基于企業云盤應用的辦公模式探索與創新

王飛

[摘 要]隨著煙草行業業務水平的不斷提升，文件傳輸開始呈現出類型多、數量大、共享頻繁等特點。面對海量且多樣的數據，傳統的郵箱、即時通訊、FTP等工具在辦公中具有不同程度的局限性，使企業共享文件方面面臨著挑戰。近幾年，隨著企業云盤技術的日益成熟，企業云盤的應用也逐漸進入各行各業，但煙草行業對企業云盤的使用卻不多，本文基于企業云盤應用對行業辦公模式進行了探索與創新。

[關鍵詞]云盤；辦公模式；創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.025

[中圖分類號]F273；TP317.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-00-02

隨著知識在電子化時代的不斷發展，企業內部文檔每6～8個月以雙倍或更快的速率急劇增長，傳統的郵箱、即時通訊、FTP等工具由于其功能的局限性已經不能滿足現代辦公的需要，同時海量的無序文檔為企業組織及系統硬件帶來了沉重壓力，從而會嚴重影響企業的運營效率。目前，企業在文檔管理方面還面臨如下問題：文檔存儲分散、文檔管控困難、協作效率低下和知識分享不暢。企業云盤能夠很好地解決此類問題，結合行業辦公的特點，本文針對企業云盤進行了探索和研究。

1 辦公模式的現狀

目前，行業內普遍應用辦公自動化系統（OA）進行辦公，其中公文流轉系統，主要進行紅頭文件等政策性、指導性文件的上傳下達以及分發工作。電子郵件系統（E-mail），主要用于文本、圖片、視頻等資料的接收發送以及處理工作。部分需要即時通訊的部門，主要應用免費的飛秋軟件，作為實時的交流工具。FTP系統主要應用于較大文本、圖片、視頻的分享與實時修改。

1.1 電子郵件系統存在的問題

一些電子郵件會有大附件，不但占用空間還占用網絡，帶寬壓力較大，當全員進行接收時，空間會瞬間乘以N，從而會占用大量的空間。電子郵件來回多次，可能導致附件文檔出現多個副本，會出現存在數據不一致的風險。目前，行業內每人分配30 M的存儲空間，每次發送郵件大小不能超過8 M，因此大部分PPT、音頻、視頻和圖片等文件無法使用電子郵件系統進行傳輸。

1.2 即時通信工具不順暢

目前，行業普遍應用飛秋即時通信軟件進行辦公實時溝通，帶來便利的同時也存在一些不足。該軟件為免費軟件，存在版本更新慢、兼容性差等問題，使用起來不夠順暢。同時，該軟件僅限于局域網內使用，從而無法滿足移動辦公的需要。此外，局域網內搜索往往會由于網絡質量等諸多原因，導致通信錄更新不全，需要通訊時有時會找不到對方。

1.3 FTP系統存在的問題

FTP系統可以進行大文件的共享傳輸，但也存在諸多問題。具體包括以下幾個方面：①容易出現文件混亂的問題：②每個人都具有上傳權限，導致文件雜亂且沒有任何組織分類；③找文件非常麻煩；④上傳或下載的過程經常因為網絡或文件限制導致中斷；⑤當需要修改一個文件時，需要下載下來，在本地修改后再上傳，會很浪費時間；⑥文件不安全；⑦每個人都有上傳權限，因此都能夠刪除文件，往往會誤刪重要文檔。

2 企業云盤概述

2.1 企業云盤的涵義

企業云盤是基于云計算理念推出的企業數據網絡存儲和管理解決方案，利用互聯網或局域網后臺數據中心的海量計算和存儲能力為企業提供數據匯總分發、存儲備份和管理等服務。與免費的個人網盤相比，企業網盤具有更好的數據安全性，非單位人員一般無法獲得系統登錄地址，更不可能進入。同時企業網盤與個人網盤相比具有更強的團隊協同功能，在組織架構、共享權限上能適應企業的需求，在多人共享、協作日常辦公文檔時能有效地提高工作效率。

2.2 企業云盤的發展前景

企業云盤在國外已經發展成熟，也證明企業云盤模式的可行性。隨著社會對云計算以及企業云盤的認知度不斷提升，再加上兩會提出了“互聯網+”概念，推動企業要與互聯網進行融合，因此企業云盤的用戶也將隨之增加，具有廣闊的發展前景。

2.3 企業云盤分類

目前，云盤企業提供的產品主要有公有云、私有云、混合云3種模式。公有云通常指第三方提供商為用戶提供的云盤，具有免費或成本低廉的特點。私有云（Private Clouds）是為客戶量身打造的，能夠對數據、安全性和服務質量進行控制。為了獲得最佳的效果，混合云融合了公有云和私有云，能夠達到既省錢又安全的目的。

3 行業企業云盤應用的探索和研究

3.1 企業云盤類型選擇

鑒于行業內部的分辦公數據具有不宜公開的特點，企業云盤可以選擇混合云的方式進行存儲和管理，將對公開安全程度要求不高、交互性不頻繁、存儲空間大的數據放置于公有云中，需要查閱時只需在互聯網查看或下載即可。針對其他交互性頻繁、存儲空間相對較小的數據，企業可以將其放置于私有云端進行存儲和管理。這種個性化的解決方案，能夠達到既省錢又安全的目的。公有云產品有很多，如百度云、阿里云等，均為成熟產品，本文不再闡述。本文主要針對企業內部私有云展開研究。

3.2 功能簡介

3.2.1 文檔訪問設置不同權限

企業云盤可針對不同用戶為文件和文件夾配置不同權限，共享者可以基于不同權限訪問和使用文檔，而共享方式也有多種，如權限共享、內網鏈共享等。權限共享：企業云盤使用者可以把權限共享給使用人，讓其擁有共享者的部分或者全部權限瀏覽和使用文檔，屬于共享者的文檔，在不分享顯示、預覽、下載、復制、新建、修改和刪除等權限時，其他人無法進行相應操作。內網鏈共享：共享者只是把鏈接提供給使用人，并不會像電子郵件系統一樣產生額外的復制文檔，這種文檔分享方式可大大節省空間，從而節省成本。

3.2.2 快速檢索功能

海量復雜的文檔存儲，需要一個強大的文檔檢索功能。FTP也可以通過Ctrl+F進行檢索，但僅僅能檢索到文檔名稱，卻不能檢索文檔內容。企業云盤內部嵌入了一個小搜索引擎，通過輸入關鍵字就可以檢索到相關的文檔列表。另外，企業云盤可以根據辦公文檔的自動標簽、手工標簽或者第三方應用系統的業務標簽等功能，對文檔進行快速分類，從而能夠達到快速檢索的目的。此外，企業云盤能夠通過辦公文檔的自動摘要功能，自動提取文件主要和核心內容，概要性表達文檔，方便用戶預覽。

3.2.3 移動辦公

用戶可通過多種途徑訪問企業云盤，除了支持Web網頁和PC客戶端訪問外，還可以通過移動端訪問企業云盤。企業云盤支持Windows、Mac、Linux、iOS、Blackberry和Android等操作系統，在多種操作系統的支持下幾乎可以在任意的移動終端中進行操作。企業云盤也為PC端和移動端賦予了不同的權限，PC端囊括了云盤的所有功能，而移動端的功能則相對簡化，這樣也比較有利于在移動端對云盤進行操作。

3.2.4 回收站

企業云盤也提供了回收站功能。刪除的文件可以從回收站中批量還原或者清空回收站中的文件達到永久刪除的目的。回收站也提供搜索功能，可以按照文檔名、原位置、刪除者進行關鍵字搜索，為用戶提供了快速查找并還原文件的功能。回收站很好地避免了由于誤刪除而導致的文檔丟失，是文檔保護的一項重要功能。

3.2.5 常用聯系人管理

企業云盤可對常用聯系人進行分組管理，對共享文檔進行權限配置時，可以快速便捷地添加常用聯系人。同時，用戶可以通過郵箱或用戶名，添加組織外部的人員，實現跨組織的分享和協作。另外，企業云盤可以采用辦公自動化（OA）中的用戶域，使得企業云盤登錄名與登錄密碼與辦公自動化一致，這樣使得企業云盤與辦公自動化融為一體，從而可以更好地進行聯系人管理。

3.2.6 在線或離線編輯

企業云盤還提供了在線或離線編輯功能。第一，企業云盤可以進行在線編輯，能夠直接在線打開網盤中的文檔，且經過編輯保存后可以直接上傳到網盤中。第二，即使在沒有網絡的情況下，企業云盤也可以對文檔進行編輯，等連接網絡后再提交到網盤即可。

3.2.7 歸檔

企業云盤還具有歸檔功能。對于定稿的文檔或長期不用的文檔，用戶可將其放入歸檔庫進行歸檔處理，任何人（包括所有者）都無法對存放到歸檔庫的文件進行修改。文件存放到歸檔庫時需要記錄創建者、創建時間（上傳者、上傳時間）以及該文件的MD5值，MD5值用于在讀取時驗證文件是否與存入時一致。企業云盤能夠對歸檔庫中的文件提供文件識別功能，調取出文件的初始MD5值和創建時間、創建者信息，供用戶查看。在歸檔庫中的所有文檔操作都記錄日志，不能進行修改和刪除；在控制臺新增對歸檔庫的管理功能，支持查看、新建、編輯、配額設置，不支持刪除。企業云盤的以上功能充分保障了歸檔文檔的安全性。

4 結 語

由于企業云盤具有諸多優勢，很多企業已經將其應用在日常的辦公中。鑒于企業云盤應用的諸多益處，行業辦公模式可以采用企業云盤混合云的模式進行創新，并結合企業云盤具有安全、易編輯的特點，可大大提高行業辦公的效率，更好地為行業的健康持續發展提供動力。

主要參考文獻

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