提高QHSE體系運行實效性的幾個關鍵點

樊燕

[摘 要]當前，越來越多的組織建立了質量、職業健康安全、環境管理體系，并整合為QHSE管理體系。但由于各種因素的影響，部分組織體系運行存在“兩張皮”的現象，不能很好地發揮作用，亟待改進。本文就這些組織體系運行可能存在的問題，提出了切實有效的解決措施，以供存在同類問題的組織進行探討。

[關鍵詞]QHSE管理體系；實效性；關鍵點

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.031

[中圖分類號]F426.22 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-00-02

1 提高實效性的必要性

目前，在世界范圍內被廣泛使用的ISO 9000（質量管理）、ISO 14000（環境管理）、OSHMS 18000（職業健康安全管理）3套管理標準，以其科學的管理模式、強大的通用性和兼容性得到眾多組織的認同和使用。它不僅是組織市場競爭的通行證，也是組織規范內部管理，提升管理績效，實現可持續發展的有效方法。且多數取得這3個體系證書的組織，均會將其整合為QHSE（質量、健康、安全、環境）一體化管理體系，以期讓這套體系更有效地為組織提升管理績效。

然而，部分組織因其體制、行業性質、傳統管理思維模式等因素影響，體系運行過程中始終存在著一些為取證而認證、疲于應付內外部審核、與組織原有基礎管理脫節等“兩張皮”的現象，無法真正發揮這套與世界接軌的、先進的管理模式的真正作用。因此，對于已經取得證書的組織來說，如何讓“好標準”更好地發揮其“好作用”是組織必須且亟待解決的問題。

2 QHSE體系有效運行的幾個關鍵點

2.1 關鍵點一：體系目標與組織原有經營目標緊密結合

2.1.1 存在的問題

目標管理理論是管理大師彼得·德魯克率先提出來的。組織目標是指一個組織未來一段時間內要實現的目的，它是管理者和組織中一切成員的行動指南，是組織決策、效率評價和考核的依據。因此，所有組織在建立QHSE體系之前都應該有一套已經運行成熟的目標管理體系，組織會對目標指標進行必要分解，進行定期的監督檢查和考核。然而，部分組織所制定的體系目標與組織之前有的目標管理體系根本沒有任何銜接和融合，造成QHSE體系目標在分解、監督檢查、考核時都“流于形式”。這些組織為通過審核在手冊中制定標準所要求的體系目標，為符合標準要求、順利通過內外審核而在審核之前去“補”目標監督檢查和考核記錄，使體系目標管理和組織實際運行的目標管理體系完全是“兩張皮”。

2.1.2 改進建議

組織在每年初確定全年的工作目標時，應有效地將QHSE體系目標中的指標全部融入其中，按照組織原有的目標管理程序，對包含QHSE體系目標的全年工作目標進行分解，與各個職能部門及基層單位簽訂目標責任書，并定期監督檢查和考核，從而使QHSE體系目標真正落到實處。

2.2 關鍵點二：體系運行與組織原有專業基礎管理緊密結合

2.2.1 存在的問題

組織在建立體系之前，都會有一些用來保證組織正常運作的、原有的專業基礎管理工作，比如：企業中的生產經營管理、安全管理、環境管理、質量管理、設施設備管理、計量管理與人力資源管理等，由各職能部門來完成。因組織管理基礎的差異，這些原有的專業基礎管理水平或高于QHSE體系標準的要求，或不足體系標準的要求，或多或少總會有一些差異。然而，部分組織在建立QHSE管理體系時，沒有進行充分的現狀調研，沒有了解和掌握現有的各項專業基礎管理水平，為建體系而建體系，造成體系文件編制脫離實際，完全不具有可操作性；造成建立體系后的企業，在日常管理過程中任延續原有的專業基礎管理模式，將體系標準條款要求、體系文件要求完全“束之高閣”。這些組織，為了能順利通過外部審核，總會另外花費大量人力、物力、財力來“造假”“補記錄”，造成“補”記錄的這些員工抱怨和不滿，對體系失去理解和信心，且不斷“惡性循環”。

2.2.2 整改建議

建立了QHSE體系的組織，要想使體系管理與專業基礎管理更快地緊密結合，筆者建議實施以下步驟。

（1）充分進行組織的現狀調查，了解各職能部門的專業管理現狀。

（2）組織文件修訂人員認真學習并理解質量、職業健康安全、環境三個管理體系的標準條款要求。

（3）緊密結合標準條款要求及組織目前專業管理現狀，對現有體系文件進行修改，確保體系文件可以在組織內有效實施。

（4）對修訂后的體系文件大力宣貫培訓，要求各專業管理部門嚴格按照體系文件要求進行專業管理。對現狀高于體系文件要求的專業管理，在符合文件要求的同時保持原有管理模式；對不足體系文件要求的專業管理，要求嚴格按照文件要求開展專業管理，必須達到標準條款基本要求。

（5）除內審和外審外，定期對文件執行情況進行監督檢查和考核，并予以獎懲。

2.3 關鍵點三：多體系組織整合必須到位

2.3.1 存在的問題

組織高層管理者在追求組織更高績效、經濟效益或拓展市場的同時，會不斷在組織內部推行各種先進的管理模式，以期提高組織的市場競爭力。因此，一個組織會同時建立和運行多種管理體系或管理模式，例如：組織在運行QHSE管理體系的同時，會建立安全生產標準化、6S管理、TnPM管理、測量管理體系與節能管理體系等。這些管理體系都會有一套自己的管理模式、管理文件和記錄。作為組織，雖說建立多個管理體系歸根結底都是為了提升現有的管理水平，但如果整合不到位，勢必會造成多種體系之間接口不清，職責重疊，作業現場或基層單位文件、記錄多且雜亂的現象，例如：有些企業同一崗位會出現“某某崗位HSE操作規程”“某某崗位安全操作規程”“某某崗位作業指導書”等不同版本的操作規程，致使作業人員不能識別其需執行現行有效文件。同樣，對于記錄，也會出現應付不同的檢查，同一工作需要填寫不同名稱及形式的記錄，致使員工徒勞的加大了記錄工作量，出現抱怨、不滿的情緒。

2.3.2 整改建議

為有效整合組織目前建立的所有管理體系和管理模式，建議組織分以下步驟開展工作。

（1）抽調現有管理體系主管部門的業務骨干，成立整合小組。

（2）整合小組人員做充分的現狀調查，了解和掌握本組織目前的各種管理體系，明確各體系之間在職責、程序、文件、記錄上的異同。

（3）對于有交叉職責和程序的體系進行梳理，理清職責和程序，避免職責雜亂，程序交叉不清。

（4）整合各管理體系適用的文件和記錄，對同類型文件和記錄進行合并，最終保證一項工作由一個文件來規定，一項工作留有一份必要的記錄。

（5）對整合后的職責、程序、文件、記錄進行宣傳和貫徹，使各類人員明確本崗位職責、工作程序、應執行的文件、應填寫的記錄。同時，讓他們明確無論是哪類檢查，只需要做好該做的本職工作就行。

2.4 關鍵點四：領導作用、全員參與必須落到實處

2.4.1 存在的問題

在QHSE體系建立初期，組織進行標準宣傳貫徹時，均會反復強調質量管理七項原則的重要性，均會講到其中“領導作用”和“全員參與”是保證體系有效運行的關鍵。然而，組織一旦取證，就會將體系運行的重擔給了專職管理人員，根本沒有讓組織的各級領導發揮該有的“領導作用”，根本沒有做到“全員參與”。

2.4.2 整改建議

要想將“領導作用”和“全員參與”落到實處，組織就必須加大對管理體系的宣傳貫徹力度，通過大量的培訓提高全員的思想意識和素質。

（1）對高層領導進行培訓。通過培訓，讓組織管理層意識到一個組織管理體系的有效運行并不是僅靠幾個管理人員就可以做到的。只有各級領導建立統一的宗旨和方向，才能調動員工的積極性、創造全員參與的機會，才能實現獎優罰劣，將體系有效運行落到實處。

（2）對每個員工進行培訓。通過對各個崗位人員進行系統、全面的培訓，提高全體員工的質量、環境和職業健康安全意識，使各個崗位人員的日常工作和管理體系緊密結合在一起，實現全員參與，將體系運行落到實際工作中去。

2.5 關鍵點五：用PDCA思維模式開展任何工作

2.5.1 存在的問題

PDCA循環是美國質量管理專家戴明博士提出的，又稱“戴明環”，它要求組織遵循“計劃、實施、檢查、總結”這一循環去開展工作，去解決問題。這是質量管理的基本方法，也是組織開展各項管理工作的一般規律。但在實際工作中，組織開展許多工作常常是有計劃無結果，計劃與結果相去甚遠，甚至是不了了之，例如：某些組織監督檢查缺少必要的檢查標準，也沒有規范的檢查記錄。還有就是，對于查出的問題卻沒有再去驗證它的整改情況，工作虎頭蛇尾，不能實現PDCA循環的閉環管理。

2.5.2 整改的建議

PDCA循環是一種科學的管理思維模式，那么如何有效實施PDCA循環，筆者有如下建議。

（1）計劃到位：好的結果均來自于充分的事前準備。因此，周密詳盡的計劃對于做任何事情都相當關鍵，計劃做好了就是成功的一半，并且計劃必須具體、明確，切忌空洞、模糊。

（2）有效實施：計劃的完成需要行動的支撐，責任到人才會有真正的行動，多數組織存在指令不清，責任不明的狀況，所以有效實施的前提必須是職責明確。由責任人員按計劃實施，在實施過程中遇到問題應及時溝通、有效解決并認真記錄。

（3）檢查到位：有效實施的效果需要必要的監督檢查來驗證，檢查就包括自查、上級檢查、第三方檢查。無論哪種檢查都必須有檢查標準，才能評價是否達到要求。另外，需要有必要的、規范的檢查記錄，來記錄檢查的過程、檢查中發現的優缺點，為改進、獎懲、備查留有證據。對于查出需要整改的問題，必須進行驗證，驗證是否符合要求、是否有效關閉，并留有驗證記錄。

（4）總結到位：一項工作結束后，必要到位的總結必不可少，總結好的經驗，分析原因，改進不足，并獎優罰劣，激勵員工持續改進，追求績效最大化。

3 結 語

“千里之行，始于足下”。對于那些已獲得QHSE體系認證證書，但運行效果不佳、存在“兩張皮”現象、亟待提高運行實效性的組織，只有深入、細致地分析本組織體系運行中存在的問題，根據問題的癥結制定對策，才能讓這套與世界接軌、先進科學的管理體系，切實有效地為組織服務，提升組織的管理績效。

主要參考文獻

[1]王登文，楊洪旭，潘玉村.談企業建立健全安全生產管理自我約束和激勵的六大要素[J].中國安全科學學報，1999（9）.