關于加強醫院人事檔案管理工作的思考

黃東英

摘 要：人事檔案的管理也是醫院管理中十分重要的一個部分，是職工個人經歷、政治思想、業務能力、工作實際等內容的真實記載和反映。管理好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。本文分析了醫院人事檔案管理目前存在的問題，并提出加強醫院人事檔案管理的相關建議，以期提高醫院人事檔案管理水平。

關鍵詞：醫院；人事檔案；創新；管理策略

新時代，醫院的發展是以人作為核心，注重醫院人事檔案管理工作，是完善和醫療衛生體制改革的重要環節。人事檔案是醫院寶貴的財富，重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分利用人事檔案的資源優勢，合理分配醫院人力資源，能有效促進醫院可持續發展。因此如何加強和完善醫院人事檔案管理工作是各醫院管理者所需要深刻探討的一個重要課題。

1 醫院人事檔案管理目前存在的問題

醫院人事檔案存放沒有統一要求醫院人事檔案能為醫院的日常人事管理提供重要依據，對整個醫療事業來說至關重要。因此醫院人事檔案必須真實、客觀、安全。所以，對于醫院的人事檔案應當建立嚴格統一的存放制度由專人管理，來確保醫院人事檔案的安全性和真實性。但就目前的現狀來說，醫院的人事檔案管理人員工作負擔較重，而相關人才也是供不應求，導致相關的工作人員不能及時的添補、分類、匯總、存放。而且，醫院人事檔案隨著時間流逝和人才隊伍的不斷增加，會造成醫院人事檔案的管理人員工作負擔越來越大。對未來檔案的儲存空間來說也是一大挑戰。

醫院的人事檔案管理模式過于落后社會不斷發展的過程中，人事管理制度也在不斷的完善改進，隨著醫院人才流動性逐漸增大，相關的文件手續也隨之不斷的簡化[1]。例如：在招聘新員工時無需簽訂聘用合同入檔即可入職，對人事檔案的管理方面略有松懈，要求在不斷降低。隨著醫院人才的流動性逐漸增加，人事檔案需要隨之轉移，很多人因為轉檔手續的復雜放棄了轉移檔案，導致了人檔分離現象十分嚴重，從而進一步導致了人事信息、資料不能時時更新補充，降低了檔案的使用效率，缺乏了參考價值。目前，檔案管理信息化水平不高，缺乏統一的專門的管理系統。

管理人員缺乏檔案管理理念目前，醫院檔案管理人才供不應求，導致檔案管理人才極其缺乏。而且缺乏專業的有豐富經驗的管理人才，導致很多人事檔案管理人員面對數量巨大的檔案無從下手。導致人事檔案管理人才工作負擔較大，不能及時收集檔案材料及時歸檔。部分人事檔案管理人員的職業素養和責任感不強，不能完全按照統一規范來歸檔，缺乏人事檔案的管理理念。因醫院人事檔案目前來說信息化程度不高，只能進行傳統的手工方法編輯、檢索，工作量大，操作難度也大。

2 加強醫院人事檔案管理的相關建議

2.1 進一步完善人事檔案管理工作基礎設施建設

醫院有關領導應該進一步加強人事檔案管理理念和意識，增加人事檔案管理人員編制，為人事檔案管理工作輸送人才，增設符合檔案保存環境的庫房，為人事檔案管理工作提供足夠空間，從而提高檔案的利用率和利用價值。合理建設醫院人事檔案管理人才的隊伍建設，完善相關考核制度與激勵制度，保障人事檔案管理人才的穩定性。人事檔案管理的工作人員應定時補充、更新檔案內容，保證人事檔案的完整性。

2.2 促進人事檔案管理工作信息化，提高人事檔案的可利用性

就目前來說，人事檔案管理工作的全面信息化是當前的一項重大目標，隨著信息化水平的不斷提升，人事檔案信息管理系統能更加有效率的反映出人員資料、個人特色以及過往的履歷，所以，構建計算機網絡信息系統實現信息化管理人事檔案是勢在必行。建立人事檔案信息管理系統可以建立全體員工的檔案目錄以及快速檢索功能，能夠及時更新、補充、整理檔案內容[2]，如：近期的獲獎證書、專業技術職稱、績效明細的人事資料，可以實現人力資源的動態管理，能夠通過檢索以及目錄快速的查詢員工的所有信息，對員工的履歷全面掌控。這既能減輕傳統的醫院人事管理檔案工作人員的工作負擔提高工作效率，而且可以提升檔案的利用率、有效性、及時性。我們可以通過人事檔案管理系統實現遠程的查閱功能，實現儲存巨大的人事信息，并且能通過系統自動分析、匯總、歸納，為院方領導及時提供相關的資料信息，為醫院的人才培養、考評職稱、評優晉升提供可靠的依據，實現高度利用人事檔案，從而進一步帶動人才的培養，保障人才的穩定性，為醫療事業今后的發展打下堅實基礎。

2.3 收集、更新有價值的人事檔案資料

醫院人事檔案是員工評優晉升、職稱考評、加薪提干的重要依據，因此，保障人事檔案有參考價值是十分必要的。對此，檔案管理人員應盡量收集重要的、有價值的資料，并做到及時更新，為人事考核提供可靠依據[2]。就目前來說，檔案的內容大多是片面性的內容，無法體現個人的綜合素質以及綜合能力，因此，可以將一些能全面反映個人綜合能力和綜合素質的資料加入到人事檔案中來，例如：患者評價、平均工作量、科研成果等。這樣可以綜合的體現個人的情況，可以更加全面、公正的為醫院的人力資源管理工作提供可靠的參考內容。

2.4 加強檔案管理人員的專業能力和綜合素質

檔案管理人員的專業能力和綜合素質的高低，是做好檔案管理工作和保證檔案質量的決定性因素。要完善對人事檔案管理人才的培養計劃，系統的進行專業的培訓，構建人才梯隊，保障核心人才的穩定性，同時加強人事檔案管理人員的責任感和使命感，弘揚奉獻精神。工作過程中，首先，要有足夠的經驗和專業能力去甄別材料的真偽，通過匯總、分析、歸納提煉出有利用價值的信息，嚴格避免檔案內容的偽造、作假行為，為人事檔案的真實性進行嚴格把關。其次，要加強檔案管理人員的綜合素質，它將直接影響著人事檔案管理工作的效率。這就要求了人事檔案管理人員要具有深厚的理論基礎以及相關的專業醫學知識，同時，還應該具備公文寫作、辦公軟件的使用的相關綜合素質。應當具備深厚的專業基礎知識，嚴格按照歸檔范圍、檔案的真實情況、內容完整度、精確度、編排、整理等六項指標對人事檔案進行把控，可以為檔案利用者提供更加優質的服務品質，為人力資源管理工作提供可靠的參考內容。

3 結語

人事檔案為人力資源的管理工作提供服務，使醫院的人事檔案管理工作得以高效、安全的進行。因此，醫院人事檔案管理工作應進一步完善基礎設施建設，促進人事檔案管理工作信息化，收集、更新有價值的人事檔案資料，提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質，促進醫院可持續發展。

參考文獻

[1]張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學，2012，18（16）：28-29.

[2]童旭霞.關于加強民營醫院人事檔案管理工作的思考——以溫嶺市民營醫院為例[J].黑龍江檔案， 2014（6）.

[3]王瑋.淺談如何加強醫院人事檔案管理工作[J].才智，2014（25）.