企業檔案管理存在的問題及其改善策略

賴淑華

[摘 要]基于檔案管理工作來講，檔案的保存管理相對較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業檔案管理中，除了要實現檔案的信息化管理外，企業還應當重視培養專業的檔案信息管理人才，以及加強檔案管理工作中的細節管理。本文基于信息化社會的發展背景，首先分析企業檔案管理中存在的問題，進而提出了針對性的應對策略。

[關鍵詞]企業；檔案管理；檔案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.076

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

在社會經濟快速發展環境下，企業各項業務的種類及數量也在不斷增多，規模也在不斷擴大。我國在社會發展的進程中，經濟體制已經由原本的計劃經濟轉變為市場經濟體制。企業在市場經濟體制下也加快了變革步伐，使運營和生產也開始進入新的發展階段。檔案管理工作是企業管理的重要內容，在信息技術的帶動下也進行了一定程度的創新改革，但在發展的過程中仍然存在諸多問題。由此本文針對企業檔案管理中存在的問題，進一步探索了檔案管理工作的改進策略，以期能夠為企業發展提供參考依據。

1 企業檔案管理存在的問題

1.1 企業檔案信息化管理基礎建設問題

近年來，我國企業在開展檔案管理工作的過程中，傳統檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業對檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現了諸多問題，引發了實際工作中的諸多矛盾。企業檔案信息化管理基礎建設問題主要表現在以下幾個方面。第一，在企業開展檔案信息化管理的過程中，對于基礎性檔案信息的管理方面，數字化管理水平亟待加強，且在信息系統中存在大量的存量類數據，并沒有實施統一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開展中，管理層對于企業檔案管理標準也存在諸多的不統一，經常出現朝令夕改的情況，最終導致信息化管理工作的重復性建設，在管理過程中也沒有制定統一的標準，導致無法有效利用相關信息，從而會影響檔案信息管理質量。第三，檔案信息管理系統存在重復性建設問題，在管理工作開展中經常更換，在管理工作人員還沒有適應一個數字化管理系統時，又采用了另一個信息化管理系統，導致基礎管理資源的嚴重浪費。

1.2 檔案信息無法有效利用，過于被動

在企業檔案信息化管理的過程中，檔案信息資源需求較大，在應用中仍然過于被動，無法有效融合利用，也無法滿足企業發展中對于信息的需求。在檔案信息的應用中，只是被動地完成信息利用，以及被動地接受信息化變革，并沒有根據企業的實際開展相應工作。部分開展檔案管理工作的工作人員，雖然對當前的檔案管理工作有一定的認知，但是在實際工作往往力不從心，過于被動。檔案管理工作的開展相對較為封閉，且管理工作人員的服務管理認知也較為薄弱，無法有效利用整體的檔案信息，同時在檔案信息管理中查詢信息及相關信息的利用方式過于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專業化的管理技術，無法有效利用檔案管理系統完成信息實時錄入以及共享相關信息資源，導致企業檔案工作者每天都在利用計算機信息系統，被動地接收相關信息，但是仍無法有效滿足企業的信息需求，也無法改變企業檔案管理的困窘局面。

2 解決企業檔案管理問題的策略

2.1 實施檔案管理變革

企業檔案管理工作是一項系統化的工程，需要不斷提升自身的工作能力，同時還要加強檔案管理工作與其他工作之間的相互協調，綜合考慮工作服務對象的基本特點，依照企業實際工作的開展情況，不斷實施業務升級，并積極進行相關業務流程重組。同時，企業要重新梳理檔案管理相關流程，及時變革相關工作模式，明確檔案管理工作的局限性，掃除企業實施檔案信息化管理過程中的制度性障礙。企業檔案管理變革應該從以下幾方面著手。

第一，構建同步的檔案信息化管理系統，順應企業的信息化發展目標，將檔案信息化系統與其他信息業務系統進行對接，實現信息管理一致。第二，實現數字化檔案管理，將存入檔案管理信息系統中的相關信息進行數字化處理，將其生成新的圖案、文本等多種格式的文件，從而長期存儲在檔案工作服務管理磁盤上。第三，對檔案進行標準化、規范性、科學化管理，形成較為統一化的信息管理標準，確保信息管理制度的規范性。第四，借助網絡信息化系統平臺，為企業開展工作和數據挖掘，構建相應的資源信息數據資源庫，并借助現代化的信息技術，提升整體的信息有效率。第五，借助信息化管理系統開展檔案管理工作，減少不必要的人員、精力、時間以及資金投入，通過培訓提高檔案工作管理者的整體能力。第六，在開展企業檔案管理工作的過程中，實現檔案信息化、智能化管理、遠程化服務以及普遍化利用，從而有效突破檔案信息管理工作中的諸多問題，借助多方面信息服務途徑，提高整體信息的利用成效。第七，加強電子檔案的安全性。在信息環境中創建信息檔案管理系統，首先就要加強安全性，這是最基礎也是最重要的。其一，加強計算機檔案管理系統的安全性，保障檔案數據庫是安全的；其二，對檔案數據庫中的信息內容進行加密，并且對其進行監管，保障信息數據的真實性和安全性；其三，對檔案數據庫中的信息進行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對檔案的調取全過程進行實時監控，并且對其進行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，增強檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數據庫中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數據庫的安全體系。

2.2 重新定位檔案管理工作

在企業開展檔案管理工作中，在長期發展進程中都是采用封閉性檔案庫房，從而導致檔案管理工作較為被動，無法有效地與信息利用者進行溝通。信息化管理使當前的企業檔案管理工作發生了明顯變化，在開展檔案管理工作的過程中，管理工作人員應當重新定位檔案管理工作，不斷學習相關網絡信息技術，積極轉變自身的思維方式，實時、多角度、全方位、系統化地開展檔案管理工作。

2.3 統一檔案管理工作標準

創建檔案管理系統，將傳統的紙質管理變為網絡管理，使檔案管理變為一個信息傳輸中心，對每一份檔案的管理不再是傳統的以案卷為單位進行管理，而是以每份為單位進行管理。所以企業有必要利用信息技術創建科學、合理的電子檔案管理制度，并且統一檔案管理工作標準，使檔案保管的價值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統一檔案管理系統、數據格式結構、檔案著錄格式。創建檔案管理信息系統，使所有檔案的運作都根據此系統進行運作，每一份檔案都要經過檔案管理信息系統進行控制、查閱、傳遞和歸檔，對檔案進行全程跟蹤。第二，運用信息技術創建統一的計算機管理系統。檔案管理工作人員可以利用信息技術將檔案信息輸入系統中，每產生一份文件，都要經過一系列的過程對其進行著錄，使每個環節都可以根據流程正常開展，從而創建一個統一的計算機管理系統。

2.4 重視檔案管理工作人才培養

在開展檔案管理工作的過程中，企業應當重視培養檔案管理人才，重視工作人員的技能培養。首先，企業要對檔案管理人員進行專業培訓，也可以聘請專業人士開展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，企業要將優秀的工作人員送出去進行培訓，使他們學到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，企業在招聘時要注重招聘那些擁有計算機知識和檔案管理知識的復合型人才，從而有利于開展檔案信息化管理工作。

2.5 構建人才激勵機制

企業還應該針對檔案人員構建相應的人才激勵機制，完善工作管理人員的獎勵機制，適當引進針對性的競爭機制，不斷激發工作人員在開展工作過程中的創造力。同時，企業在構建人才激勵機制的過程中，要不斷將相關管理指標納入企業檔案管理人才測評的考核指標中。

3 結 語

隨著市場競爭的日益激烈，越來越多的企業開始認識到檔案管理工作的重要性，在發展中開始重視檔案管理工作，并將檔案管理信息化提上日程。由此本文針對企業檔案管理工作中存在的問題展開分析，并提出了針對性的應對策略，希望能夠為企業開展檔案管理工作提供借鑒。

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