，如果對醫(yī)療設(shè)備檔案管理都能做到一絲不茍，那么很容易讓患者和其他人員對醫(yī)院的工作、醫(yī)院文化形成良好的印象，這對醫(yī)院在社會中口碑的提升和知名度的提高均有積極作用。

2醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的難點

2.1設(shè)備檔案管理意識不強

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院運營過程中的基本工作之一，但從根本上來說醫(yī)院也是以盈利為目的的企業(yè)或事業(yè)單位，檔案管理并不能讓醫(yī)院從中直接獲益，也因此很多醫(yī)院在檔案管理過程中更重視人事檔案的管理或病例資料檔案管理，也有很多醫(yī)院認為醫(yī)療設(shè)備檔案管理與醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營活動之間聯(lián)系性較差而輕視這一工作。反映在實際的設(shè)備檔案管理中就是醫(yī)療設(shè)備檔案收集整理不完善，很多需詳細記載的設(shè)備信息被一筆帶過，如“一臺呼吸機”這種檔案記載明顯無法滿足管理需要，設(shè)備的使用年限、生產(chǎn)廠家、設(shè)備類型等都會對臨床工作產(chǎn)生影響，而這些信息卻很少反映在醫(yī)療設(shè)備檔案中，設(shè)備檔案資料不全面、不詳細是現(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的突出問題，歸根結(jié)底是由于設(shè)備檔案管理意識不強所致。

2.2檔案收集周期較長

由于醫(yī)療設(shè)備的本身特點，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息的收集周期較長。如人事檔案、病例資料檔案的收集在人員調(diào)動和患者就診、出院時即可完成，整個檔案的制作大約用時幾個月，而一般的醫(yī)療設(shè)備的使用壽命通常以年為單位，從設(shè)備購入到報廢棄置歷時較長，而這些信息應(yīng)當被反映在在醫(yī)療設(shè)備檔案中，然而可能發(fā)生一種情況，醫(yī)院檔案管理人員更換多次后，設(shè)備仍可繼續(xù)使用，如果這一情況未能在工作交接時處理，很有可能導致醫(yī)療設(shè)備檔案收集不完善。

2.3團隊建設(shè)不到位

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不能僅依靠一個人或一個部門的人員執(zhí)行，而是需要多個科室、部門協(xié)同才能完成，然而檔案管理人員不一定熟悉各種醫(yī)療設(shè)備的使用和特性，各科室間聯(lián)系不緊密是一大問題。其次由于醫(yī)院人事管理的局限性，通常醫(yī)療設(shè)備檔案由專門的醫(yī)院檔案管理人員負責，其中可能缺乏熟悉各種醫(yī)療設(shè)備人員，在設(shè)備檔案管理工作中有很多不便之處。

3完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理的路徑

3.1強化管理

需對檔案管理人員進行培訓，一方面是要強化其對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的責任心，強化其檔案管理意識，另一方面是利用培訓檢驗其檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平，從而做出更合理的人員調(diào)動，進而組建更具責任心的醫(yī)院檔案管理團隊。

同時醫(yī)院管理層人員應(yīng)重視設(shè)備檔案管理工作，定期檢查或不定期抽查并建立其相應(yīng)的獎懲機制，利用獎懲機制和抽查、檢查制度調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和責任心，促使其不斷完善設(shè)備檔案管理工作的方方面面。

3.2建設(shè)團隊

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作離不開檔案管理團隊，而先進的醫(yī)療設(shè)備檔案管理團隊不應(yīng)僅僅由檔案管理人員組成，需要更多的熟悉各種設(shè)備特性的專業(yè)人員進行支持，因此醫(yī)療設(shè)備檔案管理不應(yīng)僅由單一部門負責。應(yīng)當建立起以檔案管理人員為核心的，全科室相協(xié)同的設(shè)備檔案管理團隊。可以在制度上規(guī)定各科室定期對本科室設(shè)備進行檢查，確認設(shè)備性能和是否需要更換等信息后報告給專門檔案管理部門，由專門的檔案管理部門記錄、收集、制成檔案并保存。這樣既能夠避免設(shè)備檔案信息收集過程中產(chǎn)生疏漏，同時能夠形成以科室為劃分的設(shè)備檔案管理區(qū)劃，適當減輕檔案管理人員工作量的同時提高了設(shè)備檔案收集、整理、管理的效率，進而促進醫(yī)院整體工作的發(fā)展。

3.3電子化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于文字書寫和紙質(zhì)載體展開的，而書寫過程中難免出現(xiàn)差錯，且由筆墨書寫的紙質(zhì)檔案材料很容易在管理過程中受潮或毀損。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會生產(chǎn)生活的方方面面，醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作中也可引入計算機技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案資料。這么做有以下三點好處：1）電子信息更容易保存，首先電子信息可存儲在各種移動設(shè)備中，不需專門的空間進行保存；其次電子信息不容易毀損，即使保存檔案資料的設(shè)備丟失或毀損，在云技術(shù)普及的今天，可將終端設(shè)備上的檔案信息上傳至云端永久保存，隨時使用隨時提取。2）更節(jié)約成本，建立電子檔案需條件較少，終端設(shè)備和人員配置即可，輸入、提取、保存等操作可由單一人員完成，并且利用計算機錄入信息較傳統(tǒng)手寫信息更快捷，檔案管理工作效率更高。3）檔案檢索更加方便，醫(yī)院設(shè)備檔案信息資料眾多，傳統(tǒng)的檔案管工作中，如果認為某項設(shè)備檔案存在缺陷，需經(jīng)多層、多次檢索才可在眾多檔案文件中找到，而電子檔案的檢索具備一目了然、一步到位的特點，可在眾多檔案中直接找到需修改的內(nèi)容。

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作者簡介

韓莉（1974-）女，先后從事辦公室、物資材料供應(yīng)科的檔案資料管理工作