新時代背景下檔案管理的規(guī)范化研究分析

李麗燕　王亞楠

摘 要：伴隨著中國國民經(jīng)濟的復蘇和改革開放的深入發(fā)展，中國的科學技術發(fā)展可以說是日新月異。檔案管理的方法也得到了一定程度的改進，從前陳舊的檔案化管理手法顯然已經(jīng)不適合科學技術迅速發(fā)展的今天了。所以眾部門和眾單位急需一套規(guī)范完善的檔案管理方法。對一些工作單位來說，一套行之有效的現(xiàn)代化檔案管理方法可以大大提高工作單位的工作效率；而對檔案管理自身來說，也可以促進自身行業(yè)的發(fā)展和完善。可以說好處是非常非常多的。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，也可以為社會主義的現(xiàn)代化建設盡自己的一份綿薄之力。本文對新時代背景下檔案管理的規(guī)范化研究作了簡要分析，也提出了自己的一些看法，僅供參考。

關鍵詞：新時代；檔案管理；規(guī)范化。

檔案工作的起源是比較早的，也是比較繁瑣的一項工作，分為很多具體步驟，主要有檔案的收集，鑒定，保管，統(tǒng)計，檢索，利用等八項工作。檔案基本上記錄了國家，部門和工作單位的歷史變革，通過檔案工作，我們可以對國家和工作單位的歷史有一個大體的認識和了解。通過檔案，也可以充分認識到自身工作的不足之處，為以后的工作提供正確的借鑒，所以說是非常有利于一個行業(yè)或者單位的發(fā)展的。新時代背景下的檔案管理不僅要注重科學合理的原則和方法，同時也要改進檔案管理工作的技術水平，實現(xiàn)檔案管理工作的全面進步。只有這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，使其與新時代下社會經(jīng)濟發(fā)展模式相適應。

1 規(guī)范化檔案管理的作用

如果將一個單位的財富分為物質(zhì)財富和精神財富，那么檔案可以說是一個工作單位或者部門的精神財富，通過檔案不僅僅可以反映部門和工作單位的發(fā)展歷史，同時也可以為行業(yè)的信息收集和處理提供有力的技術支撐和信息支持，所以說規(guī)范化檔案管理是非常有必要而且非常有利的。

2 檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1 管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導致了檔案管理工作的一個弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進國家是比較落后的，大多數(shù)的檔案管理人員都認為自己的工作就是負責一下信息的管理和整理，沒有認識到新時代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態(tài)是非常不利于檔案事業(yè)的發(fā)展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當代社會最需要的創(chuàng)新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，所以說，如果想要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，如何實現(xiàn)管理人員管理觀念的革新是應該引起領導階層重視的。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作不僅是一項繁瑣的的工作，同時也是一項較為嚴謹?shù)墓ぷ鳌４罅康奈墨I資料和信息數(shù)據(jù)需要進行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質(zhì)要求。但是當今大部分檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)領導階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質(zhì)較低的工作人員，另外給予的報酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導致檔案管理行業(yè)流失了大量的專業(yè)人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的，所以說相關管理人員必須充分認識到檔案管理工作中的這一個短板。

2.3 管理技術和設施較為落后

由于得不到領導階層的重視，也導致了管理技術和設施的落后。在信息技術高速發(fā)展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術和技術設施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業(yè)的發(fā)展的。另外雖然有些工作單位配備了先進的技術設施，但是由于管理人員的素質(zhì)較低，無法對技術設施進行行之有效的利用，導致先進的技術設施擱置，這些因素都是嚴重影響檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的。

3 如何實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

3.1 實現(xiàn)對案卷的普查

實現(xiàn)對案卷的普查工作，可以說是檔案管理規(guī)范化的首要工作，也是其基礎。多年來，因為很多單位沒有對案卷實現(xiàn)較為全面的普查，所以導致案卷混亂等情況的出現(xiàn)，所以說要對這一類無用案卷進行系統(tǒng)合理的處理，這樣不僅可以避免案卷重復的出現(xiàn)，同時也能防止計算機在進行檔案管理時出現(xiàn)不必要的問題，這些措施可以大大提高檔案管理工作的工作效率。

3.2 提高案卷的質(zhì)量

檔案管理工作人員可以在實現(xiàn)對案卷普查的基礎上，再對案卷的質(zhì)量進行提高。這項工作也是有利于檔案管理的規(guī)范化的。值得注意的是，在案卷的處理過程中，不僅要注意案卷的處理方法，同時也要注意解決案卷立卷過程中的問題，譬如立卷問題，譬如分類裝訂問題，這些都是應該引起檔案管理人員的重視的。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)

管理人員可以說是檔案管理過程中的主心骨，所以是非常有必要加強這根主心骨的。因為工作的需要，所以檔案管理人員必須要有較高的文化素質(zhì)，一方面是專業(yè)素質(zhì)，另一方面是政治素質(zhì)。而要提高管理人員的這些素質(zhì)并不是一件簡單的事情，首先可以提高檔案管理人員的錄用標準，從源頭提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，其次可以對在職檔案管理人員實施有效的再培訓。培訓目的不僅僅是為了提高檔案管理人員的專業(yè)文化素養(yǎng)，同時也要提高檔案管理人員的政治文化素養(yǎng)，要制定好合理的培訓計劃，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

從上述敘述可以看出，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展對工作單位乃至整個社會都是大有好處的，而且檔案管理工作是一項復雜并且嚴謹?shù)墓ぷ鳎粌H對技術設施，管理人員有著較高的要求，同時也要求領導階層必須給予足夠的重視和扶持力度。只有這些因素兼具的時候，才能為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展營造出一個良好的發(fā)展環(huán)境。可以說，新時代背景下檔案管理的規(guī)范化發(fā)展任重而道遠，要想實現(xiàn)預期目標，還需要很多部門進行通力合作，從管理工作人員來說，必須要切實加強自身的文化素質(zhì)，無論是科學文化素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)；從領導階層來說，必須要加強對檔案管理工作的扶持力度，無論是人力資源還是物質(zhì)資源。各部門要攜起手來，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化建設貢獻自己的一份力量。

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